Acerca de las fechas pendientes múltiples de facturas y memorandos de débito
Se pueden configurar fechas de vencimiento múltiples para las siguientes:
- Facturas generadas desde órdenes de cliente, introducidas manualmente en el formulario Facturas, notas de débito y crédito.
- Notas de débito generadas desde el formulario Factura de ajuste de precio, introducidas manualmente en el formulario Facturas, notas de débito y crédito.
El uso correcto de las fechas de vencimiento múltiples depende de la creación de condiciones de facturación con múltiples fechas de vencimiento y porcentajes y de la selección de las condiciones de facturación adecuadas para los clientes y las órdenes de clientes.
Configuración de las condiciones de facturación
Para utilizar fechas de vencimiento múltiples, cree un nuevo código de condiciones en el formulario Condiciones de facturación. En este formulario, indique que desea usar las fechas de vencimiento múltiples seleccionando la casilla de verificación Usar fechas de vencimiento múltiples. Puede crear más de un código de condiciones que use fechas de vencimiento múltiples.
Las notas de débito generadas por el sistema desde el formulario Factura de ajuste de precio, deberían tener fechas de vencimiento múltiples si el código de condiciones que se está utilizando es un código de condiciones con fecha de vencimiento múltiple.
Puede utilizar Días próximos y Términos avanzados en un código de condiciones de fecha de vencimiento múltiple. Sin embargo, no puede crear condiciones de facturación con Días de descuento.
Un código de condiciones de fechas de vencimiento múltiple incluye los siguiente:
- Secuencia: Secuencia se utiliza internamente para realizar un seguimiento de la secuencia del registro de fechas de vencimiento múltiples y la asigna el sistema. La primera secuencia empieza con 10 y las siguientes/subsiguientes secuencias con incrementos de 10. La fecha de vencimiento se calcula, normalmente usando los días vencidos de los términos de facturación. Debe introducir más de una secuencia.
- Desplazamiento días vencimiento: El número de días desde la secuencia de fecha de vencimiento anterior de las condiciones de facturación. El día de ajuste en la primera secuencia es siempre igual a cero.
- Porcentaje: El total de todos los registros de secuencia para los múltiplos dentro de un código de condiciones de facturación debe ser igual a 100 por ciento.
Clientes y órdenes de clientes
Una vez que se ha creado el nuevo código de condiciones, está disponible inmediatamente. El código de condiciones de facturación predeterminado se configura en el formulario Clientes pero se puede cambiar en los formularios Órdenes de cliente, Factura de ajuste de precio o Facturas, notas de débito y crédito.
No debe asignar un código de condiciones de fecha de vencimiento múltiple a un cliente o a una orden de cliente en el que se esté usando las siguientes opciones:
- Carta de crédito obligatoria
- Facturación consolidada
- El tipo de pago es Giro
Si estas opciones están seleccionadas, el sistema muestra un mensaje de error.
Facturación
Una vez que la orden del cliente se ha enviado, el sistema genera la factura y calcula el programa de pagos de la factura según la configuración del código de condiciones. Los registros de fechas de vencimiento múltiples se asignan a la factura mientras la factura exista. Si se borra una factura, el sistema elimina todos los registros de fecha de vencimiento de esa factura. Si se modifica el código de condiciones, el sistema vuelve a calcular las fechas de vencimiento y crea nuevos registros de fechas de vencimiento para la factura.
En el formulario, Facturas, notas de débito y crédito, puede ajustar los importes y las fechas de vencimiento después de que se cree la factura pero el importe adeudado total debe seguir siendo igual al importe total de la factura adeudada. En el formulario Detalle de transacción registrada de CC, solo puede actualizar la fecha de vencimiento.
Para crear facturas o notas de débito con fechas de vencimiento múltiples en el formulario Facturas, notas de débito y crédito, utilice la función Generar distribuciones para crear la secuencia de fechas de vencimiento e importes.
Los siguientes ejemplos muestran cómo se configuran y facturan las fechas de vencimiento múltiples. El segundo ejemplo utiliza días próximos y códigos próximos.
EJEMPLO 1. Hay cuatro secuencias definidas. La fecha de la factura es el 5 de mayo. En Condiciones de facturación, la compensación de días de vencimiento es 30 días. La siguiente tabla muestra cómo el sistema calcula la fecha de vencimiento.
| Secuencia | Desplazamiento de días de vencimiento | Porcentaje | Fecha de vencimiento final |
|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 25 | 5 de junio (5 de mayo más 30 días) |
| 20 | 30 | 25 | 5 de julio (5 de mayo más 60 días) |
| 30 | 30 | 25 | 3 de agosto (5 de mayo más 90 días) |
| 40 | 30 | 25 | 1 de septiembre (5 de mayo más 120 días) |
EJEMPLO 2 (Términos avanzados): Hay tres secuencias definidas. La fecha de la factura es el 5 de mayo. En Condiciones de facturación, la fecha de vencimiento es 30, el código próximo es 2 (el sistema establece la fecha de vencimiento al final del mes) y los días próximos son 15 (día del mes). La siguiente tabla muestra un ejemplo de cómo puede dividir la facturación y cómo el sistema calcula el importe a pagar y la fecha de vencimiento.
| Secuencia | Desplazamiento de días de vencimiento | Porcentaje | Fecha de vencimiento de factura | Código próximo aplicado | Fecha de vencimiento final con días próximos aplicados |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 30 | 4 de junio | 30 de junio | 15 de julio |
| 20 | 30 | 30 | 3 de julio | 30 de julio | 15 de agosto |
| 30 | 30 | 40 | 3 de agosto | 31 de agosto | 15 de septiembre |
Ver los registros de fechas de vencimiento de una factura
Puede ver la lista de fechas de vencimiento de una factura haciendo clic en en los siguientes formularios:
- Notas de factura, débito y crédito
- Detalle de transacciones registradas de cuentas por cobrar
- Aplicación de pago rápido de CC
Aplicar pagos a facturas
Cuando realiza pagos usando el formulario Pagos de CC, si no hay más de un importe de fecha de vencimiento aplicado a la misma factura, el sistema crea un registro por pago por factura.
Cuando realiza pagos usando el formulario Aplicación de pago rápido de CC, el sistema aplica pagos a cada fecha de vencimiento en orden cronológico independientemente de cuando se recibieron. La primera fecha de vencimiento siempre se paga primero.
EJEMPLO 3: Por ejemplo, una factura I101 tiene 3 registros de fecha de vencimiento:
- Fecha de vencimiento = 10 de mayo Importe adeudado = 200$
- Fecha de vencimiento = 10 de junio Importe adeudado = 100$
- Fecha de vencimiento = 10 de julio Importe adeudado = 100$
Se aplica un pago de 250$ a esta factura y se crea un registro de tipo Pago de 250$ para la factura I101. Cuando el sistema necesita mostrar la antigüedad de la factura que no está totalmente pagada:
- Busca en los registros la factura I101
- Toma el pago y la nota de crédito
- Hace el total del importe
- Aplica dicho importe a la primera fecha de vencimiento
En este ejemplo, tome el registro de pago de 250$ y aplíquelo al primer registro de fecha de vencimiento y luego al segundo registro de fecha de vencimiento. El Informe de antigüedad de CC muestra los siguientes registros de vencimiento de la factura I101:
- Fecha de vencimiento = 10 de junio Importe adeudado = 50
- Fecha de vencimiento = 10 de julio Importe adeudado = 100.
Aplicar notas de débito a facturas
También puede crear notas de débito con fechas de vencimiento múltiples, ya sea manual o automáticamente. Si la nota de débito se genera automáticamente, puede actualizarla usando el formulario Facturas, notas de débito y crédito antes de hacer el registro. Después de registrarla, puede verla en el formulario Detalle de transacción registrada de CC, igual que una factura. Cuando la nota de débito se aplica a una factura, se procesa con la factura para el procesamiento y antigüedad del pago de CC de estados de informes y clientes.
Hay tres formas de aplicar las notas de crédito a las facturas cuando alguna o ambas tienen fechas de vencimiento múltiples:
- En una nota de débito con una sola fecha de vencimiento aplicada en una factura con fechas de vencimiento múltiples, la nota de débito se aplica a la primera fecha de vencimiento.
- En una nota de débito con fechas de vencimiento múltiples aplicada en una factura con fechas de vencimiento múltiples, el total de la nota de débito se aplica al primer registro de fecha de vencimiento de la factura.
- En una nota de débito con fechas de vencimiento múltiples aplicada en una factura con una sola fecha de vencimiento, el total del importe de la nota de débito se aplica al primer registro de fecha de vencimiento de la factura.