Mise à jour des groupes à l'aide de la fonction de mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur

La fonction Mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur est disponible uniquement si votre niveau de sécurité SA - Paramètres opérateur pour le rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures est de 2 (interrogation seulement) ou plus.

  1. Sélectionnez Fournisseur > Entrée > Centre facturation.
  2. Indiquez le groupe à mettre à jour, puis cliquez sur Rechercher.
  3. Dans la liste de factures, sélectionnez les transactions, puis sélectionnez Action > Mise à jour finale.
  4. Si la fenêtre Ouvrir journal s'ouvre, cliquez sur OK.
  5. (Facultatif) Indiquez la date de la facture. Si vous travaillez avec des groupes récurrents, cette date est affectée à toutes les factures que vous avez sélectionnées.
  6. Indiquez si vous souhaitez mettre à jour les transactions de groupe ou seulement vérifier les erreurs dans les transactions. Lorsqu'un groupe est mis à jour, les initiales de l'opérateur, la date et l'heure du dernier report sont mises à jour dans les paramètres de groupe fournisseurs. Si vous ne sélectionnez pas Mettre à jour fichiers, lorsque vous traitez la mise à jour finale, une liste de correspondances est générée mais les fichiers et les comptes du grand livre ne sont pas mis à jour.
  7. Si vous avez sélectionné Mettre à jour fichiers, sélectionnez Considérer avis comme critique si vous ne voulez pas que le système mette à jour les factures avec des avertissements. Cela comprend les factures dont les conditions ne correspondent pas à celles d'un BC dont le coût a été établi par rapport à la facture. Les factures restent dans le groupe avec le message d'avertissement approprié.
  8. Si vous mettez à jour des factures commerciales, exécutez les étapes suivantes :
    1. Indiquez si vous voulez outrepasser les tolérances pour les quantités, les lignes ou les montants de facture ou si vous voulez ajuster la tolérance de la facture si la tolérance de ligne est outrepassée.
    2. Précisez un compte d'écarts GL sur lequel les écarts doivent être reportés si les coûts et les montants de réception ne correspondent pas, et si vous sélectionnerez le coût de réception lors d'une prochaine étape.
    3. Sélectionnez une valeur dans le champ Coût pour le processus de rapprochement. La valeur par défaut provient de l'option Évaluer coût inventaire à dans SA - Options administrateur - Documents - Bons de commande - Comptabilité.
    4. Sélectionnez l'option Recevoir BC CD si vous établissez le coût d'un seul bon de commande pour une commande directe (CD) et que vous souhaitez recevoir automatiquement le BC CD. Les tolérances de réception automatique définies dans SA - Options administrateur - Fournisseurs - Réception s'appliquent. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez préciser comment imprimer le rapport d'exécution des commandes en souffrance dans la boîte de dialogue des options de réception CD automatique.
      Remarque

      Les frais supplémentaires saisis dans le Centre de facturation fournisseur sont ramenés à la commande client liée si vous avez configuré le système pour facturer les frais supplémentaires BC directs aux commandes clients. Cela dépend de la sélection de l'option Facturer frais supplémentaires BC direct aux commandes dans SA - Options administrateur - Documents - Commande clients - Commandes en souffrance. Vous pouvez également sélectionner l'option Recevoir BC CD si vous mettez à jour une facture unique au moyen de plusieurs BC CD ; cependant, aucuns frais supplémentaires ne sont facturés dans les commandes clients.

  9. Précisez les options d'impression, puis cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour les transactions.

    Si les montants de la facture commerciale et du bon de commande respectent les niveaux de tolérance, ou s'il s'agit d'une facture de charges, la facture est mise à jour.

    Si les montants de la facture commerciale et du bon de commande sont hors tolérance, le système met à jour les fichiers fournisseur et la facture est mise en attente puisque le rapprochement ne s'est pas fait. La facture reste dans le groupe avec le message d'état approprié. Sélectionnez une facture, puis sélectionnez Action > Voir erreurs pour voir plus d'informations. Vous devez examiner manuellement cette facture pour régler les valeurs hors tolérance.

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