Senden einer Email-Massenmitteilung

Wenn Sie eine Microsoft Word-Vorlage (mit der Erweiterung .docx oder .dotx) angeben und Seriendruck verwenden, wird Ihre Email-Nachricht über Ihre Installation von Microsoft Outlook gesendet. Die Email-Nachricht wird als HTML-Dokument mit eingebetteten Merge-Feldern erstellt. Um ein Seriendruck-Template mit einer HTML-Formatierung für das Versenden einer Email-Massenmitteilung zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1.  Wenn Sie diese Email-Massenmitteilungen von einer speziellen Marketing-Email-Adresse anstatt Ihrer persönlichen Adresse aus versenden möchten, fügen Sie das Marketing-Email-Konto Ihrem Outlook-Profil hinzu, und richten Sie es vorübergehend als Standardkonto ein.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Word-Vorlage mit eingebetteten Seriendruck-Feldern erstellt haben, die für diese Mitteilung geeignet ist. Siehe Einfügen von Seriendruckfeldern für Kontakte in einem Word-Template.
  3. Geben Sie im Kommunikations-Assistenten die Kommunikationsart an.
  4. Geben Sie als Kommunikationsverfahren Email an.
  5. Wählen Sie die Gruppe aus, die Sie in der Maske Kontaktgruppen definiert haben.
  6. Klicken Sie auf Weiter. Die Kontakte aus der Gruppe, die angegeben haben, dass sie diese Art von Mitteilungen erhalten wollen, werden aufgeführt.
  7. Wählen Sie die Kontakte aus der Gruppe, die in diese Kommunikation eingeschlossen werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
  8. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie die in Schritt 2 angegebene Vorlage aus.
  9. Das System reagiert mit dem Erstellen einer .csv-Datei, die einen Datensatz für jeden Kontakt sowie die dazugehörigen Seriendruck-Werte enthält. Sie werden aufgefordert, die Datei zu öffnen. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Werte prüfen möchten. Schließen Sie anschließend die Datei.
  10. Der Text aus der Vorlage, einschließlich der Seriendruck-Felder, wird im Feld Nachricht angezeigt. Bearbeiten Sie den Mitteilungstext in der Maske nicht.
  11. Geben Sie einen Betreff für die Mitteilung an.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Die Email-Massenmitteilung füllt die Word-Vorlage mit Daten aus Ihren ausgewählten Kontakten und sendet jeden Datensatz separat von Ihrem Outlook-Profil. Gesendete Emails können in Ihrem Outlook-Ordner "Gesendete Nachrichten" angezeigt werden.
  14. Geben Sie im Kommunikations-Assistenten Informationen zu der Kommunikation an. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Feldbeschreibungen.
  15. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Protokollinformationen zu speichern.