Acerca de facturación de órdenes/notas de crédito
A la hora de imprimir facturas desde el formulario Facturación de orden/Memorando de crédito, se buscan las órdenes seleccionadas, por cada una con la cantidad de líneas/liberaciones que se han enviado pero sin haber facturado por completo, el sistema hace lo siguiente:
- Calcula los importes de la factura
- Actualiza las ventas de clientes y campos de facturación
- Calcula la comisión adeudada
- Registra la factura en el historial de facturas
- Crea transacciones de facturas de cuentas por cobrar
- Imprime la factura
Debe introducir una transacción de envío antes de facturar una orden. Para ver qué artículos de línea de orden están listos para ser facturados, ejecute el Informe por facturar.
Este informe enumera el kit, los componentes y la cantidad requerida para los artículos y liberaciones de línea de kits, si está seleccionado el campo Imprimir componentes de kit en documentación del cliente para el artículo en el formulario Líneas de orden de cliente.
Si se requiere una carta de crédito (CCR) y no existe ninguna, se mostrará un mensaje informándole de la situación.
Al igual que otros informes del sistema, este informe se puede distribuir en función de los perfiles de documento que podrían haberse creado para los diversos destinatarios. En este formulario, si se encuentra una coincidencia exacta de cliente/destino de envío, el informe se distribuirá según la configuración de ese destino de envío en particular. Si no se encuentra ninguna coincidencia exacta de cliente/destino de envío, el sistema buscará un destino de envío de cero (0) y utilizará su configuración de distribución.
Solo puede procesar o la factura o las notas de crédito, pero no ambos a la vez. Si ocurre un error a la hora de registrar o imprimir, el proceso se parará y no se generará la factura que ha sufrido el error. Las facturas generadas antes del error, seguirán registradas.
Para facturas regulares y de entrega programada, se descartan los encabezados del importe prepagado, los cargos misceláneos, las ventas impositivas y el flete que sean cero.
La opción Memorando de crédito le permite generar memorandos de crédito para órdenes que se hayan introducido a través del formulario Órdenes de cliente. Los memorandos de crédito se emiten para reflejar un crédito a un cliente, y también como devoluciones de artículos. El procesado de Notas de crédito es muy similar al procesado de facturación.
En el memorando de crédito, si se ha introducido un número de Aplicar a factura en el orden de cliente, se imprimirá una nueva línea en la primera página del memorando de crédito, del mismo modo que este:
EJEMPLO: Nota de crédito XXX de la factura YYY
Cuando se emite un crédito se devuelven artículos, primero tiene que introducir una transacción material para registrar la cantidad devuelta mediante una transacción de envío. La transacción de envío ajusta todos los campos de cantidad de inventario para reflejar la devolución, pero aún así deberá imprimir el formulario de la nota de crédito para ajustar las ventas de moneda local y saldos de clientes.
Términos avanzados
Si utiliza Términos avanzados, el Algoritmo de término avanzado calcula el depósito de la fecha de vencimiento para las órdenes de compra y para las órdenes de cliente.
Facturas y fechas de vencimiento múltiples
Si ha utilizado un código de condiciones de facturación que usa varias fechas, el sistema calcula las fechas de vencimiento de facturas y crea registros asociados para mostrar fechas de vencimiento de pagos. En la factura se muestran las fechas de vencimiento, el porcentaje pendiente y los importes pendientes.
Idiomas y monedas extranjeros
Para imprimir una factura de orden o nota de crédito en un idioma extranjero, utilice los campos en el formulario Factura de orden multilingüe.
Los clientes extranjeros deben el importe en moneda extranjera. Cualquier cambio en el tipo puede resultar una ganancia o pérdida. Los pagos en exceso o los pagos insuficientes en la moneda extranjera de los clientes producirán un saldo de débito o crédito en sus cuentas. Si el pago en exceso o el pago insuficiente se realizan para igualar una ganancia o pérdida a causa de un cambio en el tipo de cambio, se registrará un ajuste aparte.
Aunque puede imprimir las facturas en moneda local o extranjera para fines aduaneros o de otro tipo, la contabilidad en SyteLine permite que el cliente deba únicamente el monto en moneda extranjera, independientemente de la moneda en la que está impresa la factura.
Retener facturado
Utilice el campo Retención de factura en los formularios Líneas de orden de cliente y Liberaciones de entregas programadas de órdenes de clientes para evitar facturar automáticamente ciertas líneas del pedido. Por ejemplo, un cliente FOB no quiere que le facturen hasta que se reciba el envío. Cuando el cliente notifique que ha recibido el envío, puede eliminar la retención de la factura, y en la siguiente facturación, se creará automáticamente una factura de la línea de la orden. Después de haber eliminado la retención de la factura, todo lo que haya sido enviado está disponible para facturar.
Impresión de facturas desde notas de embalaje
Puede crear facturas desde notas de embalaje Asegúrese que selecciona Imprimir nota de embalaje en la casilla de verificación que se encuentra en la ficha Códigos del formulario Clientes. Después, seleccione la casilla de verificación Crear desde nota de embalaje del mismo formulario.
Volver a imprimir facturas
El cuadro de grupo Opciones de Volver a imprimir permite volver a imprimir facturas de historial de facturas para un rango de número de facturas, fechas de facturas, números de clientes u órdenes de facturas. La reimpresión usa las opciones de pantalla que se especifican en estos instantes, no las que se usaron cuando se imprimió la factura por primera vez.
El parámetro Usar formularios preimpresos en el formulario Parámetros de cuentas por cobrar afecta a cómo se imprimen las facturas y las notas de crédito y determina si puede volver a imprimir facturas.
La información principal que se enumera a continuación proviene de el historial de facturas:
- Número del artículo de la línea
- Cantidad enviada
- Precio
- Descuento
- Flete
- Impuesto de ventas
- Número de cliente
La información secundaria que se enumera a continuación proviene de la orden de cliente. Esta orden debe estar disponible en la base de datos:
- Texto de la orden
- Texto de línea
- Texto estándar
- Dirección del cliente
- Número de artículo del cliente
- Cantidad pedida
- Número de serie
Procesamiento multiusuario
Solo se puede ejecutar una instancia de la tarea de facturación en segundo plano a la vez. Las solicitudes para ejecutar esta tarea en segundo plano se procesan de forma sincrónica. Si dos usuarios intentan crear una factura simultáneamente a partir de una misma orden de cliente, las dos facturas se colocaran en el segundo plano. Si la primera solicitud se procesa correctamente, no se creará ninguna factura para la segunda solicitud. Puede comprobar los resultados del procesamiento de la tarea en segundo plano en el formulario Historial tarea de segundo plano.
Después de enviar la factura, verá el siguiente mensaje: "Informe presentado". Para consultar el rango de factura creado, o para verificar que se han creado las facturas, vaya al formulario Historial de tareas de segundo plano.