Automatisches Erstellen von Belegen oder Korrekturen

Sie können zum Generieren von Belegen und Korrekturen aus den folgenden beiden Methoden auswählen:

Konfigurieren Sie die Funktion Automatischer Beleg für jeden Lieferanten.
Verwenden Sie die Maske Kreditorentransaktionen generieren, wie hier beschrieben.

Falls Sie mehrere Währungen für einen Lieferanten eingerichtet haben, können Sie Belege oder Belegkorrekturen erstellen, die auf eine andere Währung lauten als auf die Standardwährung des Lieferanten. Bei einem Beleg entspricht die Währung der der Bestellungen der Eingänge, für die der Beleg generiert wurde. Alle Bestellungen von Eingängen für einen Beleg müssen dieselbe Währung aufweisen. Bei einer Belegkorrektur entspricht die Währung der des Belegs, der korrigiert wird.

Auf der Registerkarte Zusätzliche Materialauswahl legen Sie die Kriterien zur Auswahl der Bestellungen und Wareneingangsscheine (WES) fest, auf die in der Rechnung des Lieferanten Bezug genommen wird.

Die Tabelle auf der Registerkarte Bestellungsauswahl enthält alle möglichen Datensätze für einen Lieferanten, und zwar unabhängig von der Einstellung der Felder Fester Kurs und Wechselkurs und einschließlich nicht-lagergeführter Teile. Wenn ein Datensatz aus dieser Tabelle ausgewählt wird, werden alle Datensätze, die nicht mit der Einstellung der Felder Fester Kurs und Wechselkurs des ausgewählten Datensatzes übereinstimmen, deaktiviert. Deaktivierte Datensätze werden erneut aktiviert, wenn die Auswahl aller Datensätze aufgehoben oder die Anzeige aktualisiert wird.

Hinweis: Das Tabellenfeld "Hauptbuchkonto" dient lediglich zur Information und gilt nicht für die aktuelle Transaktion.

Die Registerkarte Steuern ist nur aktiviert, wenn das Feld Im Einkauf verwenden in der Maske Steuersysteme für mindestens ein Steuersystem aktiviert wurde.

So generieren Sie Belege oder Korrekturen automatisch über die Maske Kreditorentransaktionen generieren:

Öffnen Sie die Maske Kreditorentransaktionen generieren.
So zeigen Sie Eingänge für Bestellpositionen an:
1. Wählen Sie die Bestellnummer auf der Lieferantenrechnung aus, für die Sie einen Beleg oder eine Korrektur erstellen möchten. Alternative:
2. Wählen Sie den Lieferanten aus, dessen Rechnung Sie eingeben, und klicken Sie dann auf Direktfilter.
  In der Tabelle werden Kombinationen aus Lieferant und Währung angezeigt. Sie können eines dieser Elemente auswählen, mit dem Sie arbeiten möchten. Damit werden die Bestellungen bestimmt, für deren Eingänge Belege generiert werden. Außerdem werden die anderen Aktivitäten gefiltert, z. B. Bestellung auswählen und Zusätzliche Materialauswahl.
3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  - Um einen Beleg über eingegangene Bestellpositionen zu erstellen, wählen Sie die Option Beleg aus.
  - Um eine Korrektur eines vorhandenen Belegs über zurückgegebene Teile erstellen, wählen Sie die Option Korrektur aus.
4. Wenn Sie im Feld Beleg die Option Korrektur ausgewählt haben, geben Sie die existierende Belegnummer ein.
5. Geben Sie in das Feld Hauptb.vt. ein Datum ein, oder übernehmen Sie das standardmäßig angezeigte aktuelle Datum. Bei dem Datum handelt es sich um den Datumsdatensatz der Kreditorentransaktion.
6. Wenn Sie den neuen Beleg mit einem Beleg aus der Belegvorerfassung verknüpfen wollen, wählen Sie die entsprechende Nummer aus, und klicken Sie dann auf OK.
7. Wählen Sie die Registerkarte Zusätzliche Materialauswahl aus.
8. So generieren Sie einen Beleg für Bestellpositionen:
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus Bestellung generieren.
  - Geben Sie den Bereich der zu berücksichtigenden Bestellungen ein.
  - Wählen Sie die zu berücksichtigenden Positionen/Abrufe aus.
    Hinweis: Wurde die Maßeinheit einer Bestellposition in eine Einheit geändert, die nicht mit der ursprünglichen Einheit in der Maske Teile übereinstimmt, verwendet die Funktion Kreditorentransaktionen generieren die ursprüngliche Maßeinheit zur Prüfung der Daten.
9. So generieren Sie Belege für WES-Positionen:
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus Wareneingangsschein generieren.
  - Geben Sie den Bereich der für die Rechnung zu berücksichtigenden WE-Scheine an.
  - (Optional) Wählen Sie den Bereich der WES-Positionsnummern aus, die in der Rechnung des Lieferanten enthalten sind.
  - (Optional) Wählen Sie den Bereich der Bestellnummern aus, die in der Rechnung des Lieferanten enthalten sind.
10. So generieren Sie EDI-Rechnungen:
  Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Aus EDI-Rechnungen generieren werden alle Werte gelöscht, die auf der Registerkarte Zusätzliche Materialauswahl in die Felder Aus Bestellung generieren und Aus Wareneingangsschein generieren eingegeben wurden. Gleichzeitig werden diese Felder deaktiviert, sodass keine weitere Eingabe mehr möglich ist.
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aus EDI-Rechnungen generieren. Das Feld ist deaktiviert, wenn der Lieferant nicht für EDI-Transaktionen eingerichtet wurde oder ausstehende Transaktionen auf der Registerkarte Material oder der Registerkarte Steuern vorhanden sind.
  - Wählen Sie eine Rechnung aus.
  - Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eing. mit WES, und geben Sie eine Wareneingangsscheinnummer in das Feld WES ein, um Wareneingangspositionen zu berücksichtigen.
  - Wählen Sie die Option Übereinstimmende auswählen aus. Eingänge für Bestellpositionen werden im Browser auf der Registerkarte Material angezeigt.
Bearbeiten Sie die Positionen, um die Eingänge mit der Lieferantenrechnung abzustimmen.

Bei der Bearbeitung von Eingangspositionen wird der Betrag im Feld Gesamt auf der Registerkarte Material automatisch neu berechnet.
1. Löschen Sie auf der Registerkarte Material alle Bestell- oder Wareneingangspositionen, die in der Rechnung des Lieferanten nicht enthalten sind.
2. Modifizieren Sie im Feld Zu berücksichtigen ggf. die Anzahl der Einheiten jeder im Beleg zu berücksichtigenden Position, oder übernehmen Sie den Standardwert, der sich aus der eingegangenen Menge abzüglich der Menge ergibt, die bereits für die Bestell- oder Wareneingangsposition im Beleg berücksichtigt wurde.
3. Modifizieren Sie ggf. die Kosten/ME für jede Position, oder übernehmen Sie den vorgegebenen Standardwert.
Erstellen Sie Positionen über ausstehende Steuertransaktionen für eingegangene Bestellungen.

Die Registerkarte Steuern ist nur aktiviert, wenn in der Maske Steuersysteme das Kontrollkästchen Im Einkauf verwenden für mindestens ein Steuersystem aktiviert ist.

Ist die Registerkarte Steuern deaktiviert, können Sie im Kopf in den Feldern für Sales Tax Steuerbeträge aus der Lieferantenrechnung oder bei Bedarf andere Beträge eingeben.
1. Wählen Sie die Registerkarte Steuern aus.
2. Wählen Sie die Option Steuer generieren aus. Über diese Aktivität wird die Sales Tax für jede ausstehende Belegposition auf der Registerkarte Material berechnet, und es werden für jede Bestellung, für die Steuern geschuldet werden, Positionen für ausstehende Steuertransaktionen erstellt. Die Aktivität zeigt in den Feldern Sales Tax auf der Registerkarte Steuern die Summe der Positionsbeträge an. Sie können die Summe(n) in den Kopf kopieren.
  
  Hinweis: Bei der Bezeichnung für das Feld Sales Tax handelt es sich um eine anwenderdefinierte Bezeichnung.
3. Um einen Steuerbetrag hinzuzufügen, der während des Generierungsvorgangs nicht erstellt wurde, müssen Sie eine neue Steuertransaktionsposition erstellen.
Geben Sie die zu zahlenden Beträge in den Belegkopf ein:
1. Geben Sie in das Kopffeld Material den Betrag ein, der im Feld Gesamt auf der Registerkarte Material angezeigt wird. Die Beträge in den beiden Feldern müssen identisch sein. Weiterhin sollte dieser Betrag mit dem Betrag identisch sein, der auf der Rechnung des Lieferanten angegeben wurde.
2. Geben Sie in die Kopffelder Fracht und Div. Kosten die Beträge aus der Rechnung des Lieferanten bzw. die angefallenen Beträge ein.
3. Wenn Sie die Sales Tax noch nicht im Kopf eingegeben haben, geben Sie den entsprechenden Betrag jetzt ein. Die Sales-Tax-Beträge im Kopf müssen der Gesamtsumme auf der Registerkarte Steuern entsprechen.
4. Wenn Sie einen nicht über EDI verarbeiteten Beleg bzw. eine Korrektur erstellen, wählen Sie die Registerkarte Allgemein aus, und geben Sie die erforderlichen Daten ein.
Um den Beleg oder die Korrektur zu generieren, klicken Sie auf Generieren.

Die neue Belegnummer wird in einer Meldung angezeigt, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.