Aperçu de la vue SA - Paramètres de journal

Chaque fois que vous reportez la première transaction dans une fonction de saisie des transactions, la table SA - Paramètres journal est interrogée pour déterminer le prochain numéro de journal disponible. Ce numéro est ensuite attribué au journal ouvert. La fenêtre Affectations de journal affiche le statut de tout journal ouvert et d’autres paramètres. Ne fermez des journaux dans SA - Paramètres de journal que lorsque vous ne pouvez pas les fermer dans la fonction où ils ont été ouverts. Lorsque vous fermez un journal dans SA - Paramètres de journal, imprimez le journal immédiatement et examinez l’exactitude des reports dans tous les modules associés. Une fois le journal fermé, toutes les informations contenues dans l’enregistrement correspondant dans SA - Paramètres de journal sont mises à jour et fermées également, sauf si des défaillances système sont survenues durant le report.

Utilisez SA - Paramètres de journal pour commencer la numérotation d’un journal à un chiffre donné. Cela est utile dans un environnement de sociétés multiples où chaque société utilise une série de numéros de journal différents, car les numéros de journal sont propres à chaque société. Lorsque vous configurez des plages de numéros de journal, assurez-vous d’avoir des plages assez larges pour ne pas manquer de numéros de journal.

Pour déterminer le dernier numéro de journal utilisé, accédez à SA - Interrogation journal ou exécutez le rapport SA - Rapport Affectations de journal. Vous pouvez aussi utiliser SA - Paramètres de journal pour mettre à jour des enregistrements d’affectations de journal. Cela est utile advenant une défaillance du système au cours d’une fonction de saisie de transactions. Par exemple, le paramètre de fermeture peut ne pas avoir été défini dans l’enregistrement de journal. Mettez à jour l’enregistrement de journal pour rétablir le paramètre, mais n’utilisez pas cette fonction pour modifier les soldes. Les modifications faites ici ne mettent pas à jour les fichiers de transaction.

Durant de nombreuses fonctions de saisie de transactions qui ouvrent un journal GL, le processus de mise à jour des journaux n’est pas terminé tant que vous n’avez pas procédé à la mise à jour finale. Cela est courant dans les fonctions d’expédition et de réception. L’étape de la commande ou du transfert est mise à jour, mais aucune transaction n’est reportée avant la mise à jour finale. Si le journal est fermé manuellement dans SA - Paramètres de journal avant que la mise à jour finale ne soit lancée dans les fonctions appropriées, aucune transaction n’est reportée dans le grand livre ou dans la table des transactions de la fonction. Si vous tentez de fermer manuellement un journal dans SA - Paramètres de journal dans ce cas, les informations de récupération de journal sont saisies et s’affichent dans la fenêtre Données récupération. Ces informations comprennent les initiales de l'opérateur qui a créé le journal, la fonction ainsi que la date et l’heure de création du journal. Un message s’affiche pour recommander la fermeture du journal au moyen de la fonction de mise à jour, plutôt que sa fermeture manuelle dans SA - Paramètres de journal. Nous vous recommandons de communiquer avec l’opérateur qui a ouvert le journal et de lui rappeler de procéder à la mise à jour finale dans la fonction pertinente. À l’exception des journaux créés dans Transfert - Saisie expédition et Transfert – Saisie réception de stocks, la fermeture manuelle des journaux ne met pas à jour les enregistrements GL ou de transaction, et n’inverse pas non plus l’étape de la commande.