Contrepassation automatisée des paiements clients

La fonction Client - Entrée - Contrepassation paiement vous permet de contrepasser les paiements des clients qui ont été faits au moyen d'un chèque sans provision (NSF). Cette fonction vous permet également de contrepasser un paiement qui a été appliqué incorrectement à un client ou à une facture. Vous pouvez contrepasser un paiement qui a été effectué en espèces ou avec un chèque. Vous pouvez contrepasser des chèques et des paiements de groupe. Cette fonctionnalité fait l'objet d'une sécurité par division.

Flux de travail

Pour commencer le processus de contrepassation, accédez à la vue Client - Entrée - Contrepassation paiement pour effectuer une recherche filtrée. Raffinez la recherche pour trouver des paiements précis, ou pour trouver des paiements qui ont été appliqués à plusieurs factures ou clients. À partir des résultats de la recherche, faites un zoom avant sur la transaction de paiement. Sélectionnez un motif de contrepassation, remplissez les champs liés, soumettez la contrepassation et ouvrez un journal.

La fonction de contrepassation ne s'applique pas aux paiements versés dans Saisie des commandes. La fonction de contrepassation ne peut contrepasser que les paiements qui ont été appliqués au compte client dans CC - Saisie des encaissements. Pour ces paiements imputés dans Client - Entrée - Contrepassation paiement, le type de transaction doit être réglé à Paiement, Partage chèque ou PSL. La fonction de contrepassation de paiement crée un enregistrement pour chaque paiement créé dans CC - Saisie des encaissements. Attention : aucun paiement saisi avant l'activation ne peut être contrepassé au moyen de la contrepassation automatisée. Ces transactions de paiement, même si elles ont été saisies dans CC - Saisie des encaissements, ne peuvent pas être contrepassées :

si les taxes d'une facture ont été remplacées
si des notes de débit ont été ajoutées
si des liquidités non affectées ont été partiellement appliquées

Dans CC - Saisie des encaissements, les types de report disponibles sont : Paiement, Partage chèque, Appliquer crédits, Paiement sur livraison (PSL) et Espèces diverses. Si vous définissez le type de report à Appliquer crédits ou Espèces diverses, ces paiements ne peuvent pas être contrepassés automatiquement.

Un bouton Contrepassation paiement est accessible dans CC - Saisie des encaissements. Le bouton n'est accessible que pour un opérateur qui a un niveau de sécurité 5- Sécurité complète dans SA - Paramètres opérateur pour la fonction Client - Entrée - Contrepassation paiement. Ce bouton ouvre directement la vue Client - Entrée - Contrepassation paiement.

Dans Client - Entrée - Contrepassation paiement, lorsque vous faites un zoom avant sur une transaction de paiement à partir des résultats de recherche, la page détaillée Contrepassation paiement s'affiche. Dans la page détaillée Contrepassation paiement, vous devez remplir les champs connexes avant de cliquer sur Soumettre pour soumettre la contrepassation. Ce tableau présente les erreurs de validation qui s'affichent pour vous aider à compléter la contrepassation :


Action	Erreur
Motif de contrepassation non précisé avant de cliquer sur Soumettre.	Champ obligatoire (2100) - Motif contrepassation
Division non précisée avant de cliquer sur Soumettre.	N° division - requis
Motif de contrepassation = Chèque sans provision. Valeur non nulle. Numéro de facture non précisé avant de cliquer sur Soumettre.	N° facture - requis
Motif de contrepassation = Chèque sans provision. Valeur non nulle. Conditions non précisées avant de cliquer sur Soumettre.	Conditions - requis
Motif de contrepassation = Chèque sans provision. Valeur non nulle. La transaction est un partage de chèque ou un paiement de groupe. Partage de chèque ou paiement de groupe non précisé avant de cliquer sur Soumettre.	Partage chèque ou groupe client - requis
Motif de contrepassation = Appliqué au(x) mauvais client(s). Corriger client non sélectionné avant de cliquer sur Soumettre.	Corriger client - requis
Motif de contrepassation = Appliqué au(x) mauvais client(s). La valeur Corriger client correspond au client original avant de cliquer sur Soumettre.	Le client corrigé doit être différent du client original (7098)

Lorsque tous les champs sont remplis, cliquez sur Soumettre. Si nécessaire, lors de la saisie d'un paiement dans CC - Saisie des encaissements - Transaction, vous devez ouvrir un journal pour effectuer une contrepassation. Si vous empêchez l'ouverture d'un journal, vous recevez un message indiquant qu'un journal doit être ouvert. Si aucun journal n'est ouvert, la fenêtre Ouvrir journal s'affiche lorsque vous cliquez sur Soumettre. Vous devez ouvrir un journal avant de pouvoir continuer.

Lorsqu'elle est soumise, la contrepassation de la transaction est traitée automatiquement, en tant que transaction de paiement. Si la contrepassation ne visait pas un chèque sans provision, une transaction de liquidités non affectées est comptabilisée pour le montant de compensation.

Partages de chèque et paiements de groupe

Un enregistrement est créé pour chaque contrepassation. Même si le partage de chèque ou le paiement de groupe touche plusieurs clients, un seul enregistrement est créé pour la contrepassation. Lorsqu'une contrepassation est effectuée, un client doit être précisé dans le champ Partage chèque ou groupe client. Le client indiqué assume tous les frais liés au chèque sans provision.

Pour les paiements par partage de chèque, le type de transaction doit être réglé à Partage chèque. Les reports sont faits en tant que transactions Partage chèque. Chaque partie est reportée séparément sur le journal.

Pour les paiements de groupe, le type de transaction doit être Paiement, Appliquer crédits, PSL ou Espèces diverses. Le type Appliquer à doit être réglé à groupe. Les reports sont des transactions Paiement, Appliquer crédits, PSL et des Espèces diverses. Tous les reports sont effectués ensemble dans le même journal.

Mises à jour automatisées

Lorsque vous contrepassez le paiement, l'enregistrement de paiement est contrepassé, mais les enregistrements associés sont également contrepassés et mis à jour. Le paiement est marqué comme contrepassé, avec un motif de contrepassation et une description. Les données de contrepassation sont conservées dans une table de base de données. Les mises à jour automatisées déterminent si ce paiement a déjà été contrepassé. Les paiements déjà contrepassés ne peuvent pas être contrepassés de nouveau. Cette liste présente un sommaire des mises à jour supplémentaires des enregistrements associés effectuées par le système, ce qui renforce l'automatisation du processus :

Transactions dans les comptes clients :
- Les paiements planifiés payés sont marqués comme contrepassés.
- De nouveaux paiements planifiés sont créés à partir des paiements planifiés payés.
- Les factures, frais de service ou PSL payés dans le cadre du paiement initial sont réactivés, et les informations de paiement sont retirées.
- Si de nouveaux crédits divers (MC) et de nouvelles liquidités non affectées (UC) ont été appliqués au cours du paiement, ceux-ci sont réactivés.
- Si de nouvelles liquidités non affectées ont été créées pendant le paiement, et qu'elles ont été utilisées depuis, elles ne sont pas contrepassées automatiquement, mais elles sont désactivées.
- Dans le cas d'un paiement incorrectement appliqué à un client ou à une facture, des liquidités non affectées sont créées pour compenser la contrepassation.
- Dans le cas d'un chèque sans provision avec des frais déterminés, une facture ou un paiement planifié pour les frais de chèque sans provision est créé.
Pour mettre à jour les transactions pour le rapprochement des chèques, dans le cas des chèques sans provision, la transaction de dépôt d'origine est contrepassée au moyen d'une transaction d'ajustement négative.
Pour mettre à jour les enregistrements clients dans le cas d'un chèque sans provision, la date et le montant du dernier paiement sont contrepassés. La contrepassation est également suivie dans le champ de la base de données et incrémente la valeur du champ Nombre sans provision dans Client - Entrée - Contrepassation paiement.
La période et d'autres soldes pour le client et le destinataire sont contrepassés s'il y a lieu, en particulier s'ils sont fondés sur les limites de crédit du destinataire.
Les transactions de grand livre du paiement original sont contrepassées. La comptabilisation des espèces est contrepassée dans le cas d'un chèque sans provision. Si des frais de chèque sans provision sont facturés, ils sont enregistrés dans le compte GL sans provision ou dans la hiérarchie d'intégration du grand livre. Plus particulièrement, dans la hiérarchie, il s'agit de la valeur du champ Compte résultats du grand livre dans Paramètres client - Grand livre ou de la valeur du champ Ventes dans SA - Paramètres opérateur - Autres options - Grand livre - Comptes clients. Les contrepassations pour Appliqué au(x) mauvais client(s) et Appliqué à mauvaise(s) facture(s) mettent à jour le contrôle CC pour le compte client ou le compte de chèque sans provision approprié.
Les commandes et les lignes de commande dans Stage 5 (Paid) sont contrepassés vers Stage 4 (Invoiced). La date de paiement est effacée. Pour l'en-tête et les lignes de la commande, la valeur de la date de contrepassation est mise à jour dans la table de la base de données.

Exceptions

Après avoir exécuté une recherche filtrée dans Client - Entrée - Contrepassation paiement, vous devez examiner la colonne Exception. Si un motif d'exception est affiché dans cette colonne, la transaction de paiement ne peut pas être contrepassée automatiquement. Les motifs d'exception sont les suivants :

Déjà contrepassé
Outrep. Taxe
Transaction débit
Mt non appliqué utilisée partiellement
Numéro de division non autorisé pour opérateur

Interrogation

Le numéro de client dans la grille sous Client - Entrée - Contrepassation paiement est un lien hypertexte vers cet enregistrement dans Interrogation clients. Étant donné que vous avez accédé à l'interrogation à partir de la fonction de contrepassation, les champs de recherche avancée ne sont pas accessibles. Les enregistrements affichés dans la grille d'interrogation sont des transactions qui sont liées au paiement visé. Utilisez les actions de grille standard pour filtrer par groupe, par clients précis ou par type de transaction.

Limitations

Notez que les états financiers mensuels peuvent être touchés si un paiement est fait au cours d'un mois, puis contrepassé le mois suivant. La contrepassation et la réintégration d'un paiement peuvent également toucher le nombre moyen de jours pour le paiement dans Paramètres client.
En raison de restrictions gouvernementales, la fonction Client - Entrée - Contrepassation paiement n'est pas prise en charge pour les sociétés au Mexique.
Pour apporter des corrections autres qu'au paiement à une facture ou un service, vous devez utiliser Saisie transaction client pour saisir une contrepassation.

Fonction Copier

Lorsque la fonction de contrepassation des paiements client est activée, la fonctionnalité de copie d'une commande dans Saisie des commandes efface les timbres date-heure de la table de la base de données pour la nouvelle commande. La fonctionnalité de copie dans Paramètres client met à zéro la valeur du champ Nombre de chèques sans provision pour le nouveau client.

Contrepassation d'une commission

Les commissions sur des ventes qui sont associées à un paiement ne sont pas automatiquement contrepassées. Il n'est pas nécessaire de contrepasser les commissions pour éviter un paiement en double.