Montants budgétaires du Grand livre
Le budget complet témoigne du plan d'affaires d'une entreprise. Le budget associe diverses activités en fournissant des informations pour la prise de décision, en communiquant des cibles ou des objectifs, et en indiquant comment atteindre ces objectifs. Chaque gestionnaire de division ou de département a la responsabilité d'un segment du budget global et doit savoir ce qui doit être terminé pour atteindre l'objectif souhaité.
Les budgets prévoient les événements futurs et peuvent être créés automatiquement au moyen du rapport GL - Administrateur - Création des budgets ou dans GL - Paramètres budget. Les budgets créés au moyen du rapport GL - Administrateur - Création des budgets peuvent être gérés dans GL - Paramètres budget.
Les budgets doivent commencer par une prévision des ventes. Les besoins en matière de stocks, les flux de trésorerie, les charges d'exploitation et les besoins de financement sont déterminés par les revenus escomptés. La façon dont chacun de ces éléments est lié dépend des politiques de gestion et des caractéristiques d'exploitation de votre société. Les entreprises saisonnières ont des objectifs de temps différents à prendre en compte. Ils doivent acheter leurs stocks avant le début de la saison de vente, ce qui crée un besoin de fonds avant les rentrées de fonds générées par les clients.
Le besoin d'avoir un budget formel se vérifie dans toutes les sociétés. Les budgets donnent des objectifs cohérents à suivre. Sans bonne planification, les objectifs ne sont atteints que par accident.
Les budgets couvrent une période précise et peuvent être créés pour l'exercice en cours, ou pour un exercice futur, et répartis en segments ou périodes. Des enregistrements de budget peuvent être ajoutés et modifiés à tout moment pour refléter les diverses hypothèses posées. Vous pouvez configurer 99 enregistrements de budget pour chaque code de compte. Utilisez des numéros de révision qui permettent de distinguer chaque enregistrement. Si vous créez un budget pour le deuxième trimestre de l'année avec le même numéro de révision que pour le premier trimestre, les montants pour le budget du premier trimestre seront écrasés par des zéro.
Utilisez le rapport GL - Administration - Actualisation de budget pour reporter le budget du premier trimestre. Une fois le budget initial configuré, il peut être copié dans d'autres codes de compte avec le rapport Grand livre - Administrateur - Copier un budget, reporté sur les périodes futures avec le rapport Grand livre - Administrateur - Actualisation de budget, ou gelé à l'aide du rapport Grand livre - Administrateur - Gel de budget.
Les budgets expriment des cibles ou des objectifs; les résultats réels expriment des réalisations. La performance réelle s'évalue mieux si elle peut être comparée à la performance attendue plutôt qu'aux performances passées, car l'environnement d'affaires peut changer. Les attentes doivent être raisonnables, soigneusement formulées, et basées sur toutes les informations disponibles. Ainsi, une comparaison des résultats budgétisés et des résultats réels sert de base à l'évaluation du rendement et aide à contrôler les opérations futures. Les budgets peuvent être présentés uniquement dans des états financiers élaborés au moyen de la fenêtre GL - Paramètres états financiers. Les enregistrements budgétaires peuvent être créés pour les exercices futurs tant que des codes de compte existent dans les exercices actuels ou précédents.
Une fois la configuration terminée, imprimez les comptes au moyen du rapport GL - Liste principale budgets pour vérifier que les informations vous donnent les résultats souhaités.
Les montants réels de la période issus de GL - Paramètres comptes pour ce code de compte sont affichés dans la colonne Réel.
Lorsqu'un budget a été configuré et approuvé, ou est en attente d'approbation, utilisez le rapport Grand livre - Administrateur - Gel de budget pour geler le budget afin d'éviter toute modification inutile. Un champ d'information Budget gelé est affiché. La valeur de champ est probablement Oui et accompagnée de la date à laquelle le budget a été gelé.