Einrichten eines Prozesses zur Verwendung mit dem Prozessmanager
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Prozess einzurichten, der sich auf einen bestimmten Anwender und eine bestimmte Task-Reihe bezieht:
- Öffnen Sie die Maske Prozessmanager.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Prozesse.
- Klicken Sie auf Neu hinzu.
- Geben Sie den Prozesstyp ein, der mit dem neuen Prozess verwendet werden soll. Prozesstypen werden in der Maske Prozessmanager - Prozesstypen definiert.
- Wählen Sie optional ein vorhandenes Template aus, um Begleitinformationen zu erfassen und allgemeine Tasks für den Prozess hinzuzufügen. Klicken Sie ansonsten auf Neu erstellen, um einen Prozess ohne Template zu erstellen.
- Geben Sie einen Namen für den neuen Prozess ein.
- Geben Sie optional Informationen zum Prozess ein, z. B. Position, Bereich oder Abteilung, auf den/die sich der Prozess bezieht.
- Geben Sie den Mitarbeiter ein, auf den dieser Prozess angewendet wird.
- Geben Sie das Datum ein, an dem dieser Prozess fällig ist, also das Datum, an dem alle Tasks abgeschlossen sein müssen.
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Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn Sie ein Template verwenden, werden die wiederkehrenden Tasks auf dem Template aktualisiert. Die Fälligkeitstermine für die Task werden auf Basis des Fälligkeitstermins abzgl. der Werte für Versatz Fälligk. der wiederkehrenden Tasks berechnet. Wenn Sie den Fälligkeitstermin für einen gespeicherten Prozess ändern, werden die Fälligkeitstermine der Task nicht neu berechnet.
Die Werte für Zuweisen zu werden auf Basis der Position bestimmt, die in der wiederkehrenden Task festgelegt wurde. Wenn dieser Position nur ein Mitarbeiter zugewiesen ist, wird der Mitarbeiter der Task zugewiesen. Wenn dieser Position mehrere Mitarbeiter zugewiesen sind, wird eine Dropdown-Liste mit diesen Mitarbeitern generiert, um Ihnen zu ermöglichen, einen bestimmten Mitarbeiter auszuwählen, wenn Sie die Task bearbeiten.
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Sie können beliebige Tasks hinzufügen oder bearbeiten, die sich auf diesen Prozess beziehen, und Tasks bestimmten Mitarbeitern zuweisen:
- Klicken Sie zum Hinzufügen einer Task auf Task hinzufügen.
- Klicken Sie zum Bearbeiten einer vorhandenen Task auf den Link Bearbeiten neben der Task.
Sie müssen einen Fälligkeitstermin und einen zugewiesenen Mitarbeiter für jede einzelne Task eingeben. In manchen Fällen können diese Werte, wie oben in der Anmerkung beschrieben, als Standardwerte übernommen werden.
- Klicken Sie zum Speichern des Prozesses erneut auf Speichern. Sie können auch auf Als Template speichern klicken, wenn Sie diesen Prozess und die zugehörigen Tasks später erneut verwenden möchten.
- Klicken Sie auf Prozess starten. Wenn keine Tasks zugewiesen wurden oder zugewiesene Tasks kein Fälligkeitstermine aufweisen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Ansonsten wird der Prozessstatus von Geplant in Aktiv geändert, und es wird eine automatische Email versendet, um den Prozesseigentümer darüber zu informieren, dass der Prozess gestartet wurde. Automatische Emails werden an alle Mitarbeiter gesendet, die im Prozess enthaltenen Tasks zugewiesen sind. Mit diesen Emails sollen die Mitarbeiter über die Tasks, die ihnen zugewiesen wurden, sowie über die Fälligkeitstermine dieser Tasks informiert werden.
- Überwachen Sie den Fortschritt des Prozesses, während die Mitarbeiter ihre Tasks abschließen. Stellen Sie sicher, dass alle angehängten Dokumente korrekt abgeschlossen wurden, und rufen Sie alle Anmerkungen auf, die durch den Anwender angehängt wurden. Erinnern Sie die zugewiesenen Mitarbeiter daran, die Tasks nach Bedarf abzuschließen, indem Sie auf den Link "Erinnern" neben der Task klicken.