Informationen über Gutschriften für Retouren

In einigen Fällen müssen Sie eine Gutschrift für eine Retoure ausstellen.

Ermitteln des zu zahlenden Gutschriftsbetrages

Über die Maske Retourenpositionen ermitteln Sie den Gutschriftsbetrag, der einem Kunden, der zur Ablehnung von Material berechtigt ist, gezahlt wird. Folgende Faktoren werden bei der Berechnung des Gutschriftsbetrages berücksichtigt:

Retourenmenge: Geben Sie die Anzahl der Teile ein, die der Kunde zurücksenden darf. Wenn vom Material auf einen Kundenauftrag und eine Position verwiesen wird, darf die Retourenmenge nicht größer sein als die in Rechnung gestellte Menge. Wenn es sich um ein Teil mit Serienverfolgung handelt, muss für die Retourenmenge eine ganze Zahl angegeben werden.
Gutschrift/Retoure: Hier können Sie die Gutschrift eingeben, die Sie für jede Retoure genehmigen. Der Standardwert entspricht den Kosten, die dem Teil auf dem ursprünglichen Kundenauftrag zugeordnet sind, falls dieser bekannt ist, oder den Kosten, die aus aktuellen Preisfindungsroutinen stammen, falls es sich um ein lagergeführtes Teil handelt.
Rücknahmekosten: Ihr Unternehmen kann den Kunden eine geringe Gebühr für die Arbeitszeit in Rechnung stellen, die für die Bearbeitung des zurückgeschickten Materials benötigt wird. Diese Gebühr wird häufig als Rücknahmekosten bezeichnet. Wenn auf Ihren Gutschriften jedoch eine andere Bezeichnung erscheinen soll, können Sie diese in das Feld Beschreibung der Maske Retourenparameter eingeben. Die Rücknahmekosten werden vom System auf Basis des im Feld Rücknahmekosten % der Maske Retourenparameter angegebenen Prozentsatzes berechnet und im Feld Rücknahmekosten angezeigt. Der Prozentsatz und der Betrag können überschrieben werden. Wenn Sie einen der Werte überschreiben, wird der andere Wert neu berechnet.

Hinweis:

Wenn eine Retourenposition auf einen gültigen Kundenauftrag und eine gültige Position verweist, wird versucht, die für den Originalauftrag gewährte Provision auf Grundlage des Retourenwertes zu mindern. Bei der Berechnung der zu reduzierenden Provision werden die Rücknahmekosten nicht berücksichtigt.
Alle Rechnungen (und Gutschriften) müssen am Lieferstandort erstellt werden. Alle Debitoren- und Bestandstransaktionen müssen ebenfalls an diesem Standort durchgeführt werden.

Drucken und Buchen der Gutschrift

Führen Sie den Bericht 'Retourenstatus' aus, um eine Vorschau aller Retourenpositionen anzuzeigen, die gutgeschrieben werden können. Retourenpositionen werden im Bericht 'Retourenstatus' angezeigt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

Das Kontrollkästchen Retoure ist aktiviert, und die Retourenmenge ist größer als die bislang gutgeschriebene Menge, ODER das Kontrollkästchen Retoure ist nicht aktiviert, und es ist ein gutzuschreibender Betrag vorhanden.
Retourenpositionen haben den Status Offen oder Geliefert. (Retourenpositionen mit dem Status Abgeschlossen oder Historie können nicht gedruckt oder gebucht werden.)
Die Retoure, die der Retourenposition zugeordnet ist, hat den Status Offen. (Teile, die Köpfen zugeordnet sind, die den Status Gestoppt, Abgeschlossen oder Historie haben, können nicht gedruckt oder gebucht werden.)

Nachdem Sie die vom Bericht abgerufenen Datensätze überprüft haben, können Sie den Bereich der Retourennummern oder Retourendaten modifizieren, um die Datensätze zu entfernen, für die momentan keine Gutschriften erstellt werden sollen.

Führen Sie nun die Aktivität Retourengutschrift aus, um die Retourengutschriften zu drucken und in das Debitorenmodul zu buchen.

Die Retourengutschrift wird auf demselben speziellen Formular wie die Standardrechnung gedruckt. Unter den Kopfinformationen wird das Wort "Retourengutschrift" gedruckt, um eine Unterscheidung der beiden Dokumente zu ermöglichen.

Formularlayout: Sie können eine Probegutschrift drucken und die Zeichen X und 9 zur Darstellung von Datenfelder verwenden.
Rücknahmekosten: Für die auf der Retourengutschrift gedruckten Rücknahmekosten wird die Bezeichnung verwendet, die Sie in der Maske Retourenparameter definiert haben. Wenn Sie Ihren Kunden keine Rücknahmekosten für die Rücksendung von Waren berechnen, sollten Sie keine Bezeichnung in das Feld Beschreibung der Maske Retourenparameter eingeben. Dies bewirkt, dass keine Bezeichnung auf der Gutschrift gedruckt wird.
Mehrsprachige Gutschriften: Wenn für den Kunden die Verwendung mehrsprachiger Rechnungen vorgesehen ist, wird für die Bezeichnungen auf der Gutschrift automatisch dieselbe Sprache verwendet.
Von der Hauswährung abweichende Währung: Der gebuchte Betrag wird immer in der Währung des Kunden gutgeschrieben, und zwar auch dann, wenn der auf der Gutschrift gedruckte Betrag in die Hauswährung umgerechnet wurde.
Vordruckformulare: Stellen Sie sicher, dass angegeben wird, ob die neuen Moore-Formulare (Standardeinstellung) oder die bisher verfügbaren (alten) Moore-Formulare verwendet werden sollen.
Formulare mit vorgegebenen Nummern: Wenn Sie mit Vordruckformularen und vorgegebenen Nummern arbeiten, wird die maximal zulässige Anzahl an Positionen pro Gutschrift über die Maske Debitorenparameter festgelegt. In diesem Fall wird immer derselbe Rechnungskopf verwendet, und nur die Gutschriftnummern unterscheiden sich. Zudem wird der Gesamtbetrag in der Fußzeile der Rechnung in Worten ausgedruckt.

Im Rahmen des Buchungsvorgangs wird der Status aller Retourenpositionen, die vollständig gutgeschrieben wurden, automatisch in Abgeschlossen geändert. Wenn alle mit einem Retourenkopf verknüpften Retourenpositionen den Status Abgeschlossen haben, wird der Status des Retourenkopfes ebenfalls in Abgeschlossen geändert.

Die Nummern der Konten, auf denen bei der Buchung der Gutschriften eine Soll- und eine Habenbuchung erstellt wird, werden von folgenden Feldern, Masken und Datensätzen abgerufen:

Wenn das Teil in der Maske Teile enthalten ist, aus dem Feld Endanwendertyp (sofern angegeben) oder dem Datensatz Zuordnungskonto.
Wenn das Teil nicht in der Maske Teile enthalten ist, aus dem Feld Endanwendertyp (sofern angegeben) oder der Maske Debitorenparameter (Verkaufsrabattkonto und Unterkonten).

Vom System berechnete Korrekturen

Wenn Kunden Material ablehnen, für das ihnen ein Rabatt gewährt wurde, oder für das ein Verkaufsmitarbeiter eine Provision erhalten hat, werden diese Berechnungen nach Möglichkeit vom System korrigiert.

Verkaufsrabatte, die auf dem ursprünglichen Kundenauftrag auf Auftrags- und auf Positionsebene gewährt wurden, werden rückgängig gemacht, wenn:

Der ursprüngliche Kundenauftrag und die Position bekannt sind.
Die Teile aller Retourenpositionen mit den Teilen der zugehörigen Kundenauftragspositionen übereinstimmen.

Hinweis: Der Betrag des Verkaufsrabattes, der rückgängig gemacht wird, wird angepasst, um eventuelle Unterschiede zwischen dem Preis pro Einheit auf dem ursprünglichen Auftrag und der Gutschrift pro Retoure in der Retourenposition widerzuspiegeln.

Der Betrag, auf dessen Basis die Verkaufsprovision berechnet wird, wird (vor Anwendung der Rücknahmekosten) um den Betrag der Gutschrift korrigiert, wenn:

Die Retourenposition auf einen gültigen Kundenauftrag (einschließlich Historienaufträge) und eine gültige Position verweist.
Die Retourenposition in der Maske Teile enthalten ist und mit dem Teil auf dem ursprünglichen Kundenauftrag übereinstimmt.
Dem Teil auf dem ursprünglichen Kundenauftrag Provisionen zugeordnet waren.

Wenn Sie eine Retourengutschrift drucken, wird dem Dokument eine Nummer zugeordnet, die als Rechnungsnummer gedruckt wird. Im Debitorenmodul wird die Retourengutschrift jedoch als offene Gutschrift mit der Rechnungsnummer 0 angezeigt.