Informationen über Eingangstransaktionen
In EDI gibt es einige Funktionen, die die nahtlose Aufnahme von Eingangsdaten von sowohl Kunden als auch Lieferanten in SyteLine ermöglichen. Dazu gehören folgende Prozesse:
- Laden von konvertierten Daten aus Flatfiles in die EDI-Datenbanktabellen
- Prüfen von EDI-Daten
- Buchen von Eingangsdaten aus den EDI-Tabellen in die normalen SyteLine-Tabellen
- Verarbeiten von Fehlern
- Erstellen von Fehlerberichten
- Löschen von Eingangstransaktionen
Der Zugriff auf das EDI-Postfach initiiert einen Eingangsdatenfluss. Diese Aktion leitet Daten über den Konverter in die EDI-Tabellen in SyteLine.
Das folgende Diagramm zeigt die Eingangsfunktionen von EDI.
Bedarfsseitige Eingangstransaktionen
Die EDI-Schnittstelle unterstützt die folgenden Eingangstransaktionen Ihrer Kunden:
- Bestellungen (850/ORDERS): Beim Buchen nach SyteLine erstellen oder aktualisieren diese Transaktionen reguläre Kundenaufträge oder Rahmenkundenaufträge.
- Geplante Aufträge (830/DELFOR): Beim Buchen nach SyteLine erstellen oder aktualisieren diese Transaktionen Kundenauftragspositionen (Forecasts eines Kundenauftrags) oder Rahmenabrufe.
- Lieferaufträge (862/DELJIT): Beim Buchen nach SyteLine erstellen oder aktualisieren diese Transaktionen Kundenauftragspositionen (Bestätigungen eines Kundenauftrags) oder Rahmenabrufe.
Das System importiert Transaktionen vom Konverter als formatierte ASCII-Dateien.
Zugangsseitige Eingangstransaktionen
Die EDI-Schnittstelle unterstützt die folgenden Eingangstransaktionen Ihrer Lieferanten:
- Bestellbestätigungen (855/ORDRSP): Diese Transaktion wird als EDI-Bestellbestätigung in SyteLine gebucht. Automatische Buchungen sind möglich.
- Lieferavis (856/DESADV): Diese Transaktion wird als EDI-Lieferanten-Lieferavis nach SyteLine gebucht und kann bei der Funktion Bestelleingang als Eingabe verwendet werden.
- Rechnungen (810/INVOIC): Diese Transaktion wird als EDI-Lieferantenrechnung nach SyteLine gebucht und kann beim Erstellen von Kreditorenbelegen als Eingabe verwendet werden. Automatische Buchungen sind möglich.
Importieren von Eingangstransaktionen
Sie können EDI-Eingangstransaktionen über die Funktion EDI-Transaktionen importieren importieren oder vom System als Teil einer selbst definierten Hintergrund-Task laden lassen.
SyteLine lädt die Ausgangs-ASCII-Flatfiles über den Konverter in die EDI-Datenbanktabellen. Mehrere Positionen in der ASCII-Datei und mehrere Datensätze in den EDI-Tabellen werden als eine Transaktion verarbeitet. Während dieser Phase des Eingangsprozesses wird nur eine minimale Datenprüfung vorgenommen.
Die nachfolgende Tabelle erläutert die Benennung der Dateien, wobei das Suffix "XXX" für Datendateien dem Handelspartner-Code aus der Maske EDI-Parameter entspricht (Zugang und Bedarf) und HHMM.JJJ die Uhrzeit sowie die Julianische Datumsangabe für die Archivdatei angibt.
Die folgende Tabelle beschreibt die Dateinamen für jeden einzelnen Eingangstransaktionstyp:
| Trans.typ | Datenverzeichnis-Dateiname | Archivverzeichnis-Dateiname |
|---|---|---|
| 810 | 810_DTL.XXX | INV(HHMM.JJJ) |
| 830 (Kopf) | RSEQ_HDR.XXX | RH(HHMM.JJJ) |
| 830 (Detail) | RSEQ_DTL.XXX | RD(HHMM.JJJ) |
| 850 | 850_EXP.XXX | PO(HHMM.JJJ) |
| 855 | 855_DTL.XXX | ACK(HHMM.JJJ) |
| 856 | 856_DTL.XXX | VSN(HHMM.JJJ) |
| 862 (Kopf) | RSEQ_HDR.XXX | SH(HHMM.JJJ) |
| 862 (Detail) | RSEQ_DTL.XXX | SD(HHMM.JJJ) |
Prüfen von Transaktionen
EDI prüft Eingangstransaktionen nach Regeln, die für die einzelnen Transaktionstypen vordefiniert wurden. Es gibt zwei Typen von Prüfregeln: Schnittstellenfehler und Datenfehler.
Schnittstellenfehler resultieren aus einem Setup-Konflikt zwischen Konverter und SyteLine. Datenfehler sind Fehler im Dateninhalt.
Beim Verarbeiten von Eingangsbuchungen wird jede einzelne Eingangstransaktion geprüft. Wenn die Transaktion die Prüfung besteht, wird sie an das Buchungsverfahren weitergeleitet. Das System ermittelt Transaktionen, die das Prüfverfahren nicht bestanden haben. Bei bedarfsseitigen Transaktionen können Sie die Fehler in der Maske EDI-Kundenaufträge anzeigen, indem Sie anzeigen auswählen. Bei zugangsseitigen Transaktionen gibt es zu jeder Transaktionen einen Bericht, den Sie zum Prüfen der Fehler ausführen können.
Buchen von Transaktionen nach ERP
Um Eingangstransaktionen in SyteLine automatisch zu buchen, müssen Sie die Option Automatisches Buchen für den Handelspartner auf Eingang oder Beide setzen. Das System prüft diese Option beim Importieren von Transaktionen in die EDI-Tabellen, um festzustellen, ob die Transaktionen automatisch gebucht werden sollen. Beim Buchen werden die Daten aus den EDI-Tabellen in die normalen SyteLine-Datentabellen verschoben.
Das System prüft alle Eingangstransaktionen und bucht alle fehlerfreien Transaktionen in das System. Das Programm ermittelt Transaktionen, die aufgrund eines Fehlers nicht gebucht werden, und speichert sie in den EDI-Tabellen, wo sie über die entsprechende Maske verarbeitet werden können.
Wenn Sie die Option Automatisches Buchen auf Keine setzen, lädt das System die Transaktionen in die EDI-Tabellen, ohne diese weiter zu verarbeiten. Danach können Sie zum Überprüfen von Daten Berichte ausführen, bevor Sie versuchen, die Transaktionen in die normalen SyteLine-Tabellen zu buchen.
Verarbeiten von Fehlern
Bei Bedarfstransaktionen können Sie das Feld auf dem Bildschirm aktualisieren, wenn ein Eingangsdatenfeld einen Fehler enthält. So kann die Transaktion in SyteLine gebucht werden, Sie müssen diese Änderung allerdings dem Handelspartner mitteilen. Einige Handelspartner möchten, dass die ursprüngliche Transaktion gelöscht und die korrigierten Daten übermittelt werden. Andere wünschen eine Bestellbestätigung (855/ORDRSP), in der die Auftragsänderungen gekennzeichnet werden.
Sie können einige in den Eingangsdaten aufgetretene Fehler überschreiben, indem Sie einen Teil der Prüfoptionen für den jeweiligen Handelspartner ausschalten. Dazu gehören beispielsweise Fehler wie Kreditlimit überschritten oder Falscher Preis.
Bei Zugangstransaktionen (Informationen, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten) können vor dem Buchen keine Daten geändert werden. Wenn Fehler auftreten, können Sie diese im SyteLine-System überschreiben oder eine erneute Übermittlung der Daten anfordern.
Siehe Fehler, die das Buchen von EDI-Bedarfstransaktionen unterbrechen und Fehler, die das Buchen von EDI-Zugangstransaktionen unterbrechen.
Online-Fehlerprotokoll und -Fehlerberichte
Zu jeder Eingangstransaktion sind Fehlerberichte verfügbar. Diese Berichte starten die Transaktionsprüfung und zeichnen alle gefundenen Fehler auf.
Der Bericht enthält eine Zusammenfassung von Informationen zu Transaktionen mit und ohne Fehler. Sie können alle Fehlerberichte für einen Handelspartnerbereich drucken. Zusätzliche Auswahlkriterien stehen für jeden einzelnen Transaktionstyp zur Verfügung.