Acerca del administrador de procesos

Use el formulario Administrador de procesos para configurar los procesos configurables que puede usar para gestionar tareas. Por ejemplo, puede configurar un proceso para "dar de alta" (contratar) a un nuevo empleado. El proceso incluye tareas que podrían realizar distintas personas, como enviar una carta de bienvenida, configurar accesos y permisos, introducir información de nómina, adjuntar una copia de la licencia del empleado en el registro de empleados en línea, formar al empleado para usar la aplicación ERP, etc. Puede asignar las tareas a empleados y especificar la fecha en la que debe completarse cada tarea.

Los usuarios a los que se asignan las tareas reciben un correo electrónico automatizado que les notifica que tienen una tarea asignada con una fecha de vencimiento. Deben dirigirse a la ficha Mis tareas del formulario Administrador de procesos, revisar la tarea y completarla. Pueden adjuntar documentos o añadir notas según sea necesario. Cuando hayan completado la tarea, deberán hacer clic en Marcar como completo. El estado de la tarea se muestra a continuación como completa en el proceso. La persona que origina el proceso puede hacer clic en un vínculo para enviar recordatorios a las personas asignadas si no responden antes de la fecha de vencimiento.

Plantillas

Puede usar la ficha Plantillas del formulario Administrador de procesos para configurar plantillas reutilizables para procesos repetitivos. Por ejemplo, podría crear una plantilla que contenga las tareas estándar que tengan que realizarse cuando contrata un representante de ventas. A continuación, siempre que se contrate a un nuevo representante de ventas, crea un proceso para ese empleado concreto mediante la plantilla para rellenar algunos de campos y asignar las tareas estándar.

Las tareas que añada a una plantilla pueden especificar el rol (grupo de empleados) a la que se asigna cada tarea. Cuando crea un proceso desde la plantilla, solo los empleados de ese grupo aparecen en la lista desplegable del campo Asignar a en la tarea. También puede especificar un valor "días de compensación" para cada tarea en la plantilla. Los días de compensación para cada tarea se usan para calcular las fechas de vencimiento del proceso resultante, basadas en la fecha de vencimiento del proceso. Por ejemplo, si establece el valor Compensación de vencimiento en 5 días para una tarea, y la fecha de vencimiento del proceso completo es el 15 de mayo, la fecha de vencimiento de la tarea será el 10 de mayo.

Tipos de proceso

Cuando configura un proceso o una plantilla, debe especificar el tipo de proceso por ejemplo, Contratación, Promoción, Transferencia, Baja médica o Rescisión. Utilice el formulario Administrador de procesos - Tipos de proceso para configurar los tipos.

Tars

Se pueden crear los siguientes tipos de tareas:


Tipo objeto	Descripción	Ejemplo
Pendiente	Realiza una tarea genérica.	Trata los incentivos de final de año con el empleado.
Completar formul.	Haga clic en un vínculo para abrir un formulario específico y completar la información en él.	Añada al empleado al grupo Ventas del formulario Usuarios.
Adjuntar documento	Haga clic en el botón para abrir el formulario Documentos adjuntos, donde puede buscar y adjuntar un documento. El documento se almacena con el registro del Administrador de procesos.	Cargue el certificado de Formación de ventas del empleado.
Actualizar documento	Haga clic en un botón para descargar un documento, rellénelo y, a continuación, haga clic para adjuntar el documento al registro del Administrador de procesos.	Descárguese un formulario electrónico W-4, rellénelo con la información del empleado, guárdelo y cárguelo.
Iniciar flujo trabajo.	Haga clic en un botón para iniciar un evento automatizado. Los parámetros del flujo de trabajo del evento deben haberse configurado previamente.	Enviar un correo electrónico automatizado Nuevo anuncio de contratación a una lista de usuarios predefinida. El contenido del mensaje también está predefinido.

Si crea una tarea en el Administrador de procesos, puede guardar la tarea para volver a usarla en procesos futuros. Como opción alternativa, puede usar el formulario Administrador de procesos – Tareas para configurar tareas reutilizables cuando se vaya a realizar la misma tarea en varios procesos.

Para eliminar un rango de procesos o plantillas, use la Utilidad de depuración del Administrador de procesos.