Konsolidierung - Übersicht

Sie können Finanzdaten mehrerer Standorte zur termingerechten Berichterstellung und für Online-Abfragen konsolidieren.

Entitäten

In einer Multi-Site-Umgebung können Sie eine Hierarchie von Finanzentitäten festlegen, denen betriebliche Standorte unterstellt sind. Eine Finanzentität ist eine geschäftliche Einheit,

für die sämtliche Bestandteile eines Abschlusses (Abschlussbestandteile) erstellt werden,
die über einen eigenen Hauswährungscode verfügt, den alle ihr unterstellten Standorte verwenden müssen, sowie über eigene Wechselkurse, die nicht zwingend von allen unterstellten Standorten/Entitäten verwendet werden müssen,
die ein eigenes Konten-Template, einen Kontenplan und eigene Abrechnungszeiträume aufweist, die von allen unterstellten Standorten verwendet werden müssen. (Bei unterstellten Entitäten müssen diese Attribute nicht zwingend identisch sein.)

Entitäten lassen keine geschäftlichen Aktivitäten zu, außer der Verwaltung von Abrechnungzeitraum-, Kontenplan- und Währungsinformationen sowie der Finanzberichterstattung zu ihren konsolidierten Büchern und Budgets. Entitätsanwender müssen der Standardberechtigungsgruppe für Entitätsmasken angehören, mit der die Verwendung von Masken der Entitätsebene geregelt ist. Sie müssen außerdem eine Lizenz für das Modul " Entity" besitzen.

Wenn die Kategorie Hauptbuch-Detail von den Standorten an die Entität repliziert wird, können Sie möglicherweise die Details bis zur ursprünglichen Transaktion anzeigen. (Dies setzt allerdings voraus, dass die zur Anzeige der Transaktionsdetails notwendigen anderen Kategorien ebenfalls repliziert werden. Das Replizieren dieser Ebene der Hauptbuchdaten und der anderen Transaktionsdetails an die Entität ist aus Gründen der Systemleistung nicht sinnvoll.) Werden die Daten nicht repliziert, müssen Sie sich am betreffenden Standort anmelden, um die Transaktionsdetails anzuzeigen.

Weitere Informationen zum Replizieren von Kategorien finden Sie im Dokument Multi-Site Planning Guide.

Standorte, die an eine Entität berichten

Die meisten Abläufe an Standorten, die an eine Entität berichten, unterscheiden sich nicht von den Abläufen an Standorten, die keiner Entität unterstellt sind. Zu solchen Abläufen zählen auch Finanztransaktionen. Berichtet ein Standort an eine Entität, wird der Kontenplan des Standorts in der Entität geführt und von dort kopiert. In der lokalen Kopie des Kontenplans können Sie Datensätze löschen, wenn Sie nur einen bestimmten Teil der Konten benötigen. Die Hauswährung des Standorts muss mit der Hauswährung der Entität identisch sein, aber die Wechselkurse können unterschiedlich sein. An den unterstellten Standorten müssen zusätzliche Konsolidierungsfunktionen ausgeführt werden, damit die gebuchten Buchtransaktionen und Budgets entsprechend der Hierarchie in die Entitäten kopiert werden.

Ein Standort muss nicht zwingend einer Entität unterstellt sein. In diesem Fall werden die Finanzdaten des Standorts nicht konsolidiert.

Einrichten von Entitäten und der Berichtsstruktur

Wenn Sie Systemdatenbanken erstellen oder Standorte und Entitäten hinzufügen, müssen Sie einen Standorttyp angeben. Wenn Sie einen Standort erstellen, der als Finanzentität verwendet wird, geben Sie einen Entitätstyp an.

Betriebsdaten, wie z. B. die Eingabe oder die Auswahl von Kunden und Lieferanten, sind bei Entitäten nicht erforderlich.

Definieren der Hierarchie

Zur Definition der Hierarchie der Standorte und Entitäten sind die folgenden Werkzeuge verfügbar:

'Untersteht Entität' ändern: Verwenden Sie diese Funktion am berichtenden Standort/der berichtenden Entität, um die Entität der nächsten Ebene anzugeben, an die der Standort/die Entität berichtet.
Multi-Site-Kopie Kontenplan: Verwenden Sie diese Funktion bei der Entität, um den Kontenplan in die berichtenden Standorte/Entitäten zu kopieren.
Buch konsolidieren Verwenden Sie diese Funktion am berichtenden Standort/der berichtenden Entität, um alle zuvor nicht konsolidierten Datensätze in der Hierarchie bis ganz oben zu konsolidieren.

Hinweis: Für das erstmalige Einrichten der Finanzhierarchie sind weitere Schritte notwendig.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten einer Konsolidierungsberichtsstruktur.

Um Unterstützung bei der Implementierung zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, sich an Infor Consulting Services zu wenden.

Die Finanzhierarchie muss nicht zwingend ausgeglichen sein.

Änderungen an der Berichtsstruktur

Im Laufe der Zeit können Standorte hinzukommen oder wegfallen und die Hierarchie der Entitäten kann sich ändern. Wenn solche Änderungen auftreten, werden die historischen konsolidierten Finanzdaten nicht geändert und es wird eine historische Standort-/Entitätsstruktur mit zeitlicher Entwicklung verwaltet. Dadurch wird beim Arbeiten mit vergangenen Perioden gewährleistet, dass in Berichten und Detaildaten auch nach der Änderung der Struktur identische Ergebnisse erzielt werden. Am Tag der Änderung einer Berichtsstruktur wird eine umfangreiche Transaktion gebucht, mit der alle Konten für die ausgewählten untergeordneten Standorte abgeschlossen werden, indem der Saldo jedes Kontos berechnet wird. Diese Transaktion wird zur Hälfte sofort in die vorhandene Struktur konsolidiert, wodurch die Salden der Bücher auf Null gesetzt werden. Nach der Änderung der Hierarchie wird die andere Hälfte der Transaktion in die neue Struktur konsolidiert, so dass Eröffnungssalden für alle Konten erstellt werden. Auf Standortebene hat dies keine Auswirkungen, da auf jedem Konto am selben Tag eine Lastschrift und eine Gutschrift über denselben Betrag gebucht wird.

Beim Ändern der Berichtshierarchie sollten Sie folgende Punkte beachten:

Abschlussbestandteilberichte für Entitäten enthalten nur Daten für Transaktionen, die in der Periode aufgetreten sind, zu der die Hierarchie gültig war.
Wenn die "Untersteht"-Zuordnung einer Entität geändert wird, wird die alte Zuordnung nicht als Nachweis zu Auditzwecken gespeichert.
Transaktionen werden unabhängig vom Gültigkeitsdatum der Hierarchieänderung und vom Datum der Buchtransaktion nur für die aktuelle Struktur konsolidiert.

Hinweis: Standorte können nur an Entitäten berichten, die identische Berichtsparameter aufweisen. Dazu müssen Kontenplan-Template, Hauswährung und Finanzperioden sowie alle für die Entität bereits definierten Kontenpläne identisch sein.

Währung

Die durchschnittlichen Wechselkurse werden anhand der für die jeweiligen Standorte definierten Wechselkurse berechnet (die einzeln für den Standort oder in einer Umgebung mit gemeinsamen Währungen für die übergeordnete Entität, an die der Standort berichtet, eingerichtet werden). Wenn während der Buchkonsolidierung auf Aufwands- und Erlöskonten gebucht wird, werden die auf der Ebene des Standorts definierten Währungen (die pro Standort oder bei Umgebungen mit gemeinsamen Währungen pro übergeordneter Entität eingerichtet werden) verwendet, um den durchschnittlichen Wechselkurs für die Periode zu berechnen und die in der Standortwährung geführten Beträge in die Konzernwährung umzurechnen. Damit die Buchkonsolidierung die Beträge korrekt in der Konzernwährung buchen kann, müssen die Wechselkurse pro Standort (oder in einer Umgebung mit gemeinsamen Währungen pro übergeordneter Entität) eingerichtet werden.

Nachstehend finden Sie einige Anmerkungen zum Arbeiten mit mehreren Währungen in einer konsolidierten Umgebung:

Die Basiswährung (Hauswährung) muss an allen Standorten, die an dieselbe Entität berichten, identisch sein. Jedoch können Sie die Standorte auch so einrichten, dass diese ihre eigenen Wechselkurse verwalten oder dass die Wechselkurse nur auf der Ebene der Entität verwaltet werden.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt über das Replizieren einer gemeinsam verwendeten Währung im Hilfethema Standardreplizierungskategorien.
Im Kontenplan jeder Entität wird für jedes Konto die Währungsumrechnungsmethode und der Wechselkurstyp angegeben.
Bei der Konsolidierung erfolgt die Umrechnung anhand der Währungstabelle der Entität. (Da die Standorte die Hauswährung ihrer Entität verwenden, ist auf dieser Ebene keine Umrechnung erforderlich.)

Zur Einhaltung der Standards FASB52 und GAAP müssen Sie in der Maske Kontenplan als Währungsumrechnungsmethode für Erlös- und Aufwandskonten Durchschnitt, für Aktiv- und Passivkonten Ende und für Eigenkapitalkonten Kassakurs angeben. Sie können die Eigenkapitalkonten ausschließen, indem Sie die Kontoklasse in der Maske Kontenplan auf Eigenkapital (Nicht-lagergeführt) setzen.

Hinweis: Diese Korrektur ist nur erforderlich, wenn das Buch in einer Multi-Site-Umgebung konsolidiert wird und die Hauswährung einer untergeordneten Entität nicht mit der Hauswährung der übergeordneten Entität identisch ist, wenn unterschiedliche Kontotypen mit unterschiedlichen Umrechnungsmethoden gebucht werden und wenn die Wechselkurse variieren.

Siehe FASB52 - Übersicht.

Kombinierter im Vergleich zu konsolidierter Bericht

In Abschlussbestandteilen können entweder kombinierte Daten für eine Gruppe von Standorten oder konsolidierte Daten einer Entität und der zugehörigen Standorte aus einem externen Tool wie einem Excel-Add-in, die an die Entität berichten, angezeigt werden.

Wenn vor dem Ändern der Hierarchiestruktur Abschlussbestandteile testweise erstellt werden sollen, um eine Vorschau der kombinierten Daten mehrerer Standorte anzuzeigen, kann die neue Struktur imitiert werden. Verwenden Sie das Excel-Finanzbericht-Tool um Daten von mehreren Standorten unter Verwendung der GL-Funktionen abzurufen und diese mithilfe von Excel-Funktionen zusammen zu führen. Der Saldo kann in die Währung Ihrer Wahl zur Berichtserstellung übernommen werden.

Im Excel-Finanzbericht-Tool ist es nicht erforderlich, den gleichen Kontenplan oder die gleiche Währung an allen Standorten zu verwenden. Beispiel: Sie können die Barsalden von unterschiedlichen Standorten mit einer Formel wie: =SLGLBAL(“10000”,,,,,”DALS”) + SLGLBAL(“10100”,,,,,”LOND”, “USD”) kombinieren. Diese Formel gibt die Kontonummer, den Standort und die Währung (sofern erforderlich) an. Beispiel:

Das LOND Kassenkonto verwendet einen Währungscode, der den Betrag in USD umrechnet. Das DALS Kassenkonto verwendet keinen Währungscode, da das Konto bereits in USD geführt wird.
Sowohl 10000 als auch 10100 repräsentieren Kassenkonten an verschiedenen Standorten.

Selbst nachdem Sie eine konsolidierten Umgebung eingerichtet haben, können Sie kombinierte Abschlussbestandteile für eine Gruppe von Standorten ausführen.

Bevor Sie konsolidierte Finanzberichte in der Entität erstellen, muss zuvor an allen Standorten, die an diese Entität berichten, die Funktion 'Buch konsolidieren' ausgeführt worden sein. Wird der Abschlussbestandteil erstellt, ist keine Umrechnung erforderlich, da die Daten auf der Ebene der Entität bereits in die Währung der Entität umgerechnet und dem Kontenplan der Entität angepasst sind.

Informationen zur Hauptbuchkonsolidierung

Sie können das Buch am Jahresende konsolidieren. Bei Aktivierung des Kontrollkästchens Jahresende bucht das System CTA-Korrekturtransaktionen für die Erlös- und Aufwandskonten in das Buch.

Die folgenden Prüfungen werden durchgeführt:

Die Hierarchie ist gültig
Die Konten werden richtig zugeordnet
Die Unterkonten werden richtig zugeordnet
Die Währungen werden richtig umgerechnet

Das System verwendet die Wechselkurstabellen, die durch jede Finanzentität definiert werden, in die die Konsolidierungseinträge geschrieben werden. Für Daten aus der Transaktion des auslösenden Standorts wird die Umrechnung direkt durchgeführt.

Anhand der Definitionen jeder Entität werden Periodengesamtbeträge erstellt und zusätzlich nach Hierarchie eingeteilt.

Beim Ausführen dieser Funktion wird ein Fehlerbericht erstellt. Wenn ein Ausnahmenfehler auftritt, wird der betroffene Buchdatensatz rückgängig gemacht und anschließend wird die weitere Verarbeitung fortgesetzt.

Vor dem Buchen der Transaktionen können Sie im Prüfmodus arbeiten, indem Sie das Kontrollkästchen Konsolidieren nicht aktivieren.

Hinweis: Vor dem Ausführen dieser Funktion müssen Sie auf Konzern-Entitätsebene ein gültiges Konto im Feld CTA-Konto der Maske Allgemeine Parameter angeben, da anderenfalls eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Wenn Sie eine erneute Konsolidierung durchführen, verwenden Sie die Funktion Buchkonsolidierungs-Kennzeichen setzen, um das Feld Buch konsolidiert zurückzusetzen. Löschen Sie anschließend in den Datenbanktabellen ledger und pertot die Daten für die Entitäten auf Konzernebene und niedrigeren Ebenen. Wenn Sie diese Schritte vor dem erneuten Ausführen von Buch konsolidieren nicht durchführen, ist das Entitätsbuch unausgeglichen.

Unterkontenzuordnung

Jedes Unterkonto wird 1:1 in die "Untersteht"-Entität kopiert, wenn das Unterkonto im betreffenden Konto der "Untersteht"-Entität aktiviert ist.

Budget konsolidieren

Verwenden Sie die Funktion Budget konsolidieren am berichtenden Standort/der berichtenden Entität, um sämtliche Standortbudgets und -pläne zu konsolidieren, die zuvor nicht konsolidiert waren. Alle Entitäten in der Hierarchie, die dem aktuellen Standort übergeordnet sind, müssen mit diesem die Hauptbuch- oder Buchkonsolidierungsdaten replizieren. Alle Budgets und Pläne der einzelnen Konten werden bis ganz nach oben in der Hierarchie konsolidiert. Das Budget und der Plan am aktuellen Standort bleiben unverändert. Für Entitäten höherer Ebenen werden die neu erstellten Budgets und Pläne mit dem Kontenplan, der Basiswährung und den Finanzperioden der Entität gespeichert.

Wenn Standorte oder Entitäten innerhalb eines Jahres zur Hierarchie hinzugefügt und entfernt werden, werden die ursprünglichen Budgets/Pläne durch die späteren ersetzt.