Aktivieren der Beleggenehmigung

Die Funktion Beleggenehmigung kann über die Maske Einkaufsparameter aktiviert oder deaktiviert werden. Nach Aktivierung der Funktion Beleggenehmigung können Sie Werte für die Belegtoleranz angeben. Das Genehmigen von Belegen kann so flexibel angepasst werden.

  1. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Allgemein das Kontrollkästchen Beleggenehmigung.
  2. Geben Sie im Feld Belegtoleranz über den Prozentsatz für den oberen Grenzwert des Toleranzfaktors ein.
  3. Geben Sie im Feld Belegtoleranz unter den Prozentsatz für den unteren Grenzwert des Toleranzfaktors ein.
    Hinweis:  Der Toleranzfaktor darf weder über 100 Prozent liegen, noch eine negative Zahl sein.
  4. Wählen Sie zum Speichern Ihrer Auswahl Aktionen > Speichern aus.

Sie brauchen eine spezielle Zugriffsberechtigung, um die Maske Einkaufsparameter zu aktualisieren. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Wenn die Funktion Beleggenehmigung aktiviert ist, können Sie die Felder Genehm.-Status und Prüfer in der Maske Kreditorenbelege und -korrekturen aktualisieren. Die zu buchenden Belege werden anhand des Wertes im Feld Genehm.-Status ermittelt.

Für das Feld Genehm.-Status gibt es drei mögliche Werte: Genehmigt, Fehler und/oder Geprüft. Falls die Materialkosten pro Maßeinheit den auf dem Beleg angegebenen Kosten entsprechen oder innerhalb des Toleranzbereichs liegen, wird dem Beleg der Status Geprüft zugeordnet; andernfalls wird dem Beleg der Status Fehler zugeordnet. Wenn Sie die Funktion Beleggenehmigung starten und die Belege gebucht werden können, ändert das System den Wert im Feld Genehm.-Status in Genehmigt.

Hinweis:  Mit den Kosten/ME in der Maske Kreditorentransaktionen generieren werden die Materialkosten/ME (nicht die geplanten Kosten/ME) in der Maske Bestellposition/Abruf verglichen.

Wenn Sie die Belege automatisch über das Modul Einkauf erstellen, geht das System nach den folgenden Regeln vor:

  • Der Standardwert im Feld Prüfer wird vom Feld Einkäufer der Bestellung übernommen.
  • Allen Retouren oder Korrekturen wird der Genehmigungsstatus Fehler zugeordnet.
  • Bei Abweichungen zwischen den erwarteten Frachtkosten, diversen Kosten usw. ordnet das System nicht den Genehmigungsstatus Fehler zu.

Wenn Sie die Belege manuell über das Modul Kreditoren erstellen, geht das System nach den folgenden Regeln vor:

  • Das System ordnet den Belegen grundsätzlich den Genehmigungsstatus Fehler zu.
  • Jedes Mal, wenn ein Beleg aktualisiert wird, wird ihm der Genehmigungsstatus Fehler zugeordnet.
  • Wenn das Feld Genehm.-Status auf Genehmigt gesetzt wird, muss ein Wert in das Feld Prüfer eingegeben werden.