Sammelrechnung - Übersicht
Sie können beispielsweise eine wöchentliche Rechnung drucken, die alle Aufträge erfasst, die im Laufe der Woche an einen Kunden geliefert wurden. Die Auftragsteile in der Rechnung können aus mehreren Bestellungen, die der Kunde aufgegeben hat, oder von mehreren Kundenaufträgen stammen, die einer Bestellung zugeordnet sind.
Eine Sammelfakturierung kann für die meisten Kundenaufträge und Kundenauftragsteile, ausgenommen in den weiter unten aufgeführten Situationen, erstellt werden. Teile, die im Rahmen von Versandaufträgen geliefert werden, müssen über das Sammelfakturierungssystem in Rechnung gestellt werden.
Die Sammelfakturierung kann auf unterschiedlichen Ebenen erfolgen:
- Kunde: Sie können festlegen, dass für alle Aufträge, die an einen Kunden geliefert werden, eine Sammelfakturierung möglich ist.
- Kundenauftrag Sie können festlegen, dass alle Teile, die im Rahmen eines bestimmten Kundenauftrags geliefert werden, in die Sammelfakturierung aufgenommen werden.
- Kundenauftragsteil Sie können festlegen, dass bestimmte Teile in einem Kundenauftrag in die Sammelfakturierung aufgenommen werden.
Das Intervall für die Rechnungserstellung (Täglich, Wöchentlich, Zweimonatlich, Monatlich, Sonstiges oder Sperre) wird in den Grundeinstellungen der Sammelfakturierung festgelegt. Darüber hinaus können Sie angeben, ob Positionen einer Rechnung zusammengefasst werden sollen. Hierbei werden ähnliche Kundenauftragsteile zu einer einzigen Position in der Sammelrechnung zusammengefasst.
Wenn das Kontrollkästchen Steuer in Preis aufnehmen für einen Kunden aktiviert ist, konsolidiert das System nur die Kundenaufträge, für die das Kontrollkästchen Steuer in Preis aufnehmen ebenfalls aktiviert ist. Das System berechnet den Preis vor Steuer und nimmt anschließend die entsprechenden Hauptbucheinträge für Sales Tax, Verkauf und Debitoren vor. Wenn das Kontrollkästchen Steuer in Preis aufnehmen für einen Kunden nicht aktiviert ist, konsolidiert das System nur die Kundenaufträge, für die das Kontrollkästchen Steuer in Preis aufnehmen ebenfalls nicht aktiviert ist.
Wenn eine Rechnung aus einer mit einer Lieferung verknüpften Sammelrechnung erstellt wird, werden die aktuellen Fracht- und diversen Lieferwerte für den Auftrag auf Null gesetzt, und die Werte für diejenigen Aufträge, die sich auf die Lieferung beziehen, werden zu den kumulierten Werten der Aufträge hinzugefügt.
Teilrechnungen
Durch die Aktivität Sammelfakturierung werden keine Teilrechnungen gedruckt. Die Aktivität verarbeitet zurückliegende Teilrechnungen für die jeweiligen Kundenauftragspositionen (wie bei der regulären Rechnungsverarbeitung), wobei zuvor in Rechnung gestellte Beträge gedruckt und der neue Rechnungsbetrag entsprechend reduziert wird. Zuvor berechnete Beträge für eine Rechnungsposition werden in einer Zeile zusammengefasst und gedruckt.
Verkaufsprovisionen
Verkaufsprovisionsdatensätze werden für jeden Auftrag in einer Sammelrechnung erstellt; eine Sammelrechnung kann somit mehr als einen Provisionenfälligkeitsdatensatz enthalten. Alle Datensätze für Sammelrechnungspositionen eines bestimmten Auftrags werden mit einem Provisionenfälligkeitsdatensatz verknüpft.
Sales Tax auf Frachtkosten und diverse Kosten
Für eine Sammelrechnung wird Sales Tax für Frachtkosten und diverse Kosten berechnet. Hierbei werden die Steuercodes für Frachtkosten und diverse Kosten auf der nicht gedruckten Sammelrechnung verwendet, die in der Maske Sammelrechnungs-Workbench angezeigt werden. Für jeden Auftrag verwendet das System die Beträge für Frachtkosten und diverse Kosten und die Steuercodes aus dem Auftrag, um die entsprechenden geschätzten und kumulierten Sales Tax-Werte auf dem Auftrag zu aktualisieren.
Die Steuercodes für Frachtkosten und diverse Kosten auf der nicht gedruckten Sammelrechnung können sich von den Codes für die einzelnen Aufträge auf der nicht gedruckten Sammelrechnung unterscheiden. Aus diesem Grund können sich die Beträge, die für kumulierte Werte auf dem Auftrag eingetragen werden, von den tatsächlich auf der Rechnung gedruckten Werten unterscheiden.
| Aufgabe | Systemmaske |
|---|---|
| Einrichten eines Kunden für die Sammelfakturierung | Kunden |
| Einrichten eines Kundenauftrags für die Sammelfakturierung | Kundenaufträge |
| Hinzufügen einer Auftragsposition, um sie in eine Sammelrechnung aufzunehmen | Kundenauftragspositionen, Kundenauftrags-Rahmenabrufe |
| Auftrag liefern | Auftragslieferung |
| Erstellen von Sammelrechnungen für gelieferte Aufträge | Sammelrechnung erstellen |
| Überprüfen und Ändern ausstehender Datensätze vor dem Drucken von Sammelrechnungen | Sammelrechnungs-Workbench |
| Drucken von Sammelrechnungen | Sammelfakturierung |