AIA-Fakturierungskonsole verwenden

Die Maske AIA-Fakturierungskonsole wurde für Endanwender konzipiert, die als Auftragnehmer fungieren und ihre Rechnungen über AIA-Fakturierungsformulare einreichen müssen. Der Fakturierungsmanager kann die Maske als Leitfaden für Vorschlagswerte für Zahlungsaufforderungen verwenden. Der Fakturierungsmanager kann die Informationen im Microsoft Excel-Format exportieren und damit die vorschriftsmäßigen AIA-Formulare generieren. Diese Maske unterstützt die Formulare G-702 "Application for Payments" (Zahlungsaufforderung) und G-703 "Continuation Sheet" (Fortsetzungsblatt).

Hinweis:  Für jeden SvA mit AIA als Fakturierungstyp müssen die Rechnungen über diese Maske verarbeitet werden.

Um Rechnungen über das AIA-Fakturierungsverfahren zu verarbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die AIA-Fakturierungskonsole.
  2. Die Tabelle AIA-Projekte enthält alle Serviceaufträge, die mit dem AIA-Fakturierungstyp definiert wurden. Aktiveren Sie das Kontrollkästchen Auswählen, um zu bestimmen, ob Aktionen für einen SvA durchgeführt werden können.

    Wenn Sie eine Zeile in der Tabelle markieren, wird der Abschnitt Fakturierungsdetails aktualisiert und zeigt die Arbeitsganginformationen für den ausgewählten SvA an.

    Wenn Sie das Datum im Feld Periode bis ändern, wird die Schaltfläche "Speichern" aktiviert. Durch das Speichern der Änderung werden Datum und Uhrzeit der Änderung im SvA-Kopf erfasst.

  3. Die Schaltflächen im Abschnitt Aktion werden basierend auf dem Status der ausgewählten Serviceaufträge in der Tabelle AIA-Projekte aktiviert.
    • Klicken Sie auf Zahlungsaufforderungen generieren, um Anwendungen für Zahlungen zu generieren. Diese Schaltfläche ist aktiviert, wenn die ausgewählten Serviceaufträge mindestens einen Arbeitsgang aufweisen, bei dem Fertiggestellt/Gelagert - Zu fakturieren ungleich null und Aufforderung übermittelt nicht ausgewählt ist.
    • Klicken Sie auf Zahlungsaufforderungen abweisen, um die aktuelle Aufforderung abzulehnen. Das Kontrollkästchen Aufforderung übermittelt wird deaktiviert und die Felder werden aktiviert. Der Fakturierungsmanager kann die Zahlungsaufforderung ändern und erneut übermitteln. Diese Schaltfläche ist verfügbar, wenn ursprünglich das Kontrollkästchen Aufforderung übermittelt aktiviert wurde.
    • Klicken Sie auf Genehmigen und fakturieren, um die Zahlungsaufforderungen für die ausgewählten Serviceaufträge zu genehmigen und die Rechnungen mithilfe der Maske AIA-Fakturierung zu verarbeiten. Diese Schaltfläche ist aktiviert, wenn die ausgewählten Serviceaufträge Werte aufweisen, bei denen Fertiggestellt/Gelagert - Zu fakturieren ungleich null und Aufforderung übermittelt ausgewählt ist.
    • Klicken Sie auf Erlös erfassen, um den Erlös zu buchen und die WIP-Kosten für zugehörige Arbeitsgänge zu entlasten. Mit dieser Methode können Sie Erlöse außerhalb der Fakturierung erfassen. So können Sie z. B. für ein großes Projekt Erlöse, die noch nicht fakturiert worden sind, vorab verbuchen. Diese Schaltfläche ist aktiviert, wenn die Werte Fertiggestellt/Gelagert - Zu fakturieren für die ausgewählten SvAs gleich null sind, wenn die Werte für Zu erfassender Erlös nicht gleich null sind und wenn die Anwendung für die Zahlung nicht ausgewählt wurde.
  4. Der Bereich "Fakturierungsdetails" zeigt auf Systemwerten basierende Ist-Berechnungen an; diese Werte können Sie bearbeiten. Sie können den Betrag festlegen, der tatsächlich auf die Formulare "Application for Payments" (Zahlungsaufforderung) und "Continuation Sheet" (Fortsetzungsblatt) gedruckt werden soll. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    Fertiggestellte Arbeit in dieser Periode
    Geben Sie den Gesamtpreis der tatsächlichen Transaktionen an, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
    Aktuell gelagertes Material
    Geben Sie den Gesamtpreis der geplanten Materialtransaktionen an, mit Querverweis auf eine Bestellposition mit dem Status "Geliefert".
    Fertiggestellt/Gelagert - Zu fakturieren
    Geben Sie einen Wert für Fertiggestellte Arbeit in dieser Periode und Aktuell gelagertes Material an.
    Preis Fertig (Prozent)
    Geben Sie den Wert für Fertiggest./Gelagert (gesamt) bis heute an, dividiert durch die geplanten Preiswerte.
    Kosten fertig (Prozent)
    Geben Sie den Prozentsatz der Ist-Kosten im Vergleich zu den Forecast-Kosten (geplanten Kosten) an. Der Maximalwert, auf den der zu verarbeitende Betrag gesetzt werden kann, ist der durch das System berechnete Wert für "Ist-Kosten fertig (Prozent)".
    Zu erfassender Erlös
    Geben Sie den Wert für Kosten fertig (Prozent) als Prozentsatz der tatsächlich abgeschlossenen Arbeit an. Der Prozentsatz kann nicht größer sein als der unter Kosten fertig (Prozent) in der Spalte "Ist" angezeigte Wert. Zu erfassender Erlös wird auf Basis des Prozentsatzes umgekehrt berechnet und kann größer sein als ein fakturierter Betrag (z. B. wenn Erlös getrennt von der Fakturierung erfasst wird), oder geringer als der fakturierte Betrag (z. B. während der Fakturierung, wenn der Erlös zuvor erfasst wurde).

Verwenden Sie die Schaltflächen in der Maske gemäß der folgenden Beschreibung:

  • Klicken Sie auf Serviceaufträge, um die Maske Serviceaufträge zu öffnen.
  • Klicken Sie auf Serviceauftragspositionen, um die Maske Serviceauftragspositionen zu öffnen.
  • Klicken Sie auf Serviceauftragsarbeitsgänge, um die Maske Serviceauftragsarbeitsgänge zu öffnen.
  • Klicken Sie auf SvA-Transaktionen, um die Maske Serviceauftragstransaktionen zu öffnen.
  • Klicken Sie auf Rechnungshistorie, um die Maske Auftragsrechnungsliste zu öffnen.