Erstellen und Neuberechnen von Buchgesamtbeträgen/Perioden

Verwenden Sie die Funktion Buchgesamtbeträge/Periode neu berechnen, um Datensätze für Periodengesamtbeträge zu erstellen, die die Summe der Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum enthalten.

Durch das Erstellen von Periodengesamtbeträgen können Berichte schneller ausgeführt werden, da das System Kontosalden beim Drucken des Berichts berechnet. Die Gesamtbeträge werden nicht speichert. Um einen Gesamtbetrag zu berechnen, müssen die Buchtransaktionen eines Kontos bis zum angegebenen Datum aufsummiert werden.

Beim Berechnen eines Saldos werden im System zunächst die betreffenden Datensätze für Periodengesamtbeträge aufsummiert und dann die zwischen dem Ende eines Abrechnungszeitraums und dem Anforderungsdatum hinzugekommenen Buchtransaktionen hinzugefügt.

Beispiel: Sie fordern am 15.04. einen Kontosaldo an, aber die Abrechnungszeiträume enden am 31.03. und 30.04. Das System berechnet den Gesamtbetrag durch Summieren der Datensätze für Periodengesamtbeträge bis einschließlich 31.03. und anschließendes Hinzufügen der Buchtransaktionen für den Zeitraum 01.04. bis 15.04.

Mit dieser Funktion werden alle Buchtransaktionen verarbeitet und periodenspezifische Saldobeträge für jedes Konto berechnet. Diese Daten werden dann für Hauptbuchberichte verwendet.

Führen Sie diese Funktion aus, wenn Sie den Verdacht haben, dass die Periodengesamtbeträge nicht korrekt sind. (Bei einer großen Zahl von Buchtransaktionen kann die Verarbeitung einige Zeit dauern.)

Außerdem eignet sich diese Funktion, wenn Sie mit Sortiermethoden arbeiten, die nur kurzzeitig benötigt werden.

Angenommen, Sie haben eine Sortiermethode für einen Finanzbericht definiert, der für den Jahresabschluss benötigt wird. Wenn der Bericht während des ganzen Jahres aktiv bleibt, wird die Systemleistung elf Monate lang unnötig beeinträchtigt. Stattdessen bietet es sich an, den Index in den elf Monaten inaktiv zu lassen, in denen er nicht benötigt wird. Ist der Zeitpunkt des Berichts gekommen, führen Sie die Funktion nur für diese betreffende Sortiermethode aus, wobei Sie das Kontrollkästchen Nur aktiv aktivieren. Nach dem Erstellen des Jahresabschlusses sollten Sie die Sortiermethode in der Maske Sortiermethoden für Periode bis zum nächsten Jahr deaktivieren.

Wenn Sie diese Funktion ausführen, ist das Kontrollkästchen Index aktiv für die Sortiermethoden im angegebenen Bereich nicht aktiviert. Auf diese Weise wird verhindert, dass von anderen Anwendern ausgeführte Programme die betreffenden Datensätze für Periodengesamtbeträge aufrufen und falsche Beträge bzw. Teilbeträge abrufen. Wenn die Funktion erfolgreich abgeschlossen wurde, ist das Kontrollkästchen Index aktiv aktiviert.

Hinweis: Wenn die Funktion nicht vollständig ausgeführt wurde (z. B. aufgrund eines Stromausfalls oder Systemfehlers), wird das Kontrollkästchen Index aktiv nicht aktiviert, und die Berechnung der Kontosalden ist verlangsamt, da das System nicht zuverlässig auf Periodengesamtbeträge zugreifen kann. Führen Sie die Funktion erneut aus, ohne das Kontrollkästchen Nur aktiv zu aktivieren.

Soll- und Habensummen getrennt

Wenn Sie getrennte Soll- und Habensummen auf gültigen Aktivitäten und Berichten ausgewählt haben, verwaltet die Funktion Buchgesamtbeträge/Periode neu berechnen die Berechnung dieser Summen. Wenn die Stornobuchung ebenfalls aktiviert ist, beinhaltet dieses Modul Sollbeträge mit negativen Vorzeichen und Habenbeträge in den Berechnungen. Wenn die Stornobuchung nicht aktiviert ist, werden getrennte Soll- und Habensummen auf Basis des positiven oder negativen Status der ursprünglichen Transaktionen bestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Stornobuchungen bei der einfachen Buchführung.

Hinweis: Mit der Transaktionskomprimierung, wie z. B. der Aktivität Journalgruppen buchen oder der Funktion Hauptbuchtransaktionen komprimieren, werden die Details gelöscht, die für das Verfolgen von getrennten Soll- und Habenbeträgen und für die Bereitstellung der Behandlung der Stornodarstellung erforderlich sind. Die Funktion Buchgesamtbeträge/Periode neu berechnen erfasst nur einen einzelnen Soll- oder Habenbetrag, wenn das Buch die Transaktionskomprimierung verwendet.