Einrichtung von Retouren

Um die Retourenverarbeitung an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen zu können, stellt das System Ihnen unterschiedliche Codes und Parameter zur Verfügung, die Sie definieren, um spezifische Prozesse oder die Verfolgung wichtiger Fragen zu unterstützen.

Zum Einrichten der Retourenverarbeitung verwenden Sie folgende Masken:

Retouren-Parameter (Ret.)
Dispositionscodes
Rücklieferungsgründe
Ursachen
Gründe für Retouren (RMA)

Hinweis: Diese Codes bieten Ihnen vielfältige Möglichkeiten, um das System an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Wenn Sie beim ersten Einrichten des Systems einige wenige wichtige Entscheidungen treffen, können Sie das System später problemlos anpassen, um die gelieferten Ergebnisse zu optimieren.

Erstes Einrichten. Die Auswahl von Optionen in der Maske Retouren-Parameter ist von entscheidender Bedeutung für ein funktionsfähiges Retourensystem. Geben Sie in der Maske Retouren-Parameter Antworten auf die folgenden Fragen ein:

Sollen die vom System generierten Retourennummern ein Präfix erhalten?

Es empfiehlt sich, in das Feld Retourenpräfix ein Präfix (R, Ret. oder eine andere Folge von Buchstaben, die leicht zu merken ist) einzugeben. Durch dieses Präfix wird sichergestellt, dass Retouren und Kundenaufträge nicht vermischt werden. Das Präfix und ein separates Nummerierungsschema können hilfreich sein, um beim Drucken von Gutschriften die Unterscheidung zwischen Gutschriften und Rechnungen zu ermöglichen.
Soll für die Bearbeitung einer Retoure eine Gebühr erhoben werden?

Wenn ja, geben Sie den zu berechnenden Standardprozentsatz in das Feld Rücknahmekosten % ein.
Wie soll diese Gebühr bezeichnet werden?

Das System bezeichnet diese Gebühr intern immer als Rücknahmekosten. Wenn Sie jedoch eine andere Bezeichnung bevorzugen, können Sie diese in das Feld Beschreibung eingeben. Auf Retourengutschriften wird die erhobene Gebühr mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung ausgewiesen.
An welchen Lagerort im Lager soll Retourenmaterial gesendet werden?

Geben Sie den Standardlagerort für Retourenmaterial in das Feld Lagerort ein. In der Regel handelt es sich hierbei um einen gesperrten Lagerort (d. h. einen Lagerort, für den in der Maske Lagerorte das Feld Gesperrter Bestand ausgewählt ist).
Auf welchem Konto soll der Eingang von Rücknahmekosten verbucht werden?

Geben Sie im Feld Rücknahmekosten-Kto die Kontonummer aus dem Hauptbuch und ggf. die entsprechenden Unterkonten ein.

Laufende Anpassung. Sie können beim erstmaligen Einrichten oder später bei Bedarf Codes hinzufügen und definieren, die Sie beim Aufzeichnen nützlicher Informationen zu einzelnen Einträgen und beim retourenübergreifenden Verfolgen bestimmter Fragestellungen und Probleme unterstützen. Die vier Masken variieren im Hinblick auf Ebene und Art der Informationen, die Sie mit diesen Masken verfolgen können:

Ursachen sind auftragsspezifisch. Sie werden im Retourenkopf zum Kategorisieren von Problemen oder Fragen eines Kunden bezüglich eines ganzen Auftrags verwendet. Mögliche Beispiele:
- SLI für "Späte Lieferung"
- BWT für "Beschädigt während Transport"
Dispositionscodes sind teilespezifisch. Sie werden auf Ebene der Retourenposition verwendet, um zu beschreiben, was mit dem Material nach der Rücksendung geschehen soll. Mögliche Beispiele:
- AAV für "Ausschuss und Abfallverwertung"
- "RZL" für "Reparieren und zurück an Lager"
Rücklieferungsgründe sind teilespezifisch. Sie werden auf Ebene der Retourenposition verwendet, um Ihre Beurteilung des Retourenmaterials oder Probleme, die für bestimmte Teile gelten, zu beschreiben. Mögliche Beispiele:
- BWT für "Beschädigt während Transport"
- FTL für "Falsches Teil in Lieferung"
Gründe werden nicht beim Einrichten definiert und werden nur verwendet, wenn Sie eine Menge im Feld Retourenmenge der Maske Retourentransaktion zurückbuchen. Der Code "Retoure (RMA)" ist bereits als Grund enthalten.

Ursachencodes, Dispositionscodes und Rücklieferungsgründe können mithilfe des Berichts 'Retourenstatus' verfolgt werden. Da diese drei Codes mithilfe eines Standardberichts verfolgt werden, sollten Sie Codes auswählen, durch die Probleme und Fragestellungen erfasst werden, die für das Management von Interesse sind (z. B. um neue Qualitätsvorgaben zu definieren oder um aktuelle Qualitätsvorgaben zu erreichen).