Informationen zu Auftragsfakturierung/Gutschriften
Beim Drucken von Rechnungen aus der Maske Auftragsfakturierung/Gutschrift werden die ausgewählten Aufträge durchsucht. Für jeden Auftrag mit Positions-/Abrufmengen, die geliefert, jedoch noch nicht vollständig fakturiert wurde, führt das System die folgenden Schritte aus:
- Berechnen der Rechnungsbeträge
- Aktualisieren der Felder mit Kundenumsatz- und Fakturierungsinformationen
- Berechnen eines Provisionsfälligkeitsbetrags
- Buchen der Rechnung in die Rechnungshistorie
- Erstellen von Debitorenrechnungstransaktionen
- Drucken der Rechnung
Sie müssen eine Liefertransaktion eingeben, bevor Sie einen Auftrag in Rechnung stellen können. Mit dem Bericht 'Zu fakturieren' können Sie überprüfen, welche Positionen in Rechnung gestellt werden können.
Wenn in der Maske Kundenauftragspositionen das Feld Kit-Komponenten auf Kundendokumenten drucken für das Teil ausgewählt ist, werden in diesem Bericht das Kit, die Komponenten und die für die Positionen und Abrufe des Kits benötigte Menge aufgeführt.
Falls ein erforderliches Akkreditiv nicht vorhanden ist, wird eine Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert.
Wie andere Berichte im System kann dieser Bericht auf der Grundlage von Dokumentprofilen verteilt werden, die möglicherweise für die verschiedenen Empfänger eingerichtet wurden. Wenn in dieser Maske eine exakte Kunde/Lieferadresse-Übereinstimmung gefunden wird, wird der Bericht auf der Grundlage der Einstellung für die jeweilige Lieferadresse verteilt. Wenn keine exakte Übereinstimmung gefunden wird, sucht das System stattdessen nach einer Lieferadresse „Null (0)“ und verwendet deren Verteilungseinstellungen.
Sie können entweder Rechnungen oder Gutschriften, jedoch nicht beide Dokumentarten gleichzeitig verarbeiten. Falls beim Buchen oder Drucken ein Fehler auftritt, wird der Vorgang abgebrochen, und die fragliche Rechnung nicht generiert. Buchungen von Rechnungen, die vor Auftreten des Fehlers erfolgt sind, werden jedoch nicht rückgängig gemacht.
Bei regulären Rechnungen oder Rahmenrechnungen werden der Vorauszahlungsbetrag, die sonstigen Kosten, die Sales Tax und die Frachtkosten aus dem Auftragskopf gelöscht.
Die Option Gutschriften ermöglicht es Ihnen, Gutschriften für Aufträge zu erstellen, die über die Maske Kundenaufträge eingegeben wurden. Gutschriften werden ausgestellt, um eine Gutschrift für einen Kunden sowie die Rücksendung von Teilen wiederzugeben. Die Verarbeitung von Gutschriften ist der Rechnungsverarbeitung sehr ähnlich.
Wenn für eine Gutschrift eine Nummer im Feld Anwenden auf Rechnung des Kundenauftrags eingegeben wurde, wird auf der ersten Seite der Gutschrift eine neue Zeile gedruckt, die dem folgenden Beispiel ähnelt.
BEISPIEL: Gutschrift XXX für Rechnung YYY
Beim Ausstellen einer Gutschrift und Zurücksenden von Teilen müssen Sie zuerst eine Materialtransaktion eingeben, um die zurückgesendete Menge mittels einer Liefertransaktion zu buchen. Durch die Liefertransaktion werden alle Bestandsmengenfelder angepasst, um die Rücksendung wiederzugeben; Sie müssen die Gutschrift dennoch drucken, um die Umsätze in Hauswährung und die Kundensalden zu korrigieren.
Erweiterte Beding.
Ist das Kontrollkästchen Erweiterte Bedingungen aktiviert, wird für Bestellungen und Kundenaufträge das Fälligkeitstermin-Zeitintervall mithilfe des Algorithmus für erweiterte Bedingungen berechnet.
Rechnungen und mehrere Fälligkeitstermine
Wenn ein Fakturierungsbedingungscode mit mehreren Fälligkeitsterminen verwendet wird, berechnet das System die Fälligkeitstermine der Rechnung und erstellt verbundene Datensätze für diese Termine. Die Fälligkeitstermine sowie die fälligen Prozentsätze und Beträge werden auf der Rechnung angegeben.
Fremdsprachen und Fremdwährungen
Um eine Auftragsrechnung oder eine Gutschrift in einer anderen Sprache zu drucken, verwenden Sie die Felder in der Maske Mehrsprachige Auftragsrechnung.
Kunden, die in Fremdwährung abrechnen, schulden Ihnen den Fremdwährungsbetrag. Jede Änderung des Wechselkurses führt zu einem Gewinn oder Verlust. Über- oder Unterbezahlungen durch Kunden, die in Fremdwährung abrechnen, führen zu einem Soll- oder Habensaldo auf ihrem Konto. Falls die Über- oder Unterbezahlung erfolgt, um einen Gewinn oder Verlust auszugleichen, der durch eine Änderung des Wechselkurses verursacht wurde, muss eine separate Korrektur gebucht werden.
Obwohl Sie Rechnungen zu Verzollungs- oder anderen Zwecken in der Fremd- oder der Hauswährung drucken können, ermöglicht die Buchführung in SyteLine, dass der Kunde Ihnen nur den Betrag in Fremdwährung schuldet, unabhängig von der Währung, in der die Rechnung gedruckt wurde.
Invoice Hold
Über das Feld Rechnungssperre in den Masken Kundenauftragspositionen und Kundenauftrags-Rahmenabrufe können Sie verhindern, dass bestimmte Auftragspositionen automatisch in Rechnung gestellt werden. Ein Anwendungsbeispiel wäre ein FOB-Kunde, der seine Rechnung erst nach Eingang der Ware erhalten möchte. Nachdem der Kunde den Wareneingang bestätigt hat, können Sie die Sperre deaktivieren. Bei der nächsten Fakturierung wir dann für die Auftragsposition automatisch eine Rechnung erstellt. Nachdem die Rechnungssperre entfernt wurde, steht die gesamte ausgelieferte Warenmenge zur Fakturierung zur Verfügung.
Drucken von Rechnungen auf der Basis von Lieferscheinen
Sie können Rechnungen auf der Basis von Lieferscheinen drucken. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Lieferschein auf Rechnung drucken auf der Registerkarte Codes der Maske Kunden aktiviert ist. Aktivieren Sie dann in derselben Maske das Kontrollkästchen Von Lieferschein erstellen.
Neudruck von Rechnungen
Das Gruppenfeld Neudruckoptionen ermöglicht es Ihnen, Rechnungen aus der Rechnungshistorie für einen Bereich von Rechnungsnummern, Rechnungsterminen, Kundennummern und Auftragsnummern erneut zu drucken. Beim Neudruck werden die momentan angegebenen Anzeigeoptionen und nicht die Optionen verwendet, die beim erstmaligen Drucken der Rechnung verwendet wurden.
Der Parameter Vordruckformulare verwenden in der Maske Debitorenparameter wirkt sich darauf aus, wie Rechnungen und Gutschriften gedruckt werden und ob Rechnungen erneut gedruckt werden können.
Die Hauptinformationen, die im Folgenden aufgeführt sind, stammen aus der Rechnungshistorie:
- Positionsnummer
- Gelieferte Menge
- Preis
- Rabatt
- Fracht
- Sales Tax
- Kundennummer
Die im Folgenden aufgeführten sekundären Informationen stammen aus dem Kundenauftrag, der in der Datenbank verfügbar sein muss:
- Auftragstext
- Positionstext
- Standardtext
- Kundenadresse
- Kundenteilenummer
- Bestellte Menge
- Seriennummer
Verarbeitung mehrerer Anwender
Es kann immer nur eine Instanz der Hintergrund-Task für die Rechnungserstellung gleichzeitig ausgeführt werden. Die Anforderungen auf Ausführung dieser Hintergrund-Task werden synchron verarbeitet. Wenn zwei Anwender gleichzeitig versuchen, eine Rechnung aus demselben Kundenauftrag zu erstellen, werden die beiden Rechnungsanforderungen in die Hintergrundwarteschlange gestellt. Die erste Anforderung wird erfolgreich verarbeitet, aber für die zweite Anforderung wird keine Rechnung erstellt. Die Ergebnisse der Verarbeitung der Hintergrund-Tasks können Sie in der Maske Hintergrund-Task-Historie überprüfen.
Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wird die Meldung "Bericht übermittelt" angezeigt. Wenn Sie wissen möchten, welcher Bereich an Rechnungen erstellt wurde, oder diese erstellten Rechnungen prüfen möchten, rufen Sie die Maske Hintergrund-Task-Historie auf.