Información general de Consolidación

Entidades

En un entorno multisitio, puede especificar una jerarquía de entidades financieras en las que los sitios operativos informan. Una entidad financiera es un nivel de operación de negocios en el que existe:

• Una serie completa de estados financieros,
• Su propio código de divisa local, el cual se debe compartir por los sitios que informan a este, y sus propios tipos de cambio, los cuales puede que se compartan o no por los sitios/entidades que informan.
• Su propia plantilla de cuenta, catálogo de cuentas y períodos contables, los cuales se deben compartir por los sitios que informan. (Las entidades informativas no tienen que compartir estas características).

Cada entidad permite la actividad no empresarial al margen del período, catálogo y mantenimiento de moneda y el informe de su libro mayor y presupuestos consolidados. Todos los usuarios de entidades deben pertenecer al grupo de autorización predeterminado Formularios de entidad, que solo les permite utilizar formularios de nivel de entidad. También deben tener licencia del módulo "Entity".

Si el detalle del libro mayor se ha replicado a la entidad desde los sitios, puede ver el detalle al nivel de la transacción que la originó. (Esto asume que cualquier otra categoría necesaria para el detalle del nivel de transacción también se van a replicar. Teniendo este nivel de LM y otro detalle de transacción replicado a la entidad, generalmente no tiene sentido desde el punto de vista del rendimiento). De otra manera, necesitará acceder el sitio específico para ver el detalle de transacción.

Para obtener más información sobre replicar categorías, consulte la Guía de planificación multisitio.

Sitios que informan a la entidad

La mayoría de las operaciones en los sitios que informan a una entidad se mantienen igual que en un sitio que no informa, incluidas las financieras. Si un sitio informa a una entidad, el Catálogo de cuentas del sitio ahora es propiedad de la entidad y se copia desde este. En la copia local del Catálogo de cuentas, puede eliminar registros para utilizar un subconjunto de cuentas. El sitio debe utilizar la divisa local de su entidad, pero puede utilizar sus propios tipos. Las utilidades de consolidación se deben ejecutar en los sitios informativos para copiar las transacciones del libro mayor registradas y presupuestos en las entidades hacia el nivel superior de la jerarquía.

No es necesario que un sitio informe a una entidad, en cuyo caso sus finanzas no se consolidan.

Configuración de entidades y la estructura de informes

Cuando cree bases de datos del sistema o añada sitios y entidades a una base de datos, deberá especificar un tipo de sitio. Cuando crea un sitio que se utilizará como una entidad financiera, especifique un tipo de sitio de entidad.

Los datos operacionales, como la entrada o selección de clientes y proveedores, no son necesarios para las entidades.

Definir la jerarquía

Para definir o cambiar la jerarquía de sus sitios y entidades, hay varias herramientas disponibles:

• Cambiar informes a entidad: Use esta utilidad en el sitio/entidad informativa para especificar el siguiente nivel de entidad al que informa el sitio/entidad.
• Copia de catálogo multisitio: Use esta utilidad en la entidad para copiar el catálogo de cuentas en el sitio/entidad informativa.
• Consolidación del Libro mayor: Use esta utilidad en el sitio/entidad informativa para consolidar todos los registros sin consolidar previamente para el sitio, hacia el nivel superior de la jerarquía informativa financiera.

Para obtener más información, consulte Configurar una estructura de informes de consolidación.

Sugerimos que contacte con los servicios de consultoría de Infor para ayudarle con la implementación.

No es necesario tener una jerarquía financiera equilibrada.

Cambios a su estructura de informes

Con el tiempo, los sitios vienen y van y la jerarquía de entidades puede cambiar. A medida que suceden estos cambios, los datos financieros consolidados históricos no cambiarán y se mantendrá una estructura de sitio/entidad periódica histórica. Esto permite al informe del período anterior y los desgloses producir resultados idénticos, incluso después de que la estructura haya cambiado. En la fecha de cambio de la estructura del informe, una gran transacción se asienta para cerrar todas las cuentas de los sitios secundarios seleccionados, calculando el saldo de la cuenta de cada cuenta. La mitad de está transacción se consolida inmediatamente a la estructura existente, poniendo a cero los saldos desde los libros. Después de que la jerarquía se cambia, la otra mitad de la transacción se consolida a la nueva estructura, creando saldos abiertos para todas las cuentas. En el nivel de sitio, esto no tiene ningún efecto, ya que el débito y crédito de la misma cuenta se asienta a la misma cuenta en la misma fecha.

Tenga en cuenta lo siguiente al cambiar la jerarquía del informe:

• El informe del estado financiero en las entidades solo muestra los datos de transacciones que se produjeron durante el período de tiempo que la jerarquía estaba en su lugar.
• Cuando cambia la asignación Informar a de una entidad, no existe un seguimiento de auditoría histórico de como se configuró anteriormente.
• Las transacciones solo se consolidan a la estructura actual, independientemente de la fecha de vigencia del cambio de jerarquía o la fecha de la transacción del libro mayor.

Moneda

El promedio de los tipos de cambio se calculan según los tipos de cambio establecidos por los sitios (configuradas por el sitio o la entidad de nivel medio que el sitio informa en un entorno de moneda compartido). Durante la consolidación del libro mayor, al registrar las cuentas de ingresos y gastos, los tipos de cambio configurados en el nivel de sitio (configurados por el sitio o la entidad de nivel medio que el sitio informa en un entorno de moneda compartido) se utilizan para calcular el promedio del tipo de cambio del período y se utilizan para convertir importes del sitio en la moneda del sitio a la moneda empresarial. Los tipos de cambio se deben configurar en el sitio (o en la entidad de nivel medio que el sitio informa en un entorno de moneda compartido) para la consolidación del libro mayor para registrar importes correctamente en la moneda empresarial.

Al negociar con varias monedas en un entorno consolidado:

• La moneda base (local) debe ser la misma en todos los sitios que informan a una entidad. Sin embargo, puede configurar los sitios para que puedan mantener sus tipos de cambio de moneda propios - o puede que desee mantener solo los tipos de la entidad.

  Para obtener más información, consulte la sección sobre replicar moneda compartida en Categorías de réplica predeterminadas.

• En cada Catálogo de cuentas de la entidad, el método de conversión y el tipo de cambio están especificados para cada cuenta.
• La tabla de divisas de la entidad es la que se usa para la conversión durante la consolidación. (Los sitios utilizan la divisa local de su entidad, por lo que en este nivel no existe conversión de moneda).

Para cumplir con los estándares FASB52 o GAAP, en el formulario Catálogo de cuentas, debe asegurarse de que los métodos de conversión de moneda están establecidos en Promedio para cuentas de ingresos y gastos, en Fin para cuentas de activos y pasivos y en Punto para las cuentas de Capital. Puede excluir las cuentas de capital que no desea que se revalúen estableciendo la Clase de cuenta en el formulario Gráfico de cuentas como Capital no monetario.

Consulte Información general de FASB52

Informes combinados frente a consolidados

Los estados financieros generados por una herramienta externa como el complemento de Excel pueden mostrar tanto los datos combinados de un grupo de sitios como los datos consolidados de una entidad y sus sitios informativos.

Si desea crear estados financieros de ejemplo antes de cambiar una estructura jerárquica para comprobar cómo se verán los datos combinados de los distintos sitios, puede imitar la nueva estructura propuesta. Utilice la herramienta de informes financieros de Excel para extraer datos de varios sitios mediante funciones de LM y combínelos usando las funciones de Excel. El saldo se puede convertir a la moneda que elija para la elaboración de informes.

Con la herramienta de informes financieros de Excel, no es necesario utilizar el mismo formato de gráfico de cuentas ni la misma moneda en distintos sitios. Por ejemplo, puede combinar los saldos de efectivo desde distintos sitios mediante una fórmula como =SLGLBAL(“10000”,,,,,”DALS”) + SLGLBAL(“10100”,,,,,”LOND”, “USD”). Esta fórmula especifica el número de cuenta, el sitio y la moneda (cuando sea necesario). En el ejemplo:

• La cuenta de efectivo LOND utiliza un parámetro de moneda que convierte el importe a USD. La cuenta de efectivo DALS no necesita un parámetro de moneda porque ya está en USD.
• Tanto 10000 como 10100 representan la cuenta de efectivo en sitios distintos.

Incluso tras haber configurado un entorno consolidado, todavía puede ejecutar estados financieros combinados para un grupo de sitios.

Antes de ejecutar los informes financieros consolidados para una entidad, todos los sitios que informan a la entidad deben haber ejecutado la utilidad Consolidación de Libro Mayor. Cuando se ejecuta el estado financiero, no es necesaria la conversión de moneda, porque los datos en el nivel de entidad ya están convertidos a la moneda de la entidad y en el Catálogo de cuentas.

Acerca de la consolidación del LM

Puede consolidar el libro mayor al final del año. Cuando selecciona la casilla de verificación Final de año, el sistema asienta las transacciones de ajuste CTA en el libro mayor para las cuentas de gastos e ingresos.

Se realizan los siguientes cheques:

• La jerarquía es válida
• La asignación de cuentas correctamente
• Los códigos de unidad asignan correctamente
• Las divisas se convierten adecuadamente

El sistema utiliza tablas de tipos de cambio definidos por cada entidad financiera donde se están escribiendo las entradas de consolidación. La conversión se realiza directamente en los datos desde la transacción del sitio de origen.

Se crean totales del período usando las definiciones en cada entidad, segregadas adicionalmente por jerarquía.

A medida que se ejecuta esta utilidad, crea un informe de cualquier excepción, deshaciendo solo el registro del libro mayor afectado y continuando con el proceso pendiente.

Antes de registrar las transacciones realmente, puede ejecutar un modo de Verificación si no selecciona la casilla de verificación Consolidar.

Si está volviendo a consolidar, utilice la utilidad Establecer indicador de libro mayor consolidado para restablecer el campo Libro mayor consolidado. Entonces elimine los datos en las tablas de la base de datos del libro mayor y pertot para las entidades corporativas y menores, pero no para los sitios. Si no hace estos pasos antes de volver a ejecutar la Consolidación de libro mayor, el libro mayor de la entidad estará descuadrado.

Asignación de código de unidad

Cada código de unidad se copia a la entidad Informa a textualmente si esa cuenta en la entidad Informa a tiene activado el código de unidad.

Consolidación de presupuesto

Use la utilidad Consolidación de presupuesto en el sitio/entidad informativa para consolidar todos los presupuestos y planes del sitio sin consolidar previamente a través de la fecha límite. Todas las entidades en la jerarquía que son superiores al sitio actual deben replicar el LM o los datos de consolidación del libro mayor con el sitio actual. Cada presupuesto y plan para cada cuenta se consolida hacia el nivel superior de la jerarquía; el presupuesto y el plan en este sitio no cambiarán. Para entidades del nivel más alto, se almacenarán los presupuestos y planes recién creados usando su catálogo de cuentas, divisa base y períodos financieros.

Si un sitio o entidad entra y deja una jerarquía a lo largo del año, el presupuesto/plan original se reemplazará por el último.