Audits - Übersicht

Dieses Thema bietet einen Überblick über die Auditprozesse.

Das System stellt verschiedene Audittypen zur Verfügung:

Ereignisaudits: Bei jedem Auftreten eines bestimmten Ereignisses (z. B., wenn ein Anwender eine Maske öffnet) wird eine Meldung ins Auditprotokoll geschrieben. Sie können dieses Auditprotokoll aktivieren oder deaktivieren und Sie können die Ereignistypen, die protokolliert werden sollen, definieren.
Transaktionsaudits: Wenn bestimmte Transaktionsarten gebucht werden, protokolliert das System automatisch die Informationen in Dateien, die in der Regel als Berichte gedruckt werden können.
Projektaudits: Sie können Audits für das Modul Projekte aktivieren und dann Meilensteine auf bestimmten Masken über die Registerkarte Audit verfolgen.

Hinweis: Wir empfehlen dringend, die Auditprotokollierung nur dann (und nur für eine kurze Dauer) zu aktivieren, wenn Sie diese zur Prüfung eines bestimmten Sachverhalts benötigen. Die Verarbeitung von Nachweisen für Auditzwecke ist aufwendig und anspruchsvoll. Eine aktivierte Auditprotokollierung reduziert die Systemleistung und führt zu einer großen Anzahl an Verarbeitungsdatensätzen im Protokoll.

Materialtransaktionen

Aus Datensätzen über Materialtransaktionen (matltran) wird der für Auditzwecke verwendbare Nachweis für Materialtransaktionen erstellt. Materialtransaktionen entstehen bei den folgenden Vorgängen:

Entnahme eines Teils bzw. Rücknahme eines Teils für einen Fertigungsauftrag
Abschluss eines Fertigungsauftrags
Beginn eines Fertigungsauftrags
Weitergabe eines Teils zum nächsten Arbeitsgang in einem Fertigungsauftrag
Lieferung oder Retoure von Kundenaufträgen
Eingang oder Retoure von Bestellungen
Änderung der Bestandsmenge oder der Kosten eines Teils
Mengenumbuchung
Hinzufügen eines neuen Lagerorts

Sie können diesen für Auditzwecke dienenden Nachweis über den Bericht 'Materialtransaktionen' ausdrucken.

Mit der Funktion Materialtransaktion löschen können Sie die Materialtransaktionen mit Ausnahme von Periodenabschluss-Kostentransaktionen löschen. Periodenabschluss-Kostentransaktionen sind beispielsweise Just-In-Time (JIT) Produktionstransaktionen, Produktionsplan-Abschlusstransaktionen, Produktionsplan-Ausschusstransaktionen, Arbeitsplatz-Arbeitstransaktionen, Arbeitsplatz-Maschinenzeittransaktionen oder Arbeitsplatz-Materialtransaktionen. Sie können die Funktion Periodenabschluss-Kostentransaktionen löschen ausführen, um Periodenabschluss-Kostentransaktionen zu löschen.

Vorsicht:

Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Löschen von Materialtransaktionen den Bericht 'Materialtransaktionen' ausführen, damit der Nachweis für Auditzwecke erhalten bleibt. Wenn eine Materialtransaktion gelöscht wird, werden Referenzen auf diese Transaktion aus allen Hauptbuch- oder Journaldatensätzen entfernt. Wenn Sie anschließend über ein Hauptbuch oder ein Journal, das zuvor mit der gelöschten Materialtransaktion verbunden war, Details zu dieser Transaktion anzeigen möchten, informiert Sie das System in einer Fehlermeldung darüber, dass der gewünschte Datensatz nicht mehr verfügbar ist.

Bestandstransaktionen

Führen Sie vor der Buchung von Inventuren den Bericht 'Inventurabweichungen' aus, um für alle Abweichungen von tatsächlichen Mengen einen Nachweis für Auditzwecke zu erhalten.

Es empfiehlt sich, vor Verwendung der Funktion Stichtagsinventurdaten verarbeiten zur Buchung der Bestandsmengen im Feld Lagerbestand den Bericht 'Bestandskorrekturen' auszuführen, um für Auditzwecke einen transparenten Nachweis für Diskrepanzen in der Zählmenge zu erhalten.

Mit der Funktion Stichtagsinventurdatensätze löschen können Sie den Inhalt der Stichtagsinventurdateien löschen, sobald die gesamte Stichtagsinventur geprüft und gebucht ist und die Auditoren die Ergebnisse geprüft und genehmigt haben. Der Zweck dieser Option besteht in der Freisetzung von Speicherplatz, den von der Stichtagsinventurdatei belegt wird. Obwohl der Dateiinhalt gelöscht wird, ist für Auditzwecke der Nachweis der Stichtagsinventurbuchungen noch verfügbar. Die Datei Teil/Lager enthält zur Referenz die folgenden Felder: Stichtagsinventur (Gezählte Menge) und Datum der Stichtagsinventur (Tag der Buchung).

Arbeits- und Produktionstransaktionen

Die Datensätze der FA-Transaktionen (jobtran) enthalten für Auditzwecke einen Nachweis für Arbeitstransaktionen (Fertigungsauftrag, Produktionsplan, JIT und Arbeitsplatz). Sie fügen die Datensätze der FA-Transaktionen manuell in die jobtran-Datei ein und buchen sie über die Funktion zum Buchen von FA-Arbeitstransaktionen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Löschen von FA-Transaktionen den Bericht FA-Transaktionen ausführen, damit der Nachweis für Auditzwecke erhalten bleibt. Datensätze dieses Typs können nur mit der Funktion FA-Transaktionen löschen gelöscht werden.

Rechnungstransaktionen

Drucken Sie vor der Buchung von Rechnungen, Lastschriften und Gutschriften über die Aktivität Rechnungsverarbeitung den Bericht 'Rechnungstransaktion' um für Auditzwecke einen Nachweis der gebuchten Positionen zu erhalten.

Finanztransaktionen

Verwenden Sie die Funktion Debitorenwechsel löschen zum Löschen von entfernten, bezahlten und stornierten Wechseln. Sie erstellt als Nachweis für Auditzwecke eine Liste der gelöschten Wechsel.

Drucken Sie vor dem Buchen von Kreditorenbeleg- und Korrekturtransaktionen den Bericht 'Belegtransaktion' als Nachweis für Auditzwecke.

Bevor Sie die Funktion Journalgruppen buchen oder HB-Verarbeitung für Journal ausführen, um Transaktionen aus einem oder mehreren Journalen in das Hauptbuch zu buchen, drucken Sie den Bericht 'Journaltransaktionen', um für Auditzwecke einen Nachweis der Elemente zu erhalten, die gebucht werden. Auch vor der Journalkomprimierung zur Verringerung der Transaktionsanzahl in einem Journal müssen Sie den Bericht 'Journaltransaktionen' ausführen.

Transaktionen für direkte Zahlungsgutschriften für Mitarbeiter

Geben Sie in der Maske Direkte Zahlungsgutschrift - Banken die Nummer des Hauptbuchkontos ein, auf das gutgeschrieben oder das belastet wird, wenn eine direkte Zahlungsgutschrift an einen Mitarbeiter gebucht wird, der diese Bank nutzt. Dieses Konto dient bei Audits als Nachweis für direkte Zahlungsgutschriften an die Bank.

Projektaudits

Beim Festlegen von Projektparametern für Erlös- und Rechnungsmeilensteine können Sie den Nachweis für Auditzwecke aktivieren. Die Auditdaten werden dann auf der Registerkarte Audit in den Masken Erlösmeilensteine, Angebotserlösmeilensteine und Rechnungsmeilensteine angezeigt.