Formularios de archivo 1095C y 1094C

Para preparar los formularios IRS 1095C y 1094C:

  1. Asegúrese de que los formularios Oferta de códigos de cobertura y Códigos Safe Harbor enumera los códigos correctos.
  2. En el formulario Seguro de empleado, especifique esta información en la ficha ACA:
    • Año de plan
    • Fecha de oferta
    • Tipo de cobertura
    • La Oferta de código de cobertura de cada mes, si el Tipo de cobertura es Mensual, o para todo el año, si Tipo de cobertura es Anual
    • El Recurso compartido de cobertura para cada mes, si el Tipo de cobertura es Mensual, o para todo el año, si el Tipo de cobertura es Anual
    • El Código Safe Harbor de cada mes, si el Tipo de cobertura es Mensual, o para todo el año, si Tipo de cobertura es Anual
    Nota: La Oferta de código de cobertura y el Código Safe Harbor deben estar especificados, incluso si el empleado no es elegible para la cobertura.
  3. En la ficha Seguro propio, especifique esta información:
    • Nombre
    • Número seguro social
    • Fecha de nacimiento
    • Qué meses ha estado asegurado el empleado
  4. En el formulario Informe de impresión del formulario 1095, especifique esta información:
    • Rango de empleados
    • Año fiscal
    • Sitio
    • Intervalo de fechas
    • Identificación de empleador e información de contacto
    • Si el archivador es una entidad gubernamental designada o no
  5. En el cuadro de grupo 1094, especifique las casillas de verificación que se aplican a su compañía para habilitar los campos y fichas correspondientes en la parte inferior del formulario.
    Nota: La selección de la casilla de verificación Transmisión acreditada habilita el resto de las casillas de verificación en el cuadro de grupo 1094.
  6. Especifique el Método de archivo. Si está archivando 250 o más devoluciones, debe archivar de manera electrónica.
  7. Si está archivando de manera electrónica, haga clic en Archivos y especifique una carpeta lógica donde se deben almacenar las devoluciones.
  8. Si ha seleccionado Grupo de miembro ALE en el cuadro de grupo 1094, especifique la información adecuada en las fichas Información de miembro ALE y Otros miembros ALE del grupo ALE agregado.
  9. Si ha seleccionado Deducción de transición sección 49890 en el cuadro de grupo 1094, especifique la información adecuada en la ficha Información de miembro ALE.
  10. Si está archivando de forma manual, especifique la información del manifiesto en la ficha Manifiesto.
  11. Si está seleccionado el campo Entidad de gobierno designada, especifique su identificación e información de contacto en la ficha Entidad de gobierno designada.
  12. Si el Método de archivo es Papel, realice estos pasos:
    1. Seleccione Imprimir formulario de papel 1095C, a continuación, haga clic en Vista Previa.
    2. Cuando esté satisfecho con la vista previa, haga clic en Imprimir para imprimir los formularios de papel.
    3. Seleccione Imprimir formularios de papel 1094C.
    4. Especifique el número de formularios 1095-C que se han imprimido.
    5. Haga clic en Vista previa.
    6. Cuando esté satisfecho con la vista previa, haga clic en Imprimir para imprimir los formularios de papel.
  13. Si está archivando de forma electrónica, realice estos pasos:
    1. Seleccione Generar 1094-1095C XML.
    2. Haga clic en Generar.
    3. Haga clic en Archivos para abrir el formulario Mantenimiento de archivo.
    4. Seleccione los documentos de archivo y haga clic en Descargar; a continuación, seleccione la unidad local y la carpeta donde desea colocar los documentos.
    5. Envíe sus archivos a través de cualquier producto aprobado IRS.
    6. Anote su ID de recepción en la confirmación de transmisión Por ejemplo, 1095C-16-00001234. Si el IRS devuelve errores, haga coincidir este ID con el campo ID de registro actual, en el formulario Seguro de empleado, para ubicar el registro erróneo.
    7. Si se devuelven errores, utilice las descripciones de informe de errores para identificar y corregir cualquier error en el formulario Seguro de empleado. Tras corregir cada registro, seleccione el campo Corregido y guarde el registro. Cuando se guarda cada registro, su ID de recepción se mueve automáticamente del campo ID de registro actual al campo ID de registro previo. Esto proporciona una visibilidad histórica si se devuelve un informe de error adicional después de enviar las correcciones.
    8. Abra el formulario Informe de impresión de formulario 1095.
    9. Especifique la información de identificación adecuada.
    10. Localice el ID de envío y el ID de registro en su informe de error IRS. Estos ID están ubicados al final del ID de recepción. Por ejemplo, 1095C-16-00001234|01|03. En este ejemplo, el ID de envío es 01 y el ID de informe es 03.
    11. Seleccione la ficha ACA.
    12. Especifique el ID de envío y el ID de registro
    13. Si se ha aceptado una declaración de impuestos, pero contiene errores, después de corregir los errores, seleccione Solo correcciones 1094C, Solo correcciones 1095C o ambos, dependiendo de la naturaleza de las correcciones.
    14. Si se ha rechazado una declaración de impuestos y contenía el código de error AIREX, AIRBR, AIRTN o BIRTH, después de realizar las correcciones correspondientes, especifique el tipo de reemplazo. Si se debe reemplazar toda la transmisión, especifique Transmisión. Si solo se deben reemplazar envío específicos dentro de una transmisión, especifique Envío.
    15. Seleccione Generar 1094-1095C XML.
    16. Haga clic en Generar.
    17. Envíe sus archivos corregidos a través de cualquier producto aprobado IRS.
    18. Si se registran errores adicionales, haga clic en Actualizar empleados corregidos en el formulario Informe de impresión de formulario 1095 antes de corregir los errores.