Descriptions des champs de la vue Saisie groupe factures
Les champs sont présentés par ordre alphabétique.
Rechercher
- Groupe
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Indiquez le nom du groupe que vous voulez afficher.
- Application
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CF est automatiquement affiché dans ce champ pour indiquer que vous créez un groupe pour le module Fournisseur (Comptes fournisseurs).
Grille Groupes factures
- Description
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Description du groupe. Les groupes créés sur demande dans le Centre de facturation fournisseur s'affichent également dans la grille. Si un groupe a été créé à la demande, la description sera « Groupe par défaut pour xxx », où xxx est l'identifiant de l'opérateur qui a créé le groupe unique sur demande.
- Groupe
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Nom du groupe.
- Dern. màj par
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Initiales du dernier utilisateur qui a ajouté, modifiée ou supprimé une transaction dans le groupe.
- Dern. Entretien
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Date à laquelle le groupe a été géré pour la dernière fois. Si cette date est plus récente que la date de dernière comptabilisation, le groupe doit être mis à jour pour assurer que les écritures du grand livre sont à jour.
- Dern report
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Date de la dernière mise à jour du groupe. Si cette date est antérieure à la date de dernier entretien, le groupe doit être mis à jour pour assurer que les écritures du grand livre sont à jour.
- Dern report par
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Initiales du dernier utilisateur qui a mis le groupe à jour.
- Initiales de l'opérateur
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Identifiant de l'opérateur auquel ce groupe est limité. Si cette colonne est vide, le groupe est ouvert pour traitement par tous les utilisateurs qui ont accès au Centre de facturation fournisseur.
- Crédits vérifiés
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Montants de vérification des crédits anticipés pour le groupe. Cette colonne peut être vide.
- Débits vérifiés
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Montants de vérification des débits anticipés du groupe. Cette colonne peut être vide.
- Type
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Type de groupe. Les groupes de comptes fournisseurs peuvent être uniques ou récurrents.
Champs de saisie
- Application
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CF est automatiquement affiché dans ce champ pour indiquer que vous créez un groupe pour le module Fournisseur (Comptes fournisseurs). Vous ne pouvez pas modifier ce champ.
- Créé par/le
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Les initiales dans ce champ désignent l'opérateur qui a créé le groupe. La date de création du groupe s'affiche à côté des initiales de l'opérateur. Ces deux valeurs ne sont jamais modifiées.
- Description
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Fournissez une description du groupe pour préciser les différents motifs du groupe, tels que « Mise à jour 08/27/19 ». S'il s'agit d'un groupe récurrent, il est utile de préciser des mots clés dans la description, comme « Loyer mensuel ».
- N° division
- Précisez un numéro de division pour associer ce groupe de factures à une division. Le numéro de division peut être utilisé pour regrouper tous les groupes de factures par division lorsque vous effectuez une recherche.
- Groupe
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Nom du groupe. Si vous créez un nouveau groupe, le nom de groupe peut comprendre des lettres et des chiffres et doit être unique pour chaque groupe. Si vous avez sélectionné un groupe existant dans la grille Groupe factures, le nom du groupe ne peut pas être modifié.
- Dernière modification par/le
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Les initiales désignent le dernier opérateur qui a ajouté, modifié ou supprimé une transaction de groupe dans le Centre de facturation fournisseur. La date est mise à jour à chaque fois qu'une transaction de groupe est ajoutée, modifiée ou supprimée. Utilisez ces champs avec les champs Dernier enregistrement par/le pour déterminer si le groupe doit être mis à jour.
- Dernier report par/le
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Les initiales du dernier opérateur à avoir exécuté la mise à jour finale pour ce fichier de groupe s'affichent dans ce champ, avec la date de la mise à jour. La date du dernier report est mise à jour chaque fois que le groupe est soumis à la mise à jour finale ou que le rapport de mise à jour du groupe est exécuté. Utilisez ces champs avec les champs Dernière modification par/le pour déterminer si le groupe doit être mis à jour.
- Initiales de l'opérateur
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Attribuez un identifiant au groupe pour limiter l'accès aux factures de ce groupe à l'identifiant indiqué. Si ce champ est vide, les factures du groupe sont ouvertes à tous les utilisateurs ayant accès au Centre de facturation fournisseur.
S'il y a un problème (mouvement de personnel, absence pour cause de maladie, autre personne qui doit gérer ses factures, etc.) et que l'opérateur affecté au groupe doit être modifié, une personne disposant de droits d'administrateur système doit modifier l'ID d'opérateur pour le groupe. En outre, tout utilisateur ayant un statut de superviseur CF (l'option permettant de donner le statut de superviseur CF à cet opérateur est sélectionnée dans les ) peut accéder au groupe pour le mettre à jour ou le supprimer.
- Débits/crédits de vérification
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Les montants de débit et de crédit de vérification peuvent être les montants qu'il est prévu de comptabiliser pour cette session. Vous pouvez aussi laisser ces champs vides. Si vous voulez vérifier les erreurs possibles lors de la saisie des transactions, précisez les montants de comptabilisation prévus dans ces champs. Lorsque vous effectuez une mise à jour finale sans sélectionner l'option Mise à jour, le système effectue une vérification des erreurs. Vous pouvez comparer les montants de comptabilisation prévus que vous avez saisis dans ces champs aux montants de transaction réels qui seront comptabilisés si vous mettez le groupe à jour. S'il y a des écarts, vous pouvez examiner les transactions avant de procéder à la mise à jour.
- Type
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Type de groupe. Les groupes de comptes fournisseurs peuvent être uniques ou récurrents.