Aperçu de la vue GL - Paramètres comptes - Compte
Utiliser cette page pour créer ou modifier des comptes GL.
Préalables
Vous devez effectuer les configurations suivantes avant de créer des enregistrements de code de compte dans GL - Paramètres compte :
- SA - Paramètres société
- SA - Paramètres opérateur
- SA - Options administrateur - États financiers
Une fois les tâches de configuration préalables terminées, gérez les enregistrements SA - Paramètres société et SA - Paramètres opérateur avec les valeurs du plan comptable.
Vous pouvez limiter l'accès de certains opérateurs à une division, un département ou un sous-compte particulier lors de la configuration, de l'interrogation ou de la saisie. Indiquez la division, le département ou le sous-compte dans l'enregistrement de l'opérateur dans SA - Paramètres opérateur. Si un opérateur tente d'accéder à un code de compte restreint, une fenêtre d'autorisation apparaît. Les superviseurs ou les administrateurs système ayant l'autorité voulue peuvent accorder l'autorisation qui remplace temporairement les restrictions l'opérateur définies dans SA - Paramètres opérateur.
Paramètres de compte
Élaborez votre plan comptable avant d'utiliser GL - Paramètres comptes. Chaque code de compte nécessite les informations de compte affichées dans la vue GL - Paramètres compte.
Après avoir établi votre plan comptable, copiez-le dans votre société de test à l'aide du rapport GL – Administrateur – Copier le plan comptable. Utilisez votre société de test pour vous exercer à l'élaboration de codes de compte sans affecter les données réelles. Si vous ne savez pas quelle est la société de test, contactez votre coordonnateur de formation ou votre administrateur système.
Vous pouvez utiliser le module Grand livre avec des modules de soutien, ou seul. Vous pouvez configurer tous les modules système pour qu'ils mettent à jour le module Grand livre. Chaque module nécessite une liste des comptes du Grand livre à des fins de mise à jour.
Vous devez vérifier que les nouveaux codes de compte sont également ajoutés à GL - Définition des budgets, à GL - Paramètres distribution automatique et aux états financiers qui sont touchés par les codes de compte. Pour les systèmes multi-sociétés, vous devez ajouter les codes de compte à chaque société qui utilise les comptes. Après avoir terminé la configuration, ajoutez les codes de compte requis aux enregistrements SA - Paramètres opérateur. Imprimez les comptes au moyen du rapport GL - Liste principale comptes ou du rapport GL - Plan comptable pour vérifier que les informations sont correctes.
Vous pouvez modifier les informations statiques dans les comptes existants à tout moment. Ne modifiez pas les soldes, sauf dans de très rares circonstances. Si le code de compte existe dans plusieurs sociétés, vous devez modifier le code de compte dans chaque société. Chaque fois qu'un solde est modifié, un enregistrement est créé dans Administrateur système. Vous pouvez produire un rapport de ces modifications de solde manuelles en exécutant le rapport SA – Rapport maintenance soldes.
La sécurité d'opérateur empêche la modification des soldes de compte.
Si votre société n'utilise pas la comptabilité par division, précisez les codes de compte dans les autres modules avec un astérisque ou un caractère générique dans la section de la division. Par exemple, vous pouvez indiquer * - 1-1111-01 comme compte de contrôle CC. Le * désigne toutes les divisions, si vous avez plusieurs divisions avec des numéros de département, de compte et de sous-compte similaires pour le compte de contrôle CC.
Les soldes débiteurs sont enregistrés en tant que montants positifs, et les soldes créditeurs sont enregistrés en tant que montants négatifs.