Traitement de fichiers plats BACS

Remarque

Le traitement de fichier plat BACS n'est pas disponible pour CloudSuite Distribution. À la place, utilisez Paiement CF électronique.

Les Bankers' Automated Clearing Services (BACS) permettent le traitement électronique des transactions financières au Royaume-Uni. Vous pouvez payer les marchandises en transférant un montant directement dans le compte bancaire du fournisseur. Ces transactions sont appelées paiements BACS. Dans Distribution SX.e, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour payer des fournisseurs du Royaume-Uni par voie électronique. Vous pouvez préciser quels fournisseurs doivent être payés par BACS et générer les paiements dans le cadre de vos traitements de comptes fournisseurs actuels.

Remarque

En tant que solution de rechange aux fichiers plats, avec une configuration appropriée, vous pouvez envoyer des transactions BACS utilisant un paiement CF électronique basé sur un BOD. Cette solution de rechange offre des fonctionnalités supplémentaires.

Voir Paiement CF électronique.

Format BACS

Le format BACS est un standard reconnu qui permet de traiter à votre banque de traiter vos données. Il y a deux formats, BACSTEL et LloydsLink. Votre banque vous indique le format à utiliser. Le format BACS est défini dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques. Lorsqu'un paiement BACS est effectué par Distribution SX.e, les informations de transaction sont inscrites dans un fichier plat qui répond aux exigences de format BACS sélectionnées. Une fois le fichier plat créé, Distribution SX.e a terminé sa participation au processus de paiement BACS. Votre banque définit un processus pour l'envoi du fichier plat.

Fichier plat BACS

Lorsque vous utilisez le rapport CF - Impression des chèques pour générer une exécution du paiement BACS, un fichier de paiement est créé pour chaque banque. Le nom de fichier est basé sur le format BACS que vous avez indiqué dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques.

Si le format BACS est BACSTEL, le nom du fichier de sortie est BACSTEL_<banque>.TX. Par exemple, pour la banque 5, le nom du fichier est BACSTEL_005.TX.
Si le format BACS est LloydsLink, le nom du fichier de sortie est LLOYDSL_<banque>.TX. Par exemple, pour la banque 5, le fichier est LloydsLink_005.TX.

Chaque fois que vous générez des paiements BACS avec le rapport CF - Impression des chèques, le fichier <format BACS><banque>.TX reçoit les nouvelles données. Si vous générez des paiements BACS à 9 h, puis de nouveau à 17 h, le fichier contient les détails des deux exécutions de paiement à la fin de la journée. Pour éviter qu'un fichier reçoive de nouvelles données, déplacez-le de son emplacement de sortie sur le serveur vers un autre emplacement.

Ce fichier est envoyé par Distribution SX.e au répertoire de fichier plat EDI que vous précisez dans le rapport CF - Impression des chèques. Si vous n'avez pas précisé de répertoire dans le rapport, le fichier est enregistré dans le répertoire EDI sortant défini dans SA - Paramètres société.

Un fichier BACS_ERR<banque>.TX peut être créé si les paramètres sont erronés. Par exemple, vous sélectionnez Oui pour l'option Traitement BACS dans le rapport. Si la banque indiquée dans le rapport n'a pas de format BACS défini dans Configuration des banques pour le rapprochement des chèques, un fichier d'erreur est créé. Ce fichier est également créé si la banque indiquée dans le rapport ne correspond pas à l'une ou l'autre des transactions CF du journal indiqué. Aucune transaction n'est traitée.

Les paiements BACS et les chèques ou paiements EDI ne peuvent pas être générés dans la même exécution. Si vous sélectionnez Oui pour l'option Traitement BACS, seuls les fournisseurs pour lesquels l'option Paiement/BACS a été sélectionnée dans le champ Méthode paiement de l'enregistrement de fournisseur sont traités. Exécutez le rapport une deuxième fois pour traiter les fournisseurs qui utilisent la méthode de traitement des paiements standard.

Il est également possible d'imprimer souvent plusieurs copies du fichier. Si c'est le cas, utilisez l'option Imprimante pour paiement séparé du rapport pour configurer un paiement distinct envoyé à un nom de fichier plutôt qu'à une imprimante.

Configuration BACS et flux opérationnel

Avant de faire des paiements BACS, vous devez définir un format BACS dans les enregistrements Configuration des banques pour le rapprochement des chèques. Les données doivent être sorties au format convenu pour être lues par le destinataire. Le format BACS représente ces normes.

Pour configurer un fournisseur pour qu'il soit payé à l'aide de BACS, indiquez les informations suivantes dans Paramètres fournisseur :

Dans la vue Général, précisez BACS comme méthode de paiement.
Dans la vue eCommerce, précisez les informations sur le compte bancaire

Après avoir terminé la configuration, suivez la procédure suivante pour traiter les chèques et payer les fournisseurs :

Utilisez le rapport CF - Besoins de trésorerie pour déterminer quelles factures doivent être payées. Exécutez-le en tant que rapport enregistré.
(Facultatif) Utilisez le rapport CF - Éditer sélection paiement pour déterminer quelles factures doivent être payées, ou utilisez-le pour apporter des modifications à certaines factures particulières.
Utilisez le rapport CF - Paiement des factures dues pour payer tous les enregistrements de paiement de facture qui sont planifiés et qui peuvent être payés. Cette étape met à jour les comptes fournisseurs et le grand livre, et fournit le numéro de journal nécessaire pour exécuter le rapport CF - Impression des chèques.
Utilisez le rapport CF - Impression des chèques pour générer des paiements BACS ou imprimer des chèques sur la base des options définies dans le rapport, y compris le numéro de journal attribué dans le rapport CF - Paiement des factures dues. Le processus de paiement des fournisseurs par BACS est similaire à celui de la génération des chèques pour paiement.

Remarque

Les options du rapport CF - Impression des chèques permettent de générer des paiements et des chèques BACS. Cependant, vous ne pouvez pas générer des chèques et des paiements BACS dans la même exécution de paiement. Si vous payez certains fournisseurs au moyen de chèques et d'autres fournisseurs à l'aide de BACS, vous devez exécuter le rapport CF - Impression des chèques pour chaque type de paiement.