Importation des paiements par boîte postale
Après avoir configuré vos enregistrements pour recevoir les paiements par la boîte postale de votre banque, utilisez ces instructions pour exécuter le processus d'importation qui utilise les transactions issues de la transmission électronique pour mettre à jour automatiquement vos enregistrements de compte client et de compte GL, ou créez un fichier de lot qui peut être mis à jour ultérieurement.
Remarque
Lorsque vous exécutez le rapport CC - Boîtes postales - Importation en mode mise à jour, assurez-vous que personne n'est en train de reporter des encaissements dans CC - Saisie des encaissements.
- Vérifiez que le fichier plat de boîte postale a été reçu. Notez le nom du répertoire système où il se trouve.
- Sélectionnez .
- Exécutez un rapport unique ou créez un rapport enregistré.
- Indiquez le rapport et les informations d'impression, puis cliquez sur .
- Dans le champ Répertoire fichier boîte scellée, indiquez le répertoire système où se trouve le fichier plat. Laissez ce champ vide pour utiliser l'emplacement défini dans SA - Paramètres société pour les documents entrants EDI.
- Le nom du fichier de boîte postale par défaut est lbx.in, mais vous pouvez indiquer le nom du fichier de boîte postale qui réside dans le répertoire que vous avez indiqué à l'étape précédente.
- Si vous exécutez l'importation en mode mise à jour, sélectionnez Oui dans Reporter/Mettre à jour transactions importées ? champ. Si vous indiquez Non, passez à l'étape 9.
- Sélectionnez Oui dans le champ Si Oui, report des lots prêts seulement ? pour permettre l'importation/la mise à jour seulement si tous les chèques sont prêts à être reportés. Sélectionnez Non pour mettre à jour toutes les transactions, quel que soit le statut.
- Sélectionnez Oui dans le champ Si Non, forcer lot non-suspendus ? pour mettre à jour toutes les transactions vers CC et GL. Sélectionnez Non pour mettre à jour uniquement les fichiers d'importation qui se trouvent dans les limites de radiation définies dans SA - Options administrateur - Clients - Encaissements.
- Indiquez le numéro de la banque sur laquelle le dépôt a été reporté. Le compte GL défini dans CR - Paramètres banque pour cette banque est mis à jour au moyen des transactions de chèque de cette importation.
- Indiquez le numéro de client fictif. Ce client doit être configuré dans Paramètres client avant l'exécution du rapport.
- Précisez C pour mettre en correspondance les paiements par chèque et les factures lorsque les numéros de client ne correspondent pas. Précisez S pour suspendre les transactions de chèque lorsque le numéro de client associé au paiement par chèque ne peut pas être rapproché du numéro de facture.
- Sélectionnez Oui à Effectuer des radiations ? pour appliquer la limite de radiation configurée dans SA - Options administrateur - Clients - Encaissements à chaque facture ou crédit auquel la transaction de chèque est appliquée. Sélectionnez Non pour imprimer la transaction en tant qu'exception dans le rapport des exceptions d'importation si le montant du chèque ne correspond pas au montant de la facture.
- Sélectionnez Oui dans le champ Appliquer hors limite radiation pour appliquer les paiements qui sont mis en correspondance avec des factures, quel que soit le montant. Toute différence est reportée en tant que nouveau paiement planifié s'il y a un solde dû, ou en tant que liquidités non affectées s'il y a un trop-perçu. Sélectionnez Non pour créer une transaction de liquidités non appliquée pour les paiements par chèque qui tombent en dehors de la limite de radiation définie dans SA - Options administrateur. La transaction est suspendue dans le fichier de lot de la boîte postale si vous n'exécutez pas l'importation en mode mise à jour.
- Sélectionnez Oui dans le champ Créer enregistrements ARSL pour créer des enregistrements CC - Paramètres boîte postale s'il n'en existe aucun pour un client vérifié dans la transmission de boîte postale.
- Cliquez sur , puis sur .