Einrichten von Zahlungen im Rahmen des elektronischen Zahlungsverkehrs (EFT)

Automatische Geldüberweisungen vom Bankkonto einer Firma an deren Lieferanten oder Mitarbeiter werden häufig über den elektronischen Zahlungsverkehr (EFT, Electronic Funds Transfer) abgewickelt. SyteLine unterstützt verschiedene Ausgabedateiformate für die Übermittlung an externe EFT-Übertragungssysteme.

Hinweis: Bedenken Sie, dass Schecknummern für Zahlungen an Lieferanten/Mitarbeiter mit einer EFT-Zahlungsart, bei der das EFT-Format auf ALLEFT gesetzt ist, auf 7 Stellen beschränkt sind. Sie können die Schecknummer manuell in der Maske Kreditorenzahlungen festlegen.
  1. Richten Sie in Maske Kontenplan neue Hauptbuchkonten und Unterkonten ein, die Sie für automatische Kreditorenzahlungen verwenden.
  2. Geben Sie in der Maske Allgemeine Parameter die Bankenaufsichts-ID Ihres Unternehmens an, wenn Ihr Unternehmen geschäftlich in Ländern aktiv ist, die diese ID fordern.
  3. In der Maske Länder sollten Sie bereits Ländercodes eingerichtet haben, die ISO-Ländercodes zugeordnet sind. Sie müssen außerdem das Bankleitzahlformat in dieser Maske für jedes Land einrichten, in das Sie elektronische Bankdaten übertragen möchten. Beispiele zum Grundformat finden Sie in der Hilfe für dieses Feld.
  4. Geben Sie in der Maske Bankabstimmungen Informationen zu den Banken an, die Sie für EFT-Transaktionen verwenden werden. Dazu gehören die Bank Ihres Unternehmens und die Lieferanten- und Mitarbeiterbanken.
    • Erstellen Sie einen Bankcode, und geben Sie die entsprechenden Informationen an, um die Banken zu beschreiben, bei denen Ihr Unternehmen über Konten verfügt. Dazu können die IBAN Ihres Unternehmens und die Währung zählen, in der Ihre Bank ihre Geschäfte abwickelt, und außerdem die BIC-Nummer Ihres Unternehmens oder die Bankenaufsichts-ID.

      Ihre Firma hat möglicherweise Konten bei Banken in unterschiedlichen Regionen oder in unterschiedlichen Währungen, um die Geschäfte und Zahlungsabläufe mit Lieferanten und Mitarbeitern in diesen Regionen bzw. Währungen zu vereinfachen.

    • Erstellen Sie einen Bankcode, und geben Sie Informationen an, um die einzelnen Banken zu beschreiben, bei denen Ihre Lieferanten und Mitarbeiter über Konten verfügen. Geben Sie die Währung an, in der die einzelnen Banken ihre Geschäfte abwickeln.

      Geben Sie bei Lieferantenbanken die entsprechenden EFT-Informationen an, darunter z. B. die IBAN-Nummer, die BIC-Nummer oder die Bankenaufsichts-ID.

    • Wenn Ihre Lieferanten bei ihren Bankgeschäften eine Nummer für die optische Zeichenerkennung verwenden, wählen Sie in den Feldern für die OCR-Referenzkontrolle die entsprechenden Einstellungen aus.
  5. Geben Sie in der Maske Bankadressen mindestens die Bankleitzahl und den Zweigstellencode für jede Bank ein.
  6. Geben Sie in der Maske Kreditoren-EFT-Buchung das Format ein.
  7. Verwenden Sie die Masken Bankdateiformat und Bankcode/Bankdateiformat, um die EFT-Parameter für die folgenden Informationen festzulegen:
    • EFT-Format: ALLEFT, BBMEFT, ABAFILE, NACHA PPD, NACHA CCD, SEPA, CPA, CNAB oder ZENGIN-Datei (JBA).
    • Bankcode für EFT-Transaktionen
    • Logischer Ordner, in dem die EFT-Ausgabedateien gespeichert werden
    • Anwendername und -nummer werden nur im ABAFILE-Format benötigt.
    • Ziel-ID und Erstellungs-ID werden nur im NACHA- und CPA-Format benötigt.
    • Firmen-ID wird nur im NACHA-Format benötigt.
    • Ob das Standardkonto verwendet wird oder nicht. Wird nur für das CPA-Format benötigt.
    • Registrierungsnummer wird nur im CNAB-Format benötigt.

    Nachdem die EFT-Verarbeitung begonnen hat, enthält diese Registerkarte ebenfalls das Erstellungsdatum der zuletzt erstellten EFT-Datei sowie den Namen (die Nummer) dieser Datei.

  8. Geben Sie im Bereich Zahlungsavis rechts neben den EFT-Parametern an, ob Sie das Zahlungsavis nach dem Buchen von EFT-Transaktionen drucken möchten.
  9. Richten Sie in der Maske Lieferanten oder Multi-Site-Lieferanten EFT-Informationen für die einzelnen Lieferanten ein.

    Diese Informationen umfassen den Bankcode für das Bankkonto Ihrer Firma, das Sie für automatische Zahlungen verwenden möchten, die Zahlungsart sowie den Code der Lieferantenbank, der das Lieferantenbankkonto beschreibt, auf dem Zahlungen von Ihrem Bankkonto eingehen.

    Wenn der standardmäßige Zahlungstyp eines Lieferanten EFT lautet, geben Sie die folgenden Informationen ein (je nach verwendetem EFT-Format):

    • Für ABAFILE: Geben Sie das Bankkonto, die EFT-Zahl (Sortiernummer) der Bank sowie den Kontonamen ein.
    • Für ALLEFT und BBMEFT: Geben Sie das Bankkonto und die EFT-Zahl (Sortiernummer) der Bank ein.
    • Für CNAB: Geben Sie die BLZ-Referenz, die EFT-Zahl (Sortiernummer) der Bank sowie den Kontonamen ein.
    • Für CPA: Geben Sie das Bankkonto, die BLZ-Referenz, die EFT-Zahl (Sortiernummer) der Bank sowie den Kontonamen ein.
    • Für NACHA PPD und NACHA CCD: Geben Sie den Namen, die BLZ-Nummer und die BLZ-Referenz der Bank sowie das Bankkonto ein.
    • Für SEPA: Geben Sie die internationale Kontonummer (International Bank Account Number, IBAN) an.

    Geben Sie für Lieferanten in Ländern, in denen dies gefordert wird, die Bankenaufsichts-ID an.

    Wenn für den Lieferanten ein Zahlungsempfänger-Lieferant festgelegt wurde, müssen Sie auch die EFT-Informationen für den Zahlungsempfänger-Lieferanten einrichten.

  10. Geben Sie in der Maske Mitarbeiter im Abschnitt Direkte Zahlungsgutschrift die entsprechenden Bankinformationen für Mitarbeiter ein, die automatische Zahlungen erhalten können. Die Informationen, die Sie bereitstellen müssen, sind abhängig von den Anforderungen der Bankenaufsicht.

Die einzelnen Buchungsschritte finden Sie unter Buchen von Transaktionen für den elektronischen Zahlungsverkehr.