Saisie de factures commerciales et mise en correspondance avec les bons de commande

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Indiquez le groupe à mettre à jour, puis cliquez sur Nouvelle facture.

Si vous n’indiquez pas de groupe et que vous cliquez sur Rechercher, puis sur Nouveau, le groupe par défaut est celui de la première facture trouvée. Cliquez sur Oui pour continuer avec le groupe par défaut, ou sur Non pour sélectionner un groupe.

Indiquez le numéro du fournisseur.

Si vous ne connaissez pas le numéro du fournisseur, précisez le numéro de bon de commande dans le champ Numéro bon commande initial. Le fournisseur indiqué sur le BC s'inscrit automatiquement par défaut dans le champ N° fournisseur.

Sélectionnez Facture dans le champ Type transaction.

Sélectionnez Trade (commercial) dans le champ Type traitement.

Précisez les valeurs suivantes :

Numéro facture: Indiquez le numéro de la facture fournisseur.
Montant: Indiquez le montant de la facture.
Date facture: Indiquez la date de la facture fournisseur.
Conditions: Modifiez les conditions au besoin. La valeur des conditions vient par défaut de l'enregistrement Paramètres fournisseur.
Numéro de division: Si nécessaire, modifiez le numéro de division. Si vous utilisez la comptabilité par division, la valeur par défaut provient de l'enregistrement Paramètres fournisseur.
Type Facture: Indiquez un type de facture (facultatif).
Référence: Indiquez une référence pour la facture (facultatif).
Méthode rappr.: Sélectionnez la méthode de rapprochement de la facture avec le bon de commande. Les options possibles sont Ligne, Commande en souffrance ou Article.
N° réclam. fourn. programme national: Si cette facture s'applique à une réclamation du programme national, entrez ou recherchez le numéro de réclamation que vous appliquerez au remboursement.
Paiem. compl.: Sélectionnez cette option si le remboursement du programme national correspond au montant total de la réclamation.

Cliquez sur Enregistrer.

Cliquez sur Nouveau.

Si vous avez indiqué un numéro de BC dans le champ Bon de commande initial, ce numéro est utilisé par défaut dans le champ N° bon commande. Sinon, précisez le numéro de bon de commande correspondant à cette facture.

Remarque

Si le fournisseur figurant sur le bon de commande sélectionné ne correspond pas au fournisseur que vous avez indiqué dans le champ Fournisseur, un avertissement s'affiche. Si vous avez indiqué le mauvais bon de commande, cliquez sur Non et saisissez le bon numéro de BC. Sinon, cliquez sur Oui pour continuer.

Cette vérification est effectuée et le message suivant s'affiche si l'option Demander confirmation si le fournisseur BC ne correspond pas au fournisseur de la facture est sélectionnée dans le Centre de facturation fournisseur - Valeurs par défaut.

Indiquez une remise, le cas échéant, et la méthode de ventilation des remises.

Sélectionnez Fermer BC partiel pour fermer ce bon de commande lorsqu'il est partiellement facturé et que vous ne vous attendez pas à recevoir des factures supplémentaires pour ce bon de commande.

Cette option est accessible si l'option Autoriser modification 'Fermer BC avec coût partiellement évalué’ est sélectionnée dans SA - Options administrateur - Documents - Bons de commande - Comptabilité.

Sélectionnez Fermer lorsque complètement valorisé pour fermer le bon de commande lorsque le coût de toutes les lignes a été établi pendant la mise à jour finale ou par le rapport CF - Mettre à jour/Rapprocher factures, même si le BC comporte des frais supplémentaires dont le coût n'a pas été établi.

Cliquez sur Enregistrer si vous n'avez pas d'autres bons de commande à ajouter. Cliquez sur Enregistrer et nouveau pour saisir un autre BC.

Pour afficher ou gérer un bon de commande, utilisez l'une des options suivantes :

Sélectionnez la ligne dans la grille et cliquez sur Modifier.
Cliquez sur l'icône de zoom avant dans un bon de commande ou une ligne de bon de commande.
Accédez directement à Quantité évaluation facture ou à Coût unitaire facture pour la ligne dans la grille et apportez vos modifications. Si vous précisez le coût étendu de la ligne dans le champ Coût unitaire facture et que vous souhaitez calculer un coût par unité, cliquez sur le bouton Calculer prix unitaire à côté du champ. Le coût unitaire remplace le coût étendu.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs lignes dans la grille et sélectionner Calculer prix unitaire dans le menu Action.
Modifier en-tête : Cliquez sur le bouton Modifier en-tête dans la ligne sélectionnée du bon de commande pour accéder à l'en-tête du bon de commande et le modifier dans la fenêtre Centre de facturation fournisseur - Mise à jour en-tête BC.
Modifier ligne : Si vous affichez des en-têtes et lignes de BC, cliquez sur le bouton Modifier lignes de la ligne sélectionnée pour accéder à l'article du bon de commande et le gérer dans Centre de facturation fournisseur - Détail ligne BC. Ce bouton ne s'affiche pas pour les enregistrements d'en-tête de bon de commande, seulement pour les lignes.
Saisie ligne rapide : Sélectionnez un en-tête de bon de commande et choisissez Saisie ligne rapide dans le menu Action pour ajouter des lignes au bon de commande.
Annuler coût : Pour annuler les modifications apportées aux coûts sur une ligne sélectionnée, cliquez sur Annuler coût.
Supprimer : Cliquez sur Supprimer pour supprimer un en-tête ou une ligne de bon de commande.

Lorsque vous avez terminé la saisie des informations dans la fenêtre Saisie en-tête BC - Créer, cliquez sur Enregistrer et nouveau pour continuer à saisir des bons de commande pour cette facture. Si vous avez fini de saisir des bons de commande, cliquez sur Enregistrer.

Remarque

Si vous cliquez sur Enregistrer et nouveau, le numéro de votre dernier BC s'affiche dans le champ Dernier bon commande ajouté dans la section Détails bon commande. Cela aide à suivre où vous en êtes dans la saisie des bons de commande.

Pour afficher et modifier les conditions de cette facture, suivez les instructions sur la planification manuelle des paiements pour les transactions de groupe fournisseurs.

Pour afficher et modifier des frais supplémentaires, cliquez sur Frais supplémentaires.

Pour afficher et modifier les informations de distribution au grand livre, cliquez sur Distribution GL. Pour ajouter un autre compte de compensation et un autre montant, cliquez sur Nouveau. Pour modifier ou supprimer un compte GL, sélectionnez le compte dans la liste et cliquez sur Modifier ou sur Supprimer.

Pour définir une adresse manuelle pour la facture, ou pour payer cette facture avec un chèque manuel, sélectionnez la vue Informations supplémentaires.

Si tous les bons de commande ont un coût établi selon les factures de votre groupe, vous pouvez mettre à jour le groupe.