Verarbeiten von externen Aufwendungsberichten

SyteLine kann diese BODs entweder über das Kreditoren- oder das LuG-System verarbeiten. Dies wird durch die Einstellung des Felds Bericht 'Externe Aufwendungen' in Kreditoren verarbeiten in der Maske Kreditorenparameter bestimmt:

• Wenn die Option Bericht 'Externe Aufwendungen' in Kreditoren verarbeiten ausgewählt ist, werden die Kosten über einen Lieferantendatensatz bezahlt, der mit dem Mitarbeiterdatensatz verknüpft ist.
• Wenn die Option Bericht 'Externe Aufwendungen' in Kreditoren verarbeiten nicht ausgewählt ist, werden dem Mitarbeiter die Aufwendungen über die LuG-Zahlungen erstattet.

Bevor Sie mit der Verarbeitung von Aufwendungsberichten beginnen, müssen Sie Mitarbeiterinformationen und bestimmte Codes in SyteLine einrichten. Wenn Sie Aufwendungen über das Kreditorensystem verarbeiten, müssen Sie auch die folgenden Tasks ausführen:

• Geben Sie auf der Maske Externe Aufwendungstypen Informationen zur Generierung der entsprechenden Transaktionen und Belegzuordnungen an. Zu typischen Aufwendungstypen gehören beispielsweise der Flugpreis, die Mahlzeiten oder die Hotelübernachtung. In einem Aufwendungsbericht in Infor Expense Management ist dieser Aufwendungstyp mit einem Infor Expense Management-Projekt verknüpft. Das Infor Expense Management-Projekt hat ein Präfix (SRO_ für Serviceaufträge, PRJ_ für Projekte, JOB_ für Fertigungsaufträge oder ein anderes Präfix für sonstige Kostenstellen). Der Aufwendungstyp Hotelübernachtung kann beispielsweise mit SRO_SO0000000002/1 verknüpft sein, das in SyteLine in eine spezifische Serviceauftragsposition umgewandelt wird.

  Der Transaktionstyp (Präfix) bestimmt, wie Felder in dieser Maske während der Verarbeitung des angegebenen Aufwendungstyps in SyteLine verwendet werden:

  • Bei Kostenstellen, wenn also Aufwendungen nicht mit einem SyteLine-Auftrag verknüpft sind, wird das Belegaufwandskonto für Kreditorenbelegzuordnungen verwendet.
  • Bei Fertigungsaufträgen wird das Auftragsgegenkonto für Kreditorenbelegzuordnungen verwendet. Dieses Konto wird bei der Buchung einer FA-Materialtransaktion für eine Gutschrift verwendet. Das Feld ME wird für eine Materialtransaktion benötigt und ist in der Regel auf Stück gesetzt.
  • Bei Serviceaufträgen wird das Auftragsgegenkonto für Kreditorenbelegzuordnungen verwendet. Der Code für Sonstiges für SvA wird für "sonstige" Servicetransaktionen verwendet, um das Konto "Code für Sonstiges" zu erhalten. Dieses Konto wird für die Gutschrift verwendet, wenn die Serviceauftragstransaktion gebucht wird.
  • Bei Projektaufträgen wird die Kostenart in dieser Maske auf die Kostenart der Kreditorenbelegzuordnung gesetzt. Die Kostenart und das Projekt werden verwendet, um die Kontodaten abzurufen, die für diese Zuordnung verwendet werden sollen. Wenn der Kreditorenbeleg gebucht wird, wird eine Projekttransaktion erstellt und für den Projektauftrag bzw. die Projekt-Task gebucht.
• Richten Sie Lieferantendatensätze ein, und verknüpfen Sie diese mit jenen Mitarbeitern, die eine Erstattung ihrer Aufwendungen erhalten.

Detaillierte Anweisungen finden Sie in der Infor SyteLine-Integrationsanleitung für Infor Expense Management.