Schwärzen von persönlichen Daten

Personen können Ihre Firma bitten, die bei Ihnen hinterlegten persönlichen Daten in Ihrer Datenbank zu schwärzen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von Datensätzen können Sie einige Datensätze manuell aus Ihrem System löschen und die Funktion 'Datenschutz' ausführen, um weitere persönliche Daten zu schwärzen, sodass diese nicht mehr angezeigt werden können.

Unter Informationen zur Funktion 'Datenschutz' finden Sie Informationen darüber, wie Sie bestimmen, welche Datensätze über die Funktion 'Datenschutz' verarbeitet werden können und welche manuell entfernt werden müssen.

In vielen Bereichen des Systems können Anwenderdaten nicht einfach gelöscht werden, da sie sich auf Transaktionen oder Datensätze beziehen, die für Prüf- oder historische Zwecke erhalten bleiben müssen. Mit der Funktion 'Datenschutz' können Sie persönliche Daten schwärzen. Beispiel: Der Name der Person und die Adresse werden in der Datenbank durch den Buchstaben X ersetzt. Datumsfelder mit persönlichen Daten, z. B. das Geburtsdatum, werden auf einen Null-Wert gesetzt. Die wichtigsten Felder in jeder Datenbanktabelle, z. B. der Lieferant oder die Kundennummer, werden nicht geschwärzt. Um Prüfungsfehler zu vermeiden, wird in den Masken Kunden und Interessenten das Land nicht geschwärzt, und der Steuercode wird gelöscht, wenn dieser ursprünglich auf einen externen Steuercode gesetzt wurde.

Hinweis: Diese Änderungen können nach Ausführung der Funktion nicht rückgängig gemacht werden.

So verwenden Sie die Funktion 'Datenschutz', um persönliche Daten zu schwärzen:

Hinweis: Sie müssen in der Maske Elektronische Signatur - Prüfer eingerichtet sein, um Daten über diese Funktion schwärzen zu können.

Öffnen Sie die Maske Funktion 'Datenschutz'.
Geben Sie den Namen der Person ein, und geben Sie optional das Land an, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
Sie können einen Teil eines Namens angeben, um alle Vorkommen anzuzeigen, die einen Teil dieses Namens enthalten. Wenn Sie beispielsweise Rob eingeben, werden in den Ergebnissen Namen wie Robertson, Robert, Wrobinski und Rob angezeigt, wenn Sie die Namens- und Firmenfelder durchsuchen.
In einigen Fällen, z. B. bei Bewerberdatensätzen, ist das Land nicht verfügbar.
Geben Sie die Datengruppen an, nach denen die Datenbank durchsucht werden soll.
Weitere Details zu den Informationstypen in jeder Gruppe finden Sie unter Informationen zur Funktion 'Datenschutz'.
Klicken Sie auf Suchen.
Die Tabelle zeigt die gefundenen Datensätze an. Jeder Datensatz zeigt die Datengruppe an, in der der Datensatz und der Name gefunden wurden. Wenn möglich, werden Land- und Adressinformationen angezeigt, um Personen noch besser unterscheiden zu können.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswählen für jeden Datensatz, den Sie schwärzen möchten.
Klicken Sie auf Schwärzen, um die persönlichen Daten in allen ausgewählten Datensätzen zu schwärzen.
Falls erforderlich, wird das Fenster Elektronische Signatur erforderlich angezeigt. Geben Sie den Anwendernamen und das Passwort an, wählen Sie den entsprechenden Grund zum Drucken aus, und klicken Sie dann auf OK.
Die persönlichen Daten werden dann geschwärzt.
Das Protokoll wird immer dann aktualisiert, wenn die Funktion für Prüfzwecke verwendet wird. Sie können das Protokoll über den Bericht 'Elektronische Signatur - Datensätze' drucken.