Senden einer Email-Massenmitteilung
Wenn Sie eine Microsoft Word-Vorlage (mit der Erweiterung .docx oder .dotx) angeben und Seriendruck verwenden, wird Ihre Email-Nachricht über Ihre Installation von Microsoft Outlook gesendet. Die Email-Nachricht wird als HTML-Dokument mit eingebetteten Merge-Feldern erstellt. Um ein Seriendruck-Template mit einer HTML-Formatierung für das Versenden einer Email-Massenmitteilung zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Wenn Sie diese Email-Massenmitteilungen von einer speziellen Marketing-Email-Adresse anstatt Ihrer persönlichen Adresse aus versenden möchten, fügen Sie das Marketing-Email-Konto Ihrem Outlook-Profil hinzu, und richten Sie es vorübergehend als Standardkonto ein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine Word-Vorlage mit eingebetteten Seriendruck-Feldern erstellt haben, die für diese Mitteilung geeignet ist. Siehe Einfügen von Seriendruckfeldern für Kontakte in einem Word-Template.
- Geben Sie im Kommunikations-Assistenten die Kommunikationsart an.
- Geben Sie als Kommunikationsverfahren Email an.
- Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie in der Maske Kontaktgruppen definiert haben.
- Klicken Sie auf . Die Kontakte aus der Gruppe, die angegeben haben, dass sie diese Art von Mitteilungen erhalten wollen, werden aufgeführt.
- Wählen Sie die Kontakte aus der Gruppe, die in diese Kommunikation eingeschlossen werden sollen, und klicken Sie auf .
- Klicken Sie auf , und wählen Sie die in Schritt 2 angegebene Vorlage aus.
- Das System reagiert mit dem Erstellen einer .csv-Datei, die einen Datensatz für jeden Kontakt sowie die dazugehörigen Seriendruck-Werte enthält. Sie werden aufgefordert, die Datei zu öffnen. Klicken Sie auf , wenn Sie die Werte prüfen möchten. Schließen Sie anschließend die Datei.
- Der Text aus der Vorlage, einschließlich der Seriendruck-Felder, wird im Feld Nachricht angezeigt. Bearbeiten Sie den Mitteilungstext in der Maske nicht.
- Geben Sie einen Betreff für die Mitteilung an.
- Klicken Sie auf .
- Die Email-Massenmitteilung füllt die Word-Vorlage mit Daten aus Ihren ausgewählten Kontakten und sendet jeden Datensatz separat von Ihrem Outlook-Profil. Gesendete Emails können in Ihrem Outlook-Ordner "Gesendete Nachrichten" angezeigt werden.
- Geben Sie im Kommunikations-Assistenten Informationen zu der Kommunikation an. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Feldbeschreibungen.
- Klicken Sie auf , um die Protokollinformationen zu speichern.