Informationen über mehrere Fälligkeitstermine für Rechnungen und Lastschriften
Für folgende Elemente können mehrere Fälligkeitstermine eingerichtet werden:
- Rechnungen, die anhand von Kundenaufträgen generiert und manuell in der Maske Rechnungen, Last- und Gutschriften eingegeben wurden.
- Lastschriften, die anhand der Maske Preiskorrekturrechnung generiert und manuell in der Maske Rechnungen, Last- und Gutschriften eingegeben wurden.
Um mehrere Fälligkeitstermine verwenden zu können, müssen Fakturierungsbedingungen mit mehreren Fälligkeitsterminen und Prozentsätzen eingerichtet und die entsprechenden Fakturierungsbedingungen für Kunden und Kundenaufträge ausgewählt werden.
Einrichten von Fakturierungsbedingungen
Wenn Sie mehrere Fälligkeitstermine verwenden möchten, erstellen Sie einen neuen Bedingungscode in der Maske Fakturierungsbedingungen. In dieser Maske geben Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Mehrere Fälligkeitstermine verwenden an, dass Sie mehrere Fälligkeitstermine verwenden möchten. Sie können mehrere Bedingungscodes erstellen, die mehrere Fälligkeitstermine verwenden.
Systemgenerierte Lastschriften aus der Maske Preiskorrekturrechnung sollten mehrere Fälligkeitstermine aufweisen, wenn ein Bedingungscode mit mehreren Fälligkeitsterminen verwendet wird.
Sie können in einem Bedingungscode mit mehreren Fälligkeitsterminen Folgemonatstage und Erweiterte Bedingungen verwenden. Fakturierungsbedingungen mit Skontotagen können jedoch nicht erstellt werden.
Ein Bedingungscode mit mehreren Fälligkeitsterminen enthält folgende Elemente:
- Folgenummer: Die Folgenummer wird vom System zugewiesen. Anhand dieser Nummer wird die Folge des Datensatzes mit mehreren Fälligkeitsterminen verfolgt. Die erste Folge beginnt mit 10, und die Nummerierung wird in Zehnerschritten fortgesetzt. Die Berechnung des Fälligkeitstermins erfolgt in der Regel anhand der Fälligkeitstage aus den Fakturierungsbedingungen. Sie müssen mehrere Folgenummern eingeben.
- Versatz um Tage: Die Anzahl an Tagen aus der vorherigen Fälligkeitsterminfolge der Fakturierungsbedingungen. Die erste Folge weist stets null Versatztage auf.
- Prozent: Die Summe aller Folgendatensätze für mehrere Fälligkeitstermine in einem Fakturierungsbedingungscode muss 100 Prozent entsprechen.
Kunden und Kundenaufträge
Wenn ein neuer Bedingungscode erstellt wird, steht er sofort zur Verfügung. Der standardmäßige Fakturierungsbedingungscode wird in der Maske Kunden eingerichtet, kann jedoch in den Masken Kundenaufträge, Preiskorrekturrechnung oder Rechnungen, Last- und Gutschriften geändert werden.
Sie sollten Kunden und Kundenaufträgen, für die die folgenden Optionen verwendet werden, keinen Bedingungscode mit mehreren Fälligkeitsterminen zuweisen:
- Akkreditiv erforderlich
- Sammelfakturierung
- Als Zahlungsart ist Wechsel angegeben.
Wenn diese Optionen ausgewählt werden, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Rechnung
Sobald der Kundenauftrag geliefert wurde, generiert das System die Rechnung und berechnet gemäß den Einstellungen im Bedingungscode einen Rechnungszahlungsplan. Datensätze für mehrere Fälligkeitstermine werden der Rechnung so lange zugewiesen, wie die Rechnung verfügbar ist. Wird eine Rechnung gelöscht, löscht das System alle Datensätze für Fälligkeitstermine, die für die entsprechende Rechnung verfügbar waren. Wird der Bedingungscode geändert, berechnet das System die Fälligkeitstermine neu und erstellt neue Fälligkeitstermin-Datensätze für die Rechnung.
In der Maske Rechnungen, Last- und Gutschriften können Sie die Beträge und Fälligkeitstermine nach Rechnungserstellung korrigieren. Der fällige Gesamtbetrag muss noch dem fälligen Rechnungsgesamtbetrag entsprechen. In der Maske Gebuchte Debitorentransaktionen - Detail können Sie nur den Fälligkeitstermin aktualisieren.
Um Rechnungen oder Lastschriften mit mehreren Fälligkeitsterminen in der Maske Rechnungen, Last- und Gutschriften zu erstellen, erstellen Sie mit der Funktion Zuordnungen generieren die Folge von Fälligkeitsterminen und fälligen Beträgen.
In den folgenden Beispielen werden mehrere Fälligkeitstermine eingerichtet und berechnet. Im zweiten Beispiel werden Folgemonatstage und Berechnungscodes verwendet.
BEISPIEL 1: Vier Folgen sind definiert. Das Rechnungsdatum ist der 5. Mai. In den Fakturierungsbedingungen beträgt der Versatz für den Fälligkeitstermin 30 Tage. Die folgende Tabelle veranschaulicht die Berechnung des Fälligkeitstermins.
| Folge | Versatz um Tage | Prozent | Endgültiger Fälligkeitstermin |
|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 25 | 5. Juni (5. Mai plus 30 Tage) |
| 20 | 30 | 25 | 5. Juli (5. Mai plus 60 Tage) |
| 30 | 30 | 25 | 3. August (5. Mai plus 90 Tage) |
| 40 | 30 | 25 | 1. September (5. Mai plus 120 Tage) |
BEISPIEL2 (Erweiterte Bedingungen): Drei Folgen sind definiert. Das Rechnungsdatum ist der 5. Mai. In den Fakturierungsbedingungen beträgt die Fälligkeit 30 Tage, der Berechnungscode lautet 2 (der Fälligkeitstermin wird auf das Monatsende gelegt), und als Folgemonatstag ist jeweils der 15. des Monats angegeben. In der folgenden Tabelle wird an einem Beispiel veranschaulicht, wie Sie die Zahlung aufteilen können und wie das System den zu zahlenden Betrag und den Fälligkeitstermin berechnet.
| Folge | Versatz um Tage | Prozent | Fälligkeitstermin der Rechnung | Angewendeter Berechnungscode | Endgültiger Fälligkeitstermin mit angewendeten Folgemonatstagen |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 0 | 30 | 4. Juni | 30. Juni | 15. Juli |
| 20 | 30 | 30 | 3. Juli | 30. Juli | 15. August |
| 30 | 30 | 40 | 3. August | 31. August | 15. September |
Anzeigen von Fälligkeitstermin-Datensätzen für eine Rechnung
Sie können die Liste der Fälligkeitstermine für eine Rechnung anzeigen, indem Sie in den folgenden Masken auf klicken:
- Rechnungen, Last- und Gutschriften
- Gebuchte Debitorentransaktionen - Detail
- Debitoren-Schnellzahlung
Anwenden von Zahlungen auf Rechnungen
Wenn Sie Zahlungen mit der Maske Debitorenzahlungen vornehmen und mehrere Fälligkeitsterminbeträge auf dieselbe Rechnung angewendet werden, erstellt das System einen Datensatz pro Zahlung pro Rechnung.
Wenn Sie Zahlungen mit der Maske Debitoren-Schnellzahlung vornehmen, wendet das System Zahlungen auf jeden Fälligkeitstermin an. Dabei wird unabhängig vom Eingangsdatum in chronologischer Reihenfolge vorgegangen. Der früheste Fälligkeitstermin wird stets zuerst bezahlt.
BEISPIEL 3: Angenommen, für die Rechnung I101 existieren 3 Fälligkeitstermin-Datensätze:
- Fälligkeitstermin = 10. Mai Fälliger Betrag = € 200
- Fälligkeitstermin = 10. Juni Fälliger Betrag = € 100
- Fälligkeitstermin = 10. Juli Fälliger Betrag = € 100
Eine Zahlung von € 250 wird auf diese Rechnung angewendet, und ein Datensatz des Typs Zahlung über € 250 wird für Rechnung I101 erstellt. Wenn das System die Fälligkeit der nicht vollständig bezahlten Rechnung anzeigen muss, wird folgendermaßen vorgegangen:
- Alle Datensätze für Rechnung I101 werden ermittelt.
- Die Zahlung und die Gutschrift werden berücksichtigt.
- Der Gesamtbetrag wird berechnet.
- Der Betrag wird auf den frühesten Fälligkeitstermin angewendet.
Im vorliegenden Beispiel wird der Zahlungsdatensatz von € 250 auf den ersten Fälligkeitstermin-Datensatz und anschließend auf den zweiten Fälligkeitstermin-Datensatz angewendet. Im Bericht 'Forderungsfälligkeiten' werden die folgenden Fälligkeitstermin-Datensätze für Rechnung I101 angezeigt:
- Fälligkeitstermin = 10. Juni Fälliger Betrag = € 50
- Fälligkeitstermin = 10. Juli Fälliger Betrag = € 100
Anwenden von Lastschriften auf Rechnungen
Sie können auch Lastschriften mit mehreren Fälligkeitsterminen erstellen, entweder manuell oder automatisch . Wenn eine Lastschrift automatisch generiert wird, können Sie sie vor der Buchung in der Maske Rechnungen, Last- und Gutschriften aktualisieren. Nach der Buchung können Sie sie wie eine Rechnung in der Maske Gebuchte Debitorentransaktionen - Detail anzeigen. Wenn die Lastschrift auf eine Rechnung angewendet wird, wird sie für Berichte und Kundenkontoauszüge zusammen mit der Rechnung für die Debitorenzahlungsverarbeitung und Fälligkeitsbestimmung verarbeitet.
Es gibt drei Möglichkeiten, Lastschriften auf Rechnungen anzuwenden, wenn die Lastschrift, die Rechnung oder beides mehrere Fälligkeitstermine aufweist:
- Eine Lastschrift mit einem einzelnen Fälligkeitstermin, die auf eine Rechnung mit mehreren Fälligkeitsterminen angewendet wird, wird auf den ersten Fälligkeitstermin angewendet.
- Bei einer Lastschrift mit mehreren Fälligkeitsterminen, die auf eine Rechnung mit mehreren Fälligkeitsterminen angewendet wird, wird die gesamte Lastschrift auf den ersten Fälligkeitstermin-Datensatz der Rechnung angewendet.
- Bei einer Lastschrift mit mehreren Fälligkeitsterminen, die auf eine Rechnung mit einem einzelnen Fälligkeitstermin angewendet wird, wird der gesamte fällige Betrag der Lastschrift auf den ersten Fälligkeitstermin-Datensatz der Rechnung angewendet.