Informationen zum Prozessmanager

Auf der Maske Prozessmanager können Sie konfigurierbare Prozesse einrichten, die Sie für die Verwaltung von Tasks verwenden können. So können Sie beispielsweise einen Prozess für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters einrichten. Dieser Prozess umfasst Tasks, die möglicherweise von verschiedenen Personen ausgeführt werden müssen, so z. B. das Versenden eines Willkommensanschreibens, das Einrichten von Logins und Berechtigungen, das Erfassen von Gehaltszahlungsinformationen, das Anhängen einer Kopie der Lizenz des Mitarbeiters an den Online-Mitarbeiterdatensatz, das Schulen des Mitarbeiters für die Verwendung der ERP-Anwendung usw. Sie können die Tasks Mitarbeitern zuweisen und das Datum eingeben, an dem die einzelnen Tasks abgeschlossen sein müssen.

Die Anwender, denen Tasks zugewiesen wurden, erhalten eine automatische Email-Benachrichtigung, in der sie darüber informiert werden, dass ihnen eine Task mit einem Fälligkeitstermin zugewiesen wurde. Sie rufen daraufhin die Registerkarte Meine Tasks auf der Maske Prozessmanager auf, machen sich mit der Task vertraut und stellen sie fertig. Sie können nach Bedarf Dokumente oder Texte anhängen. Wenn die jeweiligen Tasks abgeschlossen sind, klicken die Anwender auf Als 'Fertig' markieren. Der Task-Status wird im Rahmen des Prozesses dann als Abgeschlossen gekennzeichnet. Die Person, die den Prozess initiiert hat, kann auf einen Link klicken, um Erinnerungen an die zugewiesenen Anwender zu senden, falls eine Task bis zum Fälligkeitstermin nicht abgeschlossen wurde.

Templates

Verwenden Sie die Registerkarte Templates auf der Maske Prozessmanager, um wiederverwendbare Templates für wiederkehrende Prozesse einzurichten. So können Sie beispielsweise ein Template erstellen, das Standard-Tasks enthält, die ausgeführt werden müssen, wenn Sie einen Verkaufsmitarbeiter einstellen. Wenn dann ein neuer Verkaufsmitarbeiter eingestellt wird, können Sie einen Prozess für diesen spezifischen Mitarbeiter erstellen und dabei das Template verwenden, um einige der angebotenen Felder auszufüllen und die Standard-Tasks zuzuweisen.

Die Tasks, die Sie einem Template hinzufügen, können die spezifische Rolle definieren (Mitarbeitergruppe), der jede einzelne Task zugewiesen wird. Wenn Sie einen Prozess aus dem Template erstellen, werden nur Mitarbeiter aus dieser Gruppe in der Dropdown-Liste für das Feld Zuweisen zu der Task aufgelistet. Sie können außerdem einen Wert für Versatztage für jede Task im Template eingeben. Die Versatztage für die einzelnen Tasks werden auf Basis des Prozess-Fälligkeitstermins zur Berechnung der Fälligkeitstermine in dem resultierenden Prozess verwendet. Wenn Sie beispielsweise den Wert Versatz Fälligk. für eine Task auf fünf Tage setzen und der Fälligkeitstermin für den gesamten Prozess der 15. Mai ist, ist diese Task am 10. Mai fällig.

Prozesstypen

Wenn Sie einen Prozess oder ein Template einrichten, müssen Sie den Prozesstyp definieren, z. B. Einstellung, Beförderung, Wechsel, Krankheitsbedingte Ausfallzeit oder Beendigung. Verwenden Sie die Maske Prozessmanager-Prozesstypen, um die Typen einzurichten.

Tasks

Sie können die folgenden Task-Typen erstellen:


Task-Typ	Beschreibung	Beispiel
Aufgabe	Allgemeine Task ausführen.	Anreize zum Ende des Jahres mit dem Mitarbeiter besprechen.
Maske ausfüllen	Klicken Sie auf einen Link, um eine bestimmte Maske zu öffnen und die entsprechenden Informationen zu erfassen.	Fügen Sie den Mitarbeiter auf der Maske Anwender zur Verkaufsgruppe hinzu.
Dokument anhängen	Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um die Maske Angefügte Dokumente zu öffnen, auf der Sie nach einem Dokument suchen und es anhängen können. Das Dokument wird mit dem Prozessmanager-Datensatz gespeichert.	Laden Sie das Verkaufsschulungszertifikat des Mitarbeiters hoch.
Dokument aktualisieren	Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um ein Dokument herunterzuladen, füllen Sie das Dokument aus, und klicken Sie anschließend auf eine Schaltfläche, um das Dokument an den Prozessmanager-Datensatz anzuhängen.	Laden Sie ein elektronisches W-4-Formular herunter, fülle Sie es mit den Mitarbeiterdaten aus, speichern Sie es, und laden Sie es hoch.
Workflow starten	Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um ein automatisches Ereignis zu initiieren. Die Workflow-Parameter des Ereignisses müssen im Vorfeld definiert werden.	Senden Sie eine automatische Ankündigungs-Email für neu eingestellte Mitarbeiter an eine vordefinierte Empfängerliste. Die Inhalte der Nachricht werden ebenfalls im Vorfeld definiert.

Wenn Sie eine Task im Prozessmanager erstellen, können Sie die Task speichern, um sie in künftigen Prozessen wiederzuverwenden. Alternativ können Sie die Maske Prozessmanager - Tasks verwenden, um wiederkehrende Tasks einzurichten, wenn dieselbe Task in vielen verschiedenen Prozessen ausgeführt wird.

Um einen Bereich von Prozessen oder Templates zu löschen, verwenden Sie die Funktion 'Prozessmanager leeren'.