Aperçu du rapport BC - Rapport d'audit des bons de commande

Il s'agit d'un rapport crucial qui est conçu pour équilibrer :

• la ligne d'article et les informations d'en-tête d'une commande
• toutes les commandes pour chaque fournisseur au solde En commande du fournisseur dans Saisie gestion solde fournisseur

L'équilibrage de ces données est important parce que vous ne souhaitez pas faire des paiements insuffisants ou en trop à vos fournisseurs. Les bons de commande en cours doivent correspondre au solde En commande du fournisseur.

En raison de défaillances du système, de pannes de courant, etc., les informations de ligne d'article et d'en-tête sur les bons de commande peuvent ne pas être en équilibre, ou les bons de commande peuvent ne plus être en équilibre avec les Comptes fournisseurs. Lorsque le rapport BC - Rapport d'audit des bons de commande est généré, il suppose d'emblée que les informations de la ligne d'article sont correctes, et que les informations d'en-tête du bon de commande sont incorrectes. Lorsque chaque article est saisi, les totaux dans les informations d'en-tête sont les dernières à être mises à jour. Par conséquent, si une défaillance du système se produit, ce sont généralement les informations d'en-tête qui ne sont pas mises à jour correctement. Lorsque les bons de commande sont comparés aux Comptes fournisseurs, le rapport BC - Rapport d'audit des bons de commande part du principe que les bons de commande sont corrects et les Comptes fournisseurs sont incorrects. Le montant dû au fournisseur devrait se limiter au montant des bons de commande en cours.

Seuls les bons de commande entre les étapes suivantes se qualifient pour le rapport BC - Rapport d'audit des bons de commande.

• Étape 1 - Commandé
• Étape 2 – Imprimé
• Étape 4 - Préreçu
• Étape 5 - Reçu

Si le bon de commande est à l'étape 6 (Évalué), il est trop tard pour corriger le bon de commande ou le solde En commande du fournisseur.

Ce message indique que vous avez supprimé des enregistrements de produits sur des bons de commande ouverts :

Aucun enregistrement ICSW disponible (91)

Les bons de commande qui contiennent des produits et qui ont été supprimés continuent de s'afficher dans le rapport, sauf si vous fermez le bon de commande dans le Centre de facturation fournisseur. De plus, les enregistrements Produit - Paramètres produit entrepôt qui ont été supprimés et les modifications manuelles des soldes qui ont été apportées dans Paramètres fournisseur peuvent entraîner un déséquilibre dans ce rapport. Examinez vos enregistrements pour déterminer si ces situations ont contribué au déséquilibre.

S'il s'agit d'un fournisseur étranger, le type de devise est imprimé dans la section Hors balance BC du rapport. Le code de devise à deux caractères s'affiche à partir de l'en-tête du bon de commande après le suffixe du bon de commande. Pour les fournisseurs étrangers, les soldes sont saisis dans la devise étrangère tels que saisis dans le bon de commande. Dans la section Fournisseurs hors balance, la description de devise associée s'affiche à côté du fournisseur si le type de devise dans l'enregistrement Paramètres fournisseur - Requis n'est pas vide. Aucune conversion n'est effectuée avec ce rapport, car toutes les informations affichées le sont par fournisseur.

Le champ d'en-tête Imprimer est audité par rapport au champ de ligne Imprimer. Si un des champs de ligne Imprimer est sélectionné, le champ d'en-tête Imprimer est sélectionné.

Le rapport BC - Rapport d'audit des bons de commande est divisé en deux sections. La première section contient la comparaison entre ligne d'article et en-tête. Pour chaque bon de commande en déséquilibre, la commande s'imprime dans le rapport et répertorie tous les messages d'erreur associés. La deuxième section contient la comparaison entre les données Achat et Fournisseur. Les totaux de commande pour un fournisseur (les commandes Retour de marchandise sont exclues) sont additionnés et comparés au solde En commande du fournisseur dans l'enregistrement Saisie gestion solde fournisseur.

Utilisez le Gestionnaire de rapports pour générer ce rapport sur une base régulière, soit chaque nuit ou chaque semaine. Examinez ce rapport régulièrement afin de pouvoir corriger rapidement les déséquilibres.