Types de transactions clients

Vous pouvez comptabiliser sept types de transactions dans Saisie transaction client : facture, frais de service, rabais, crédit divers, note de crédit, note de débit et contrepassation. Vous pouvez saisir ces types de transactions dans le même journal.

Facture: Les factures peuvent être créées automatiquement dans Ventes, ou manuellement dans Saisie transaction client. Utilisez Saisie transaction client pour créer des factures de frais, par exemple pour le loyer, qui ne sont pas liées à un produit. Les factures saisies dans Saisie transaction client ont le suffixe 99. Les factures créées par le rapport de traitement des factures se voient attribuer un numéro de facture accompagné d'un suffixe compris entre 00 et 98.
Frais service: Des frais de service sont créés pour divers frais à un client. Par exemple, un client dont les paiements sont en retard peut recevoir des frais de 5 $.; Les frais de service sont généralement créés au moyen du rapport CC - Actualisation des soldes, mais vous pouvez les saisir manuellement dans la fenêtre Saisie transaction client. La fonction dans laquelle ils sont créés dépend de la façon dont les frais de service sont autorisés : sur la base des enregistrements Paramètres client ou CC - Configuration groupe maître.; Vous pouvez saisir des frais de service dans Saisie transaction client même si les frais de service ne sont pas autorisés. Vous recevrez un message d'avertissement, mais vous pourrez continuer. Les transactions de frais service ressemblent aux transactions de facturation, sauf que le numéro de facture est par défaut la date courante, avec le suffixe 99. Vous pouvez le remplacer. Une transaction de frais de service est indépendante de toutes les transactions de facture. Le numéro associé aux frais de service doit être unique.; Lorsque vous saisissez une transaction de frais de service, distribuez manuellement le montant au grand livre. Dans la grille Transactions de Grand livre - Distribution, les frais de service sont affichés dans la colonne Type compte plutôt que Ventes/Revenu.

Rabais: Vous pouvez appliquer un rabais ou créditer un rabais dans le compte d'un client. Par exemple, si vous saisissez et traitez une facture avec un rabais de 5 $, les comptes Rabais dû et Rabais ACJ sont touchés. Après avoir appliqué le rabais, saisissez une transaction de rabais pour effacer le compte Rabais dû pour le client. Un rabais n'est pas associé à une facture précise. Vous ne pouvez pas préciser un numéro de facture. Les rabais n'ont pas non plus d'effet sur le grand livre ; ils ne touchent que les fichiers du client. Vous pouvez saisir un montant de rabais positif ou négatif. Saisissez un montant négatif si vous souhaitez créditer le client en cas de rabais déjà appliqué. Lorsque vous créditez un rabais, le montant cumulatif des rabais pour l'exercice inscrit dans l'enregistrement Paramètres client ne diminue pas.; Une transaction de piste d'audit inactive est mise à jour dans le fichier de transaction Saisie transaction client lorsque vous reportez un rabais. Les valeurs Rabais dû et Rabais ACJ de l'enregistrement client sont mis à jour.
Crédit divers: Utilisez un crédit divers pour appliquer un crédit à un client sans l'appliquer à un numéro de facture précis. Les crédits divers ne sont pas appliqués à une facture précise tant que vous n'avez pas sélectionné le type de transaction de crédit dans CC - Saisie des encaissements ou choisi de les appliquer la prochaine fois que vous saisissez un paiement.; Par exemple, un client vous envoie un chèque avec des instructions pour que vous l'appliquiez à son solde impayé, mais ne précise pas les factures. Si vous ne souhaitez pas appliquer ce montant à une facture précise sans obtenir une confirmation du client, entrez le chèque comme un crédit divers afin que le solde du compte du client affiche le bon montant.
Note de crédit: Vous pouvez appliquer des notes de crédit aux factures et frais de service existants. Vous pouvez également appliquer une note de crédit à une facture avec paiement sur livraison (PSL) si vous la convertissez d'abord en facture régulière. Le numéro de facture de la note de crédit possède le suffixe 99 pour indiquer que vous l'avez saisie dans Saisie transaction client. Le montant de la note de crédit ne peut pas dépasser le solde restant de la transaction. Si le crédit est plus élevé, appliquez le montant total à la transaction et créez un crédit divers pour le reste.; Vous n'êtes pas tenu d'entrer le montant comme négatif. Lorsqu'une note de crédit est appliquée, elle désactive les transactions de paiement planifié et éventuellement la facture originale ou la transaction de frais de service si elle est entièrement payée. Si la note de crédit appliquée est inférieure au solde restant du paiement planifié, un nouveau paiement planifié est créé pour le solde restant.; Lorsque vous saisissez une note de crédit, ni le Gestionnaire des ventes ni les enregistrements Produit ne sont mis à jour.; Saisissez des notes de crédit lorsqu'aucun produit n'est touché. Si un client retourne des stocks, saisissez une transaction Retour de marchandises (RM) dans Saisie des commandes, ce qui se répercutera sur les enregistrements Produit. Lorsque le rapport de traitement des factures de vente est exécuté, le compte du client est mis à jour.
Note de débit: Utilisez des notes de débit pour augmenter le montant d'une facture existante, par exemple pour des frais de transport. Vous pouvez appliquer des notes de débit aux factures ou aux frais de service. Le numéro de facture de la note de débit possède le suffixe 99 pour indiquer que vous l'avez saisie dans Saisie transaction client.; Le montant de la note de débit est ajouté au montant de la facture, et une nouvelle transaction de paiement planifié est créée dans le fichier de transaction Saisie transaction client.
Renversements: Utilisez les renversements pour corriger une facture ou des frais de service qui peuvent avoir été saisis par erreur ou pour annuler des transactions en espèces non appliquées. Les renversements ne s'appliquent qu'aux factures existantes, factures PSD, crédits divers ou frais de service qui sont actifs et qui n'ont fait l'objet d'aucun paiement ou crédit. Le montant du renversement provient par défaut de la facture ou des frais de service renversés, et vous ne pouvez pas remplacer ce montant. Aucune condition de paiement ne peut exister dans un renversement, et la distribution GL est automatiquement renversée en fonction du numéro de journal/numéro de jeu enregistré sur la facture ou sur les frais de service.; Si la facture que vous voulez renverser a été créée dans Saisie des commandes ou par le rapport de traitement des factures de vente, renversez-la dans Ventes. Si vous renversez une facture de vente dans Saisie transaction client, le Grand livre n'est pas affecté et vos comptes seront déséquilibrés.; Vous pouvez annuler les transactions en espèces non appliquées créées dans Saisie des commandes – Reçu sur compte au moyen de la fenêtre Saisie transaction client. Les informations de distribution du grand livre s'affichent et vous devez saisir le numéro du compte de compensation.