Jahresabschluss - Übersicht

Dieses Hilfethema enthält eine Beschreibung des Jahresabschlusses.

Ein Sternchen (*) kennzeichnet die Prozeduren, die Felder zum laufenden Jahr in verschiedenen Dateien initialisieren. Um die Genauigkeit der Daten zu gewährleisten, müssen Sie diese Funktionen ausführen, bevor irgendeine Art von Verarbeitung im neuen Jahr stattfindet, die diese Felder aktualisiert. Für die übrigen Funktionen ist das Timing der Ausführung ohne Belang.

Jahresabschluss - Debitoren* - setzt die folgenden Felder in der Maske Kunden auf Null zurück: Verkäufe laufende Periode, Verkäufe laufendes Jahr, Rabatte laufendes Jahr, Verkauf Vorjahr und Rabatte letztes Jahr. Außerdem setzt die Funktion die Felder Verkäufe laufende Periode und Verkäufe laufendes Jahr in der Maske Verkäufer zurück. Diese Funktion MUSS ausgeführt werden, nachdem Rechnungen für das laufende Jahr generiert und Kundenzahlungen gebucht wurden, BEVOR diese Transaktionen für das neue Jahr gebucht werden.
Hinweis: Diese Funktion sollte nur einmal ausgeführt werden. Anderfalls werden die Felder Verkauf Vorjahr und Rabatte letztes Jahr auf Null gesetzt.
Summen für Lieferant/Teil, Kunde/Teil der laufenden Periode/des laufendes Jahres auf Null setzen* - setzt die Felder in den Masken Teil - Lieferantenverträge und Teil - Kundenverträge auf Null. Die in der Maske Teil - Lieferantenverträge zurückgesetzten Felder sind: Bestellt laufendes Jahr, Eingegangen laufendes Jahr, Abgewiesen laufendes Jahr, Durchschnittskosten, Durchschnittlicher Zeitbedarf, Durchschnittlich zu spät, Durchschnittlicher Prozentsatz und Letzter Prozentsatz. Die in der Maske Teil - Kundenverträge zurückgesetzten Felder sind: Einkäufe laufendes Jahr, Bestellt laufendes Jahr, Geliefert laufendes Jahr und Bestellt laufende Periode.
Hinweis: Diese Funktion ist sowohl im Modul "Kunde" als auch im Modul "Lieferant" verfügbar, muss aber nur einmal ausgeführt werden.
Jahresabschluss - Gehalt * - (basierend auf dem Kalenderjahr) - aktualisiert die Maske Mitarbeiter auf das neue Jahr. Die Prozedur Jahresabschluss - Gehalt sollte nach der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung des laufenden Jahres und vor der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung des neuen Jahres ausgeführt werden. Alle Korrekturtransaktionen für das aktuelle Jahr müssen eingegeben und gebucht werden, bevor diese Vorgehensweise ausgeführt wird und Gehälter für das neue Jahr gebucht werden. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie unter "Jahresabschluss für Lohn und Gehalt".
W-2 Form-Bericht drucken - berechnet (auf Basis des Kalenderjahres) die Bruttolöhne und -steuerabgaben des laufenden Jahres für Mitarbeiter in der Maske Mitarbeiter. Die Informationen werden der Datei mit den gebuchten Lohn- und Gehaltsdaten (prtrxp) entnommen. Die Erstellung der W-2-Berichte kann recht lange dauern. Die Dauer richtet sich nach der Anzahl der Mitarbeiter und der Häufigkeit ihrer Lohn- und Gehaltszahlungen. Bei der Verarbeitung großer Datenbestände sind Zeiten von mehreren Tagen nicht unüblich. Wenn Sie Hintergrundprozesse für das automatische Backup einsetzen, sollten Sie diese deaktivieren, damit der Datenbank-Server nicht heruntergefahren wird. Es kann außerdem zweckmäßig sein, die Ausgabe in eine Datei zu schreiben. Auf diese Weise können Sie die W-2-Berichte vor dem Drucken prüfen und ohne weitere Verarbeitung gegebenenfalls erneut drucken. W-2-Meldungen können über die Funktion Elektronische W-2-Abgabe ebenfalls elektronisch generiert werden. Dabei wird eine Datei namens W2REPORT erstellt. W2REPORT ist der von der Sozialversicherungsverwaltung geforderte Dateiname und sollte nicht geändert werden.
HR-Jahresabschluss* - aktualisiert Krankmeldungs- und Urlaubsdatensätze für den ausgewählten Bereich von Mitarbeitern. Es sind nur Datensätze betroffen, die in diesem Kalenderjahr noch nicht verarbeitet worden sind. Es wird der Gesamtwert der zustehenden Krankheits- oder Urlaubsstunden des letzten Jahres berechnet. Dieser Wert plus eventueller Resturlaubszeiten minus aller genommenen Tage ergibt die neue Gesamtzeit in Tagen. Alle anderen Felder werden auf Null gesetzt.
Jahresabschluss - Journaleinträge oder Parallele Buchführung - Jahresabschluss - Journaleinträge erstellt Soll- und Habeneinträge, um alle Erlös- und Aufwandskonten für den angegebenen Datumsbereich aufzulösen. Diese Einträge werden im Hauptjournal platziert, das anschließend im Hauptbuch gebucht werden muss. Dieses Prozedur sollte erst ausgeführt werden, nachdem alle Einträge für das Geschäftsjahr gebucht worden sind. Falls nach Ausführung der Prozedur noch korrigierende Einträge vorgenommen werden müssen, ist diese Prozedur außerdem erneut auszuführen.
Aktuelle Periode und aktuelles Geschäftsjahr aktualisieren: Um Journale für das nächste Geschäftsjahr zu buchen und das vergangene Jahr abzuschließen, muss das Feld Aktuelles Geschäftsjahr in der Maske Allgemeine Parameter manuell für das nächste Geschäftsjahr aktualisiert werden. Sie müssen darüber hinaus das Feld Aktuelle Periode in der Maske Abrechnungszeiträume oder Parallele Buchführung - Abrechnungszeiträume aktualisieren.
Jahresabschluss - Kreditoren* (Zahlungen des laufenden Jahres basierend auf dem Kalenderjahr) - setzt folgende Felder in der Maske Lieferanten oder Multi-Site-Lieferanten auf Null zurück: Rabatte laufendes Jahr, Einkäufe laufendes Jahr und Zahlungen laufendes Jahr. Außerdem wird das Feld Einkauf letztes Jahr auf den aktuellen Wert des Feldes Einkäufe laufendes Jahr gesetzt, und das Feld Rabatte letztes Jahr wird auf den aktuellen Wert des Feldes Rabatte laufendes Jahr gesetzt. Diese Funktion MUSS verwendet werden, nachdem der letzte Lauf zum Erstellen von Schecks für Verbindlichkeiten des laufenden Jahres durchgeführt worden ist, und BEVOR Schecks für Verbindlichkeiten des neuen Jahres erstellt werden.
Hinweis: Diese Funktion muss am Ende des Kalenderjahres (und nicht am Ende des Geschäftsjahres) ausgeführt werden. In der Maske Lieferanten (oder Multi-Site-Lieferanten) wird das Feld Zahlungen laufendes Jahr zur Generierung von 1099-Berichten verwendet, die auf Kalenderjahrbasis erstellt werden. Auch diese Funktion sollte nur einmal ausgeführt werden. Bei mehrmaliger Ausführung werden die Felder Zahlungen letztes Jahr, Einkauf letztes Jahr und Rabatte letztes Jahr in der Maske Lieferanten oder Multi-Site-Lieferanten auf Null gesetzt.
1099-Formulardruck* - druckt (auf Kalenderjahrbasis) ein 1099-Formular für jeden Lieferanten, der eine Bund-ID in das System eingegeben hat. Der gedruckte Wert kann zum Zeitpunkt der Generierung von 1099-Formularen entweder als Zahlungen laufendes Jahr des Lieferanten oder als Zahlungen letztes Jahr des Lieferanten angegeben werden. Die Wahl zwischen den Zahlungen laufendes Jahr und den Zahlungen letztes Jahr des Lieferanten richtet sich nach der Ausführung des Kreditorenjahresabschlusses. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Themen des Jahresabschluss - Kreditoren.
Für die 1099-Meldung ist eine elektronische Abgabemöglichkeit verfügbar. Sie können wählen, ob Sie einen Test, eine Berichtigung oder die eigentliche elektronische Abgabe ausführen möchten. Sie können 1099-Datensätze nach Region erstellen und die Datensätze durch einen Agenten übermitteln.
Zur Nachverfolgung von Informationen für die 1099-Berichterstellung werden zwei zusätzliche Dateien verwendet: (1) die Datei state protokolliert Informationen zu regionalen Postleitzahlen, Mindestlohninformationen und Informationen zu Löhnen und der Beteiligung der elektronischen Ablage. (2) die Datei apparms liefert Informationen zur Namenskontrolle des Steuerzahlers, die Steuernummer (TIN), den Namen des Übermittlers, den Control Code des Übermittlers (TCC), die Adresse des Übermittlers sowie Namen und Adresse des Agenten.
Formulardruck für steuerl. Meldungssystem (auf Basis des Kalenderjahrs) - Druckt ein DAS2-Formular für jeden Lieferanten, der für DAS2-Berichte eingerichtet wurde. Die gedruckten Werte basieren auf den Typen für das steuerliche Meldungssystem, das Belegen für jeden einzelnen Lieferanten zugewiesen wurde. Die Summe jedes Typs wird auf dem Bericht angezeigt. Details zu den berichteten Beträgen finden Sie unter "Generieren von DAS2-Deklarationsformularen".
Wert für Teil/Lager der laufenden Periode/des laufenden Jahres auf Null setzen* - setzt folgende Felder in den Masken Teile und Teil/Lager auf Null zurück: Verkauft laufendes Jahr, Verbraucht laufendes Jahr, Eingekauft laufendes Jahr, Gefertigte Menge laufendes Jahr und Verkäufe laufendes Jahr. Die Funktion sollte ausgeführt werden, nachdem die Fertigungsaufträge, Lieferaufträge und Bestelleingänge für das Vorjahr abgeschlossen sind, und bevor derartige Transaktionen für das nächste Jahr durchgeführt werden.
Anlagegüter - Jahresabschluss* - setzt das Feld für die Abschreibung des laufenden Jahres für jeden Anlagegüter-Stammdatensatz innerhalb des ausgewählten Bereichs von Anlagen zurück. Diese Funktion MUSS verwendet werden, nachdem die letzte Abschreibung für das laufende Jahr generiert worden ist, und BEVOR Abschreibungen für das neue Jahr generiert werden.
Hinweis: Wenn Abschreibungen für die 12- Periode generiert werden, gibt es eine Option zur Durchführung des Jahresabschlusses. Bei Auswahl dieser Option wird eine Abschreibung für alle Perioden und jahresbezogenen Anschaffungen durchgeführt. Eine Trennung zwischen periodenbezogener Abschreibung und Jahresabschreibung ist nicht möglich. Wenn die Abschreibung zweimal durchgeführt und gebucht wird, das eine Mal ohne Jahresabschlussoption und das zweite Mal mit Jahresabschlussoption, führt dies zur doppelten Abschreibung aller periodenbezogenen Anschaffungen.

Weitere Prozeduren

Die folgende Liste enthält nach Modulen gruppierte Prozeduren, die periodisch ausgeführt werden müssen und bei denen eine Ausführung zum Jahresende sich als günstig erweisen kann. Die meisten dieser Prozeduren löschen Informationen in der Datenbank. Sobald die Daten gelöscht sind, können Sie diese nicht mehr anzeigen oder wiederherstellen. Je nachdem, welche Richtlinien Ihre Firma festgelegt hat, sollten Sie für Auditzwecke Ihre Daten mehrerer Jahre aufbewahren. Sie können die Datenbank auch vor dem Löschen archivieren, so dass Sie nach Bedarf auf die Informationen zugreifen können.

Kunde - Auftragserfassung

Kundenauftragshistorie löschen - löscht alle Kundenaufträge des ausgewählten Bereichs mit dem Status Historie.
Lieferscheinregister löschen - löscht Datensätze im Lieferscheinregister. Damit die Datensätze gelöscht werden, muss der Kundenauftrag den Status Fertig oder Historie aufweisen.

Mitarbeiter - Lohn- und Gehalt

Lohn- und Gehaltstransaktionen löschen - löscht Datensätze des angegebenen Bereichs in der Datei mit den gebuchten Lohn- und Gehaltsdaten (prtrxp). Diese Funktion sollte erst ausgeführt werden, NACHDEM Sie W-2-Berichte und die Berichte zum Jahresabschluss der Lohn- und Gehaltsabrechnung gedruckt haben. Vergewissern Sie sich, dass die W-2-Berichte ordnungsgemäß gedruckt wurden und die Informationen in diesen Berichten korrekt sind, bevor Sie diese Funktion ausführen. Bei Ausführung dieser Funktion werden die für die W-2-Berichte erforderlichen Datensätze gelöscht; daher führt die Ausführung der Funktion vor dem Drucken der W-2-Berichte zu fehlenden oder falschen Informationen in den W-2-Berichten.

Finanzwesen - Verbindlichkeiten

Gebuchte Kreditorentransaktionen löschen - löscht Datensätze der Maske Gebuchte Kreditorentransaktion für alle vollständige bezahlten Rechnungen. Sobald die Datensätze gelöscht sind, können Sie nicht länger auf die Details zugreifen, um sie anzuzeigen.
Beleghistorie löschen - löscht Datensätze in der Datei mit der Beleghistorie. Es werden alle Belege ausgewählt, deren Datum vor dem angegebenen Rechnungsdatum liegt und deren Belegnummer kleiner als die angegebene Nummer ist. Rechnungsköpfe, die sich auf ungebuchte Kreditorentransaktionen oder Bestellungen mit dem Status Geplant oder Bestellt beziehen, werden nicht gelöscht.

Finanzwesen - Forderungen

Gebuchte Debitorentransaktionen löschen - löscht Datensätze in der Datei mit den gebuchten Debitorentransaktionen. Vor Ausführung dieser Funktion sollten Sie den Bericht 'Debitorenauszüge' erstellen. Bei Kunden mit Saldovortrag löscht diese Funktion alle Rechnungen bis zur Höhe der verfügbaren Zahlung und generiert einen Saldovortrag-Eintrag für de ersten teilweise bezahlten Betrag. Bei Kunden mit Rechnung löscht die Funktion alle vollständig bezahlten Rechnungen. Sobald die Datensätze gelöscht sind, können Sie nicht länger auf die Details zugreifen, um sie anzuzeigen.
Rechnungshistorie löschen - löscht Datensätze in der Datei mit der Rechnungshistorie. Sie können auswählen, ob Se nur die Rechnungsposition und Positionen von Teilrechnungen oder auch den Rechnungskopf und die Steuerdatensätze löschen möchten.

Finanzwesen - Hauptbuch

Hauptbuchtransaktionen komprimieren oder Parallele Buchführung - Hauptbuchtransaktionen komprimieren - löscht Datensätze in der Maske Gebuchte Hauptbuchtransaktionen. Sichern Sie Ihre Datenbank, bevor Sie diese Funktion ausführen, da Transaktionsdetails verloren gehen. Wenn das Feld Komprimieren nach der Funktion auf Datum gesetzt ist, werden alle Transaktionen mit demselben Datum zu einer einzigen Transaktion für die ausgewählten Konten oder Berichtseinheiten verdichtet. Ist das Feld Komprimieren nach auf Periode gesetzt ist, werden alle Transaktionen innerhalb desselben Abrechnungszeitraums zu einer einzigen Transaktion für die ausgewählten Konten oder Berichtseinheiten verdichtet. Als Datum der neuen Transaktion wird das Enddatum der Periode gesetzt.
Hinweis: Hauptbuchtransaktionen mit der Referenz "Ertragsübersicht" werden nicht komprimiert.

Material - Bestand

Materialtransaktionen löschen - löscht Materialtransaktionsdatensätze, die bei Audits als Nachweis für Ihre Bestandstransaktionen (Änderungen der Bestandsmenge oder der Kosten eines Teils) dienen. Sobald die Datensätze gelöscht sind, können Sie nicht länger auf die Details zugreifen, um sie anzuzeigen. Beim Löschen einer Materialtransaktion werden auch Verweise auf die Transaktion aus Hauptbuch- oder Journaltransaktionen entfernt. Wenn Sie versuchen, die Details einer Hauptbuch- oder Journaltransaktion anzuzeigen, die zuvor auf die gelöschte Materialtransaktion verwies, zeigt das System eine Meldung an, die darauf hinweist, dass der Datensatz nicht verfügbar ist.
Aktuelle Kosten in Standardkosten kopieren (bei Verwendung von Standardkosten) - erstellt oder aktualisiert den Standardarbeitsplan bzw. die Standardstückliste für nach der Standardkostenrechnung bewertete Teile. Die Funktion erstellt außerdem eine Materialtransaktion und Journaleinträge, um die Änderung des Bestandswertes an jedem Lagerort wiederzugeben (Journaltransaktionen haben eine Referenz vom Typ INV STDC).

Produktion

FA-Status ändern/löschen - ändert den Status von Fertigungsaufträgen für verschiedene gültige Kombinationen. Sie können auch Fertigungsaufträge mit dem Status Historie löschen.
FA-Transaktionen löschen - löscht Fertigungsauftrags-Transaktionen (jobtran-Datensätze), die bei Audits als Nachweis für Ihre Arbeitstransaktionen (Fertigungsauftrag, Produktionsplan, JIT und Arbeitsplatz) dienen. Sobald die Datensätze gelöscht sind, können Sie nicht länger auf die Details zugreifen, um sie anzuzeigen.
FTag- und Feiertagskalender überprüfen - möglicherweise müssen die Felder FTag-Start und FTag-Ende in der Maske Planungsparameter geändert werden, um die neuen FTag-Datensätze für das nächste Jahr zu erstellen. Darüber hinaus müssen Sie auch die Schicht-Datensätze für das nächste Jahr in der Maske Terminierungsschichten manuell hinzufügen.

Lieferant - Einkauf

Bestellhistorie ändern - löscht alle Bestellungen mit dem Status Historie. Bestellungen mit einer aktuellen Auftragsänderung, die den Status Offen oder Fertig aufweist, werden nicht gelöscht.