Descriptions des champs de la vue SA - Paramètres de journal

Date et heure d’attribution initiale du numéro de journal à une fonction de saisie de transactions. L’heure est exprimée en heures et minutes.

Date et heure d'envoi de fermeture de la fonction de saisie des transactions et de l’enregistrement de journal. Le fait d’accéder à une autre fonction à partir d’une fonction de saisie de transactions n’inscrit pas de date de fermeture dans cet enregistrement. Vous devez fermer le numéro de journal dans la fonction de saisie de transaction appropriée avant que le système n’enregistre une date et une heure pour cet enregistrement.

Période comptable de comptabilisation de toutes les transactions. La période de comptabilisation est saisie dans l’écran d’attribution du journal. Toutes les transactions reportées dans ce journal sont comptabilisées dans cette période.

Période civile de comptabilisation de toutes les transactions. La période de comptabilisation est saisie dans l’écran d’attribution du journal. Toutes les transactions reportées dans ce journal sont comptabilisées dans cette période.

Date de comptabilisation réelle. La date de comptabilisation est précisée dans la fenêtre Affectations de journal. Cette date peut être différente de la date à laquelle le journal a été ouvert, qui représente toujours la date courante.

Un nom de lot peut figurer dans l’enregistrement de journal si le journal a été créé au moyen d’une fonction par lot.

Fonction de saisie des transactions associée à ce numéro de journal. Parmi les exemples de fonctions de saisie des transactions, on compte CC - Saisie des encaissements, le Centre de facturation fournisseur, Saisie des commandes, le rapport de traitement des factures de vente et Transfert – Saisie réception de stocks.

Initiales de l’opérateur qui a exécuté la fonction de saisie des transactions ayant ouvert le journal. Il n’y a qu’un seul opérateur par numéro de journal.

L’indicateur Balancé renvoie aux journaux de Saisie des commandes qui nécessitent une mise en équilibre des tiroirs-caisses. Si votre société effectue des ventes au comptoir, vous devez équilibrer tous les tiroirs-caisses à la fin de chaque journée à l’aide du rapport Ventes - Rapprochement tiroir-caisse. Tous les journaux sont ouverts pour chaque tiroir-caisse qui est équilibré au moyen des commandes réelles saisies. Une fois le journal équilibré, cette option est automatiquement sélectionnée.

Cette option indique si le journal a été fermé. Si cette option n'est pas sélectionnée, le journal est en cours d’utilisation ou une défaillance du système est survenue et le journal n’a pas été correctement fermé. Si une défaillance du système est survenue, vous pouvez fermer le journal en sélectionnant cette option. Lorsque vous sélectionnez cette option, le journal est fermé et tous les champs sont mis à jour sans égard aux soldes corrects.

Si une défaillance du système entraîne votre sortie pendant que vous faites un report sur un client précis dans CC - Saisie des encaissements, communiquez avec l’administrateur système pour qu’il ferme le journal. Une fois le journal fermé, rouvrez le journal et reportez de nouveau la transaction sur laquelle vous étiez en train de travailler au moment de la défaillance du système.

Communiquez avec le soutien Infor si vous n’arrivez pas à reporter correctement les informations vers l’enregistrement client dans de telles situations.

Cette option, si elle est sélectionnée, indique que le journal a été ouvert par un processus ION comme un BOD ou un appel API.

Une fois que le journal est imprimé au moyen d’une fonction d’impression de journal précise, l'option Imprimé est sélectionnée. Vous pouvez imprimer un journal plusieurs fois. Cette option permet d’imprimer uniquement les journaux non imprimés dans les rapports. Le journal doit avoir été imprimé sur une imprimante configurée dans SA - Paramètres imprimante ou envoyé dans un fichier système local pour que cette option soit sélectionnée. Si vous ajoutez un enregistrement de journal manuellement, sélectionnez ce champ.

Cette option, si elle est sélectionnée, indique que vous mettez à jour les tables Gestionnaire des ventes au moyen des données venant de Saisie des commandes. Dans le cas des sociétés qui traitent un grand volume de commandes clients, nous vous recommandons de mettre à jour le Gestionnaire des ventes durant les heures de faible utilisation des ordinateurs.

Ce champ est automatiquement désélectionné et doit être laissé ainsi jusqu’à ce que vous exécutiez SC - Mise à jour du module Gestionnaire ventes pour mettre à jour le Gestionnaire des ventes.

Le total de contrôle est, par définition, un total basé sur des chiffres qui ne sont pas habituellement utilisés dans les totaux.

Selon l’encyclopédie Hutchinson (traduction) :

Total de contrôle - Contrôle de validation dans lequel un total de contrôle autrement non significatif est calculé en additionnant des chiffres (comme ceux de la paie ou de comptes) associés à un jeu d’enregistrements. Le total de contrôle est vérifié chaque fois que des données sont saisies afin de veiller à ce qu’il n’y ait aucune erreur de saisie.

Un exemple de total de contrôle pour un journal de CF - Saisie des encaissements qui apparaît dans GL - Interrogation journal est la somme des numéros de client pour toutes les transactions de ce journal. Si vous saisissez des transactions pour un seul client, le total de contrôle est ce numéro de client. Par contre, si vous saisissez des transactions pour plusieurs clients, le total de contrôle est la somme des numéros de client. Pour obtenir le nombre total de chèques saisis, d’enregistrements de paiements planifiés payés, ou d’autres totaux, vous pouvez exécuter le rapport CC - Saisie - Impression journal pour le journal.

Un total de contrôle pour un journal de réception reflète le nombre attendu de lignes venant d’autres bons de commande ayant le même numéro de réception, plus le nombre réel de lignes venant du bon de commande courant. Cela est calculé par bon de commande avant la réception et comparé avec le nombre réel de lignes reçues dans BC – Réception stocks.

Le montant des crédits qui seront comptabilisés selon vous. Après la fermeture d’un journal, comparez ce montant au total des crédits réel pour vérifier que les transactions ont été correctement saisies.

Le montant des débits qui seront comptabilisés selon vous. Après la fermeture d’un journal, comparez ce montant au total des débits réel pour vérifier que les transactions ont été correctement saisies.

Le nombre de transactions qui ont été comptabilisées avant que le journal ne soit fermé.

Solde cumulatif du total des crédits comptabilisés avant la fermeture du journal. Si le journal a été correctement fermé, les débits et crédits totaux seront égaux.

Solde cumulatif du total des débits comptabilisés. Si le journal a été correctement fermé, les débits et crédits totaux seront égaux.

Si une défaillance du système a lieu, il se peut que les débits et les crédits totaux ne correspondent pas. Un journal normal ne peut être clôturé sans que les débits et crédits ne soient équilibrés. Lorsque cela se produit, vous ne pouvez comptabiliser les transactions restantes dans un autre journal. Pour résoudre ce problème, exécutez GL - Entrée - Renversement de journal pour renverser les transactions comptabilisées avant la défaillance du système. Une fois cela fait, reportez de nouveau toutes les transactions dans un nouveau journal, afin que les débits et les crédits s’équilibrent.