Compte de réclamation Programme national

Vous pouvez traiter les réclamations de Programme national à l'aide de l'une ou l'autre des trois méthodes suivantes :
  • Rapport Groupe saisie fournisseurs - Traitement des factures EDI
  • Centre de facturation fournisseur
  • CC - Saisie des encaissements

Rapport Groupe saisie fournisseurs - Traitement des factures EDI

Vous pouvez traiter une commande de type Correction (CR) en utilisant un fichier de données EDI810 et le rapport Groupe saisie fournisseurs - Traitement des factures EDI. Ensuite, modifiez manuellement les données et effectuez une mise à jour finale dans le Centre de facturation fournisseur.

Si votre fournisseur [fabricant] envoie aux Comptes fournisseurs du Programme national un crédit ou des factures pour les réclamations au moyen d'un document EDI810, assurez-vous que le fournisseur a inclus les champs et valeurs spécifiques suivants dans les données EDI810 :
  • le n° de réclamation fournisseur, généré à partir des paramètres Paramètres client, ou
  • le n° de réclamation distributeur, qui est le numéro de la commande de réclamation de correction (CR).

La valeur envoyée par le fournisseur doit être placée dans un nouveau champ N° réclamation fournisseur dans le fichier plat EDI810.

Si la fonctionnalité Programme national est activée, le rapport Groupe saisie fournisseur - Traitement des factures EDI pour les documents EDI810 entrant vérifie s'il y a une valeur dans le champ N° réclamation fournisseur. Si le champ N° réclamation fournisseur contient une valeur, le système suppose que la transaction est liée à une réclamation de Programme national et les actions suivantes sont effectuées :
  • Valider le n° de réclamation fournisseur envoyé par le fournisseur :
    • Trouver le n° de fournisseur envoyé dans la transaction. La valeur existe dans le champ N° réclamation fournisseur ou dans le champ N° SC dans la table de transaction PDENH. Si le numéro n'est pas trouvé, une erreur s'affiche : No réclamation fournisseur introuvable (7061).
    • La commande de réclamation de type Correction (CR) n'est pas déjà à l'étape Payé. Si la réclamation est payée, une erreur s'affiche : Réclamation programme national est déjà à l'étape Payé (5) (7062).
    • Refuser la transaction si une condition ci-dessus échoue.
  • Créer de nouveaux enregistrements Transaction Programme national [PDENH/PDENL] avec les détails de paiement d'en-tête et d'article envoyés par le fournisseur dans la transaction EDI810. Le champ PDENH.Seqno est ensuite incrémenté au numéro suivant.
  • Créer des transactions Centre de facturation fournisseur :
    • Crédit divers pour les crédits appliqués aux réclamations.
    • Facture pour la rétrofacturation des retours.
    • Indication du numéro de réclamation fournisseur dans le champ, dans les enregistrements du Centre de facturation fournisseur.
  • Comparer les montants payés et les montants de réclamation originaux au niveau de la ligne et du total des réclamations :
    • Obtenir les tolérances de réclamation de Programme national à partir des champs Paramètres fournisseur ou SA - Options administrateur existants.
    • Vérifier les enregistrements PDENL créés pour cette transaction pour y trouver les exceptions de tolérance :
      • Exception de tolérance si la quantité payée dans la transaction actuelle plus la quantité payée dans toutes les transactions PDENL précédentes pour la ligne de réclamation est supérieure à la quantité de la réclamation d'origine et dépasse le paramètre de tolérance de quantité.
      • La valeur étendue payée pour la ligne d'article ne correspond pas à la valeur étendue de la ligne de réclamation d'origine, selon la quantité payée et le prix de réclamation, et la différence est hors des limites de tolérance.
    • Vérifier l'existence d'une exception de tolérance au niveau du paiement [facture] :
      • La somme des écarts au niveau de la ligne calculé ci-dessus dépasse le paramètre de tolérance de facture.
    • Si la transaction de réclamation est en dehors des tolérances ou s'il y a d'autres paiements actuellement suspendus par rapport à la réclamation :
      • Marquer la transaction Centre de facturation fournisseur et la nouvelle transaction PDENH créée comme étant suspendues et marquer PDENH.tolexceptionfl.
      • Régler le nouveau APEI.nppaidinfullfl à Non.
      • Ajouter des enregistrements à la table des erreurs APEIE indiquant que le paiement des réclamations est en dehors des tolérances.
    • Si la transaction n'a pas d'écart ou si l'écart est à l'intérieur de la tolérance :
      • Régler les indicateurs de suspension APEI et PDENH à Non.
      • Régler l'indicateur d'exception de tolérance PDENH à Non.
      • Si le montant du crédit CF correspond exactement à la valeur CC ouverte pour la réclamation de correction (CR), régler le nouveau APEI.nppaidinfullfl à Oui ; sinon, le régler à Non.
  • Ajouter l'enregistrement à la table de distribution GL APEI pour mettre à jour la transaction CC ouverte pour la réclamation en fonction du code de compte GL Saisie transaction client.
  • Si la valeur de APEI.nppaidinfullfl est Oui :
    • Ajoutez un enregistrement à la table de distribution GL APEI pour le compte d'écarts du numéro de réclamation de Programme national. L'écart illustre toute différence entre le montant APEI et le montant Saisie transaction client non payé pour la commande de réclamation de type Correction (CR), peu importe si la différence est dans les tolérances ou non. La division GL correspondra à la division de la commande de réclamation de type Correction (CR) d'origine. Une facture ou un crédit CF est associé à une seule commande de réclamation de type Correction (CR).
La mise à jour du rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures et du Centre de facturation fournisseur exécute ces actions lors du report d'un crédit ou de débits approuvés associés à une réclamation de Programme national :
  • Marquer le numéro de réclamation dans un nouveau champ de l'enregistrement de transaction CF.
  • Mettre à jour les informations de paiement de l'enregistrement Saisie transaction client ouvert et désactiver la fenêtre Saisie transaction client.
  • Si APEI.nppaidinfullfl est à Non, créer un nouvel enregistrement de transaction Saisie transaction client ouvert pour le montant impayé restant.
  • Si APEI.nppaidinfullfl est à Oui :
    • Faire passer l'étape de la commande de réclamation de type Correction (CR) à Payé (5).
    • Faire passer le champ PDENH.statustype dans le champ PDENH.Seqno = 0 à Inactif.
  • Faire passer le statut de l'enregistrement PDENH associé à ce paiement spécifique à Inactif.
  • Ajouter des champs Payé aux enregistrements PDENH/PDENL de séquence 0.
  • Modifier le report GL, qui se fait normalement sur Non rapproché CF, en un report sur le compte de contrôle CC approprié. Le numéro de division de la commande de réclamation de type Correction (CR) est utilisé dans le compte GL si la comptabilité par division complète ou partielle est utilisée.

La fonctionnalité Centre de facturation fournisseur existante vous permet d'afficher les erreurs et d'approuver ou de réactiver manuellement les transactions CF. Vous n'aurez pas la possibilité de modifier les données de paiement de réclamation au niveau de l'article, ce qui signifie que vous devez accepter la réclamation en l'état, en acceptant tout écart, ou que vous pouvez supprimer les transactions CF et demander aux fournisseurs d'envoyer des transactions corrigées. Le Centre de facturation fournisseur, en mode Mise à jour, reporte les réclamations approuvées ou réactivées.

Centre de facturation fournisseur

Vous pouvez saisir manuellement des réclamations de Programme national à l'aide de la fonction Centre de facturation fournisseur. Vous pouvez également utiliser le Centre de facturation fournisseur pour mettre à jour les transactions de réclamation non traitées. Utilisez les champs N° réclamation fournisseur Programme national et Paiement complet. Les champs sont visibles et activés uniquement lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
  • Le numéro d'enregistrement Paramètres client est défini en tant que compte de réclamation Programme national pour le fournisseur [fabricant], et est précisé dans le champ Leur n° client dans Paramètres fournisseur - Général - Facturation, est marquée comme compte de réclamation Programme national.
  • Le champ Type transaction est réglé à Crédit divers ou Facture.

Les champs sont remplis automatiquement au moyen des paramètres actuels lorsque vous accédez ou mettez à jour des transactions de réclamation non traitées.

Les données saisies dans le champ N° réclamation fournisseur Programme national doivent se trouver dans la table de transaction PDENH, à l'aide de la combinaison du numéro de fournisseur et du numéro de réclamation.

La valeur du champ N° fournisseur provient par défaut de la ligne de saisie de facture dans le Centre de facturation fournisseur. Les options de statut sont Actif, Inactif, Tout. Les données affichées dans les résultats de recherche sont dérivées de PDENH [où PDENH.seqno = 0] et des enregistrements ouverts dans Saisie transaction client.

Vous ne pouvez pas saisir les informations au niveau de l'article pour les crédits ou les factures de réclamation saisis manuellement. L'enregistrement APEI est marqué avec les valeurs des champs N° réclamation et Paiement complet que vous entrez. Un nouvel enregistrement PDENH pour ce paiement [PDENH.seqno incrémenté au numéro suivant] est entré par le système. Le champ PDENH.statustype est réglé à Actif ou Suspendu en fonction de APEI.suspendfl. Lors du report, les mêmes mises à jour du rapport Groupe CF - Mettre à jour/Rapprocher factures et du Centre de facturation fournisseur sont faites par le système.

Le Centre de facturation fournisseur met également à jour le PDENH.statustype lorsque vous modifiez l'indicateur de suspension d'une transaction liée à une réclamation de Programme national.

CC - Saisie des encaissements

Un fournisseur [fabricant] peut vous rembourser, vous, le distributeur, pour les réclamations de Programme national avec des paiements réels au lieu des crédits CF. Dans ce scénario, vous pouvez utiliser la fonction CC - Saisie des encaissements pour appliquer des paiements aux factures de réclamation. La colonne N° réclamation Programme national est affichée dans la grille CC - Saisie des encaissements. Des valeurs sont indiquées dans la colonne seulement lorsqu'un enregistrement Paramètres client est configuré comme un compte de réclamation de Programme national.

Vous pouvez appliquer des paiements selon la fonction normale CC - Saisie des encaissements. Vous serez invité à radier les soldes des factures impayées lorsque vous réglez la colonne Paiement complet à Oui, et à appliquer un montant inférieur au montant total de la facture. La page Distribution radiation s'affiche, avec le compte d'écart de Programme national approprié indiqué dans le champ Compte. La division GL correspond à la division de la facture de réclamation.

Le processus de mise à jour standard CC - Saisie des encaissements gère la désactivation des transactions CC. La transaction de commande de réclamation de type Correction (CR) est marquée comme payée. Un report sur le grand livre est créé dans les comptes de contrôle CC appropriés et comptes de radiation désignés. Lors du report de paiements pour un client d'un compte de réclamation de Programme national, de nouveaux enregistrements de transaction PDENH sont créés par le processus de mise à jour CC - Saisie des encaissements. Cela est similaire au processus du Centre de facturation fournisseur. Le report des paiements au moyen de la fenêtre CC - Saisie des encaissements ne met pas à jour les informations de réclamation au niveau de la ligne dans les enregistrements PDENL.