Aperçu du rapport Ventes - Vérification des commandes

Ventes > Rapports > SC - Rapports > OERA.

Acronyme de fonction : OERA

Utilisez ce rapport pour vérifier toutes les commandes avant d'exécuter le rapport de traitement des factures de vente.

Ce rapport garantit que les enregistrements des commandes et des clients sont équilibrés. Une fois qu'une commande est traitée pour facturation, elle ne peut pas être corrigée et les enregistrements clients doivent être modifiés manuellement. Nous vous recommandons également d'exécuter ce rapport lorsque vous configurez votre système à l'origine, lorsque vous convertissez vos données à partir d'un système existant, ou lors d'une défaillance du système.

Remarque

Exécutez le rapport Ventes - Vérification des commandes en mode sans mise à jour et corrigez les écarts avant d'exécuter le rapport en mode Mise à jour. Une fois que les enregistrements de commande et de client sont mis à jour, vous ne pouvez pas contrepasser automatiquement les modifications.

Le rapport Ventes - Vérification des commandes est divisé en deux sections, Commandes hors balance et Clients hors balance. La section Commandes hors balance comprend les commandes avec des écarts entre l'en-tête et les lignes d'article ainsi que les messages d'erreur associés. Les commandes sont répertoriées par ordre numérique. La section Commandes hors balance comprend la comparaison entre les enregistrements de commande client et les enregistrements client. Les totaux de commande pour un client sont additionnés et comparés au solde En commande du client dans l'enregistrement Interrogation clients - Général.

Commandes hors balance :

Étant donné que l'en-tête est mis à jour après la saisie d'une ligne d'article, les informations sur la ligne d'article sont considérées comme exactes lorsque le rapport Ventes - Vérification des commandes est généré. Si une défaillance du système a lieu, il se peut que l'en-tête n'ait pas été mis à jour.

Voici quelques exemples de comparaisons effectuées par le rapport Ventes - Vérification des commandes :

  • Traitement du grand livre ou des factures

    Lorsque vous utilisez le rapport Ventes - Vérification des commandes dans votre flux de travail pour repérer, par exemple, les exceptions de facturation ou les enregistrements GL - Saisie transaction, utilisez les messages d'erreur suivants pour vous aider lorsque les commandes sont bloquées en cours de traitement :

    • Versement est xx ; calculé comme xx
    • Enregistrement GLET contient 0 type de paiement, erreur possible dans GLET
    • Enregistrement GLET contient valeur non valide ; impossible de calculer le montant du versement
  • Disposition Juste à temps (JAT)

    Si vous sélectionnez Non à l'option Màj des fichiers de commande et que la date d'expédition requise ou la date promise n'est pas indiquée pour une ligne d'article d'une commande avec une disposition Juste à temps, des messages vous informant de ces erreurs sont inclus dans le rapport.

    Si vous sélectionnez Oui à l'option Màj des fichiers de commande, les lignes sans date demandée ou promise sont mises à jour en fonction des dates de l'en-tête. Si l'en-tête ne contient pas ces dates, il est mis à jour avec les dates les plus hâtives indiquées sur une ligne. La quantité totale expédiée dans l'en-tête est mise à jour au moyen de la valeur correcte.

    Dans les commandes avec une disposition autre que Juste à temps, la date d'expédition requise ou la date promise n'est pas mise à jour. Des erreurs se produisent si la date d'expédition demandée ou la date promise dans l'en-tête sont absentes ou si la quantité totale expédiée est différente de la valeur calculée. La quantité totale expédiée calculée est le cumul des quantités de stock expédiées de toutes les lignes qui répondent aux conditions suivantes :

    • La commande est à l'étape 1 (Commandé) ou plus
    • La ligne n'est pas une ligne d'occasion perdue
    • La commande est une commande Juste à temps et l'option de prélèvement est sélectionnée, ou la commande n'est pas une commande Juste à temps.
  • Attribution par numéro de série et de lot

    Si des numéros de série ou de lot ont été incorrectement attribués sur une ligne, un message d'erreur indiquant combien de numéros de série ou de lot ont été attribués et le nombre de numéros de lot qui devraient être attribués est inclus dans le rapport Ventes - Vérification des commandes.

  • Rabais

    Le montant du rabais fournisseur enregistré dans l'en-tête de la commande est vérifié par rapport au montant de rabais du fournisseur enregistré dans PE - Saisie rapprochement remise. S'ils diffèrent, une exception est générée.

  • Approbation de commande

    Lorsque le rapport Ventes - Vérification des commandes est exécuté, le code d'approbation de l'en-tête de la commande est comparé au code d'approbation de l'enregistrement de crédit interne. Si les codes d'approbation ne correspondent pas, l'enregistrement de crédit interne est mis à jour au moyen du code d'approbation de l'en-tête. Si un enregistrement de crédit interne ne peut pas être trouvé, un enregistrement est créé. Le code d'approbation de l'enregistrement est issu de la commande et le gestionnaire de crédit est issu de l'enregistrement de Paramètres client - Crédit.

    Si des déclencheurs ont été configurés dans SA - Activation des événements pour alerter les gestionnaires de crédit lorsqu'une commande est approuvée (oe-credapprove), ou créée ou mise à jour et enregistrée avec un statut de blocage (oe-credhold), les gestionnaires de crédit sont informés de toute modification du statut d'approbation de la commande après l'exécution du rapport Ventes - Vérification des commandes. Si les gestionnaires de crédit ne sont pas informés par le Gestionnaire d'événements, ils doivent vérifier le rapport Ventes - Vérification des commandes pour déterminer si des commandes sont retenues. Le rapport doit également être examiné si un gestionnaire de crédit n'est pas défini pour un client et que le Gestionnaire d'événements n'informe pas un autre opérateur des approbations de crédit et des retenues de crédit.

  • Bons de sortie

    Si une commande ne contient aucune exception, le bon de sortie s'imprime et le paramètre d'impression interne dans l'en-tête de la commande qui indique que le bon de sortie a été imprimé est réglé à Oui. Si la commande contient des exceptions, le bon de sortie ne peut pas être imprimé, et si le paramètre interne est réglé à Non, la commande se qualifie pour le rapport Ventes - Vérification des commandes sauf dans les conditions suivantes :

    • La commande est à l'étape 1-Commandé et, quelle que soit la disposition de la commande, toute ligne de la commande a un paramètre de prélèvement Oui
    • La commande est à l'étape 0 - Saisi, la disposition de la commande n'est pas Juste à temps, et toute ligne de la commande a un paramètre de prélèvement Oui
    • La commande est à une étape supérieure à l'étape 1-Commandé, la disposition de la commande est Juste à temps, et toute ligne de la commande a un paramètre de prélèvement Oui

    Étant donné que les bons de sortie ne sont pas imprimés automatiquement pour les commandes directes (CD) ou les commandes n'ayant que des lignes CD, le rapport Ventes - Vérification des commandes ignore le paramètre d'impression pour ces types de commandes.

  • Montants payés

    Pour les commandes contenant des sorties et des commandes en souffrance qui ont été payées, le montant total versé sur la commande originale est comparé aux commandes avec un suffixe. Si la commande originale a été facturée, supprimée ou annulée, la vérification n'est pas effectuée. Les commandes contenant des commandes en souffrance ne peuvent pas être supprimées.

  • Plans financiers

    Les commandes sous plan financier et pour lesquelles les factures sont envoyées à une société de financement tierce sont comparées aux soldes de la société de financement, et non aux soldes du client. Si la plage de numéros de client est utilisée pour exécuter le rapport Ventes - Vérification des commandes, les clients ayant des commandes facturées à une société de financement ne sont pas inclus. Vous devez exécuter le rapport sans plage de numéros de client pour inclure ces clients.

Clients hors balance :

Lorsque des enregistrements de commande sont comparés aux enregistrements client, le rapport Ventes - Vérification des commandes indique que les enregistrements de commande sont corrects et que les enregistrements client doivent être mis à jour.

Lorsqu'un client ou un destinataire est en déséquilibre, le solde de la commande client, le solde de la commande totale, le solde futur et l'acompte pour toutes les commandes ouvertes sont inclus dans le rapport. Le solde total de la commande, le solde client et l'écart entre ces montants pour chaque client ou destinataire sont également inclus. Seuls les destinataires qui sont en déséquilibre sont inclus dans le rapport. Si un seul destinataire est en déséquilibre, les détails de client ne sont pas inclus.

Les soldes En commande, Commande future et Acomptes de la section Solde relevé dans Interrogation clients - Général sont comparés aux commandes ouvertes. Le solde de la commande totale du client doit correspondre au solde En commande du client.

Lorsqu'un client verse un acompte sur une commande future (FO), l'acompte est soustrait du solde pour indiquer un solde net Commande future. Ce solde est égal au solde de la commande future dans Interrogation clients. Les commandes futures (FO) qui ont une condition PSL ne sont pas incluses dans le solde des commandes futures.

Verrouillage d'enregistrements

Dans de rares cas, vous pouvez constater le verrouillage des enregistrements pendant les appels API qui créent des commandes. Un avertissement s'affiche indiquant qu'un enregistrement client ou destinataire client est verrouillé. Dans ce cas, exécutez le Rapport Ventes - Vérification des commandes, sélectionnez Oui aux options Mise à jour des fichiers de commandes et Mise à jour des fichiers des clients.