Einrichten von Rechnungs-, Lastschrift- und Gutschriftfolgen

Auf der Maske Rechnungs-, Lastschrift- und Gutschriftfolgen können Sie alphanumerische Folgen einrichten. Für Rechnungen, Lastschriften und Gutschriften müssen Sie mindestens eine Folge einrichten; falls erforderlich, können es auch mehrere sein. Sie müssen den Folgendatensatz für eine Kategorie jedoch schließen, bevor Sie einen anderen für die gleiche Kategorie öffnen. Rechnungen und Gutschriften dürfen nicht die gleichen Folgenummern haben.

Wenn Sie die Rechnungslänge in der Maske Auftragserfassungsparameter festgelegt haben, werden drei Standard-Anfangsfolgen eingerichtet.

Hinweis:  Ein Folgendatensatz kann nur gelöscht werden, wenn die Folge als „Abgeschlossen“ markiert ist. Durch das Löschen eines Folgendatensatzes werden alle stornierten Rechnungen, die in diesen gelöschten Rechnungsnummernbereich fallen, entfernt.

Es ist möglich, eine offene Gutschrift an einem Standort zu erstellen, zu buchen und anschließend für eine andere Rechnung an einem anderen Standort erneut anzuwenden. Um zu verhindern, dass sich die Nummern der Gutschriften verschiedener Standorte decken, sollten Sie für jeden Standort jeweils eine Gutschriftfolge festlegen.

Beispiel

Richten Sie für Kunden der Rechnungskategorie DEFAULTCATEGORY (Standardkategorie) einen Bereich von 500 Gutschriftnummern zur Verwendung im September 2008 ein. Vor den Nummern steht das Präfix CR, begonnen wird mit der Nummer 2000. Sie würden folgende Informationen in die Maske eintragen:

  • Typ: Gutschrift
  • Startdatum/Enddatum: 01.09.2008 bis 30.09.2008
  • Gruppe: 1
  • Kategorie: DEFAULTCATEGORY
  • Von Rechnung: CR2000 (Nummer wird automatisch auf die gesamte Rechnungsnummernlänge vervollständigt)
  • Bis Rechnung: CR2500 (Nummer wird automatisch auf die gesamte Rechnungsnummernlänge vervollständigt)

Wenn Sie alle diese Nummern vor Ende September vergeben mussten, schließen Sie die Folge. Die nächste Gruppe wird automatisch als Gruppe 2 für den gleichen Datumsbereich eingerichtet und Sie können weitere Nummern hinzufügen.

Wenn Sie bis Ende September nicht alle Nummern vergeben haben, müssen Sie die Folge schließen und die nicht verwendeten Nummern stornieren.