Informationen zu Rechnungsstapeln

Bei einem Rechnungsstapel handelt es sich um eine Gruppe von Kundenrechnungen, Gutschriften und Lastschriften, die unter einer Batch-ID verarbeitet werden.

Im Folgenden werden die allgemeinen Schritte für einen Rechnungsstapel aufgeführt:

In der Maske Kunden geben Sie einen Rechnungsstapel-Stichtag für jeden Kunden an. Hierbei wird der Tag des Monats bestimmt, an dem alle Rechnungen des Kunden seit dem letzten Stichtag als Batch generiert werden sollen.
Kundenaufträge werden erstellt und geliefert, und Rechnungen werden generiert.
Verwenden Sie die Maske Rechnungsstapel generieren, um Rechnungen auf Basis eines Datums zu gruppieren. Jedem Rechnungsstapel wird eine eindeutige Nummer zugewiesen.
Rechnungsstapel werden basierend auf dem Abschlussdatum generiert, das Sie in der Maske Rechnungsstapel generieren angegeben haben. Der in zwei Ziffern angegebene Tag des Abschlussdatum wird verwendet, um zu bestimmen, welche Kunden im Rechnungsstapel berücksichtigt werden. Dies erfolgt über den Vergleich des Tags mit dem Rechnungsstapel-Stichtag, der in der Maske Kunden zugeordnet wurde. Beispiel: Der Stichtag für Kunden 1, 3 und 5 wird auf den 15. des Monats gesetzt. Bei Kunden 4 und 6 wird der Stichtag auf den 30. des Monats gesetzt. Wenn Sie einen Batch mit einem Abschlussdatum am 15.11.xx generieren, sind alle Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften für Kunden 1, 3 und 5, die noch nicht gedruckt wurden, im Batch enthalten. Die Rechnungen für Kunden 4 und 6 sind nicht enthalten.
Sie können diese Regeln beim Generieren eines Batches überschreiben.
Alternativ können Sie die Maske Rechnungsstapel verwenden, um manuell einen Batch hinzuzufügen und dann unter Rechnungsstapeldetails die Kunden und Rechnungen angeben, die im Batch berücksichtigt werden sollen.
In dieser Maske können Sie auch einen nicht gedruckten Batch löschen.
Bis der Rechnungsstapel gedruckt wird, können Sie die Maske Rechnungsstapel verwenden, um Batches hinzuzufügen oder zu löschen und die Maske Rechnungsstapeldetails verwenden, um Kundenrechnungen und gebuchte Debitorendatensätze innerhalb eines ausgewählten Batches zu prüfen, zu löschen oder zu aktualisieren.
Verwenden Sie die Maske Bericht 'Rechnungsstapel', um den Rechnungsstapel zu drucken.

Die Felder Rechnungsdatum und Fälligkeitstermin/Bezahlt am in der Maske Gebuchte Debitorentransaktionen - Detail werden während der Generierung und Druckverarbeitung verwendet. Beispiel: Wenn das Rechnungsdatum auf 10.10.2013 gesetzt ist und es aus irgendeinem Grund auf den 10.11.2013 geändert wird, wird die Rechnung am 20.10.2013 nur einbezogen, wenn das Feld Rechnungsstapel-Erstellungsregeln überschreiben in der Maske Rechnungsstapel generieren aktiviert wurde.

Bei Zahlungen wird das Bezahldatum verwendet, um zu ermitteln, wann eine Zahlung vorgenommen wurde. Wenn dieses Datum geändert wird, wirkt sich es auf die Vorhergehende Rechnung und Zahlungen in der Maske Rechnungsstapel-Detail und im Bericht 'Rechnungsstapel' aus. Wenn das Datum Fälligkeitstermin/Bezahlt am auf den 12.5.2013 und die Zahlung auf den 12.11.2013 gesetzt ist, wird die Zahlung in den November-Zahlungen und nicht in den Mai-Zahlungen angezeigt. Wenn Sie einen Neudruck von Mai ausführen, ändern sich die Beträge, da die Zahlung im Mai nicht mehr als bezahlt angezeigt wird.

Dummy-Rechnungen

Wenn Sie über eine Upgrade einer früheren Version verfügen, müssen Sie einen Dummy-Rechnungsstapel erstellen, damit alte Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften nicht auf dem ersten Rechnungsstapel erscheinen, der an Ihre Kunden gesendet wird. Ein Dummy-Rechnungsstapel sollte für alle Stichtage erstellt werden, die während eines normalen Monats ausgeführt werden. Sie sollten das vorherige Abschlussdatum verwenden, damit Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften für die aktuelle Periode nicht in die Generierung der Rechnungsstapel aufgenommen werden. Wenn ein vorhandener Kunde bereits im System beinhaltet, aber nicht Teil des Rechnungsstapelvorgangs war und nun hinzugefügt wird, sollten Sie für diesen Kunden eine Dummy-Rechnung erstellen. Dadurch werden die alten Rechnungen, Gutschriften und Lastschriften nicht in der aktuellen Periode des Rechnungsstapels angezeigt.