Aperçu de vue GL - Saisie transactions
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Acronyme de fonction : GLET
Utilisez cette fonction pour reporter manuellement des écritures dans vos comptes de Grand livre. Vous pouvez corriger les écritures en attente, effectuer des ajustements ponctuels et mettre à jour le grand livre au moyen de transactions qui sont indépendantes des transactions générées dans les modules interfacés.
Effectuez une recherche pour localiser un groupe existant à gérer. Sélectionnez Groupe existant pour gérer un groupe existant. Un lot existant peut être un lot qui a été configuré dans GL - Paramètres des lots ou un lot qui a été créé en tant que groupe unique dans GL - Saisie transaction, mais qui n'a pas été mis à jour. Sélectionnez Nouveau groupe pour affecter un groupe en fonction de vos initiales d'opérateur. Si vous sélectionnez Groupe existant, indiquez le nom du lot à gérer.
Les transactions sont saisies dans GL - Saisie transaction en tant que groupe de transactions qui sont traitées dans une seule mise à jour. Des groupes de lots peuvent être configurés dans GL - Paramètres lots ou à la demande dans GL - Saisie transaction. La méthode de configuration des lots dépend du type de lot. Configurez des lots récurrents ou des lots de contrepassation automatique dans GL - Paramètres lots. Configurez des lots uniques dans GL - Paramètres lots ou dans GL - Saisie transaction.
Pour mettre à jour un lot, sélectionnez ou le dans GL - Saisie transaction, ou exécutez le rapport GL - Mise à jour des lots. La fonction de mise à jour finale n'est disponible que si Oui est sélectionné à l'option Autoriser mise à jour finale des transactions GL dans SA - Paramètres opérateur.
Toutes les transactions comptabilisées dans les codes de compte doivent s'équilibrer avant que vous puissiez mettre à jour la session. Plusieurs sessions peuvent être ouvertes à la fois, tout au long de la journée. Assurez leur suivi et fermez-les à la fin de la journée.
Sécurité
L'accès de l'opérateur aux comptes du grand livre est limité aux numéros de division, de département et de sous-compte configurés dans SA - Paramètres opérateur. Obtenez l'autorisation d'un superviseur pour accéder à un compte restreint pour faire des reports.
Informations sur les clients et les fournisseurs
Après avoir saisi une transaction de grand livre, vous pouvez cliquer sur Afficher plus dans les sections Client et Fournisseur pour ajouter hors ligne des informations sur le client et le fournisseur pour la transaction. Utilisez ces informations pour suivre les comptes clients ou les comptes fournisseurs lorsque vous ne faites pas de report sur le module Grand livre à partir des modules Fournisseurs ou Clients.
Si vous contrepassez des écritures reportées sur les comptes d'attente, la fenêtre GL - Saisie transaction détermine le compte de contrôle actuel et ne fait pas de report sur les comptes que vous précisez dans le journal de correction. Les comptes de contrôle par défaut sont mis à jour dans les enregistrements Paramètres client, Paramètres fournisseur ou SA - Paramètres opérateur pour la facture originale qui a été reporté sur le compte d'attente.
Rapprochement chèques
Si l'option Interface Rapprochement chèques depuis le grand livre est sélectionnée dans SA - Options administrateur - États financiers, vous pouvez cliquer sur Afficher plus dans la section Rapprochement chèques pour mettre à jour vos enregistrements Rapprochement chèques. Il est recommandé d'utiliser cette méthode pour reporter des transactions qui touchent les codes de compte du Grand livre et les enregistrements Rapprochement chèques, tels que les transferts bancaires et les revenus d'intérêt. Si vous reportez ces transactions dans CR - Saisie Centre de chèques, les codes de compte du grand livre ne sont pas mis à jour.
Préalables
Si vous utilisez l'interface de rapprochement des chèques, ou si vous faites des reports à partir des modules Fournisseurs et Clients, vous devez configurer ces enregistrements avant de pouvoir utiliser la fenêtre GL - Saisie transaction GL :
- CR - Paramètres banque
- Paramètres client
- Paramètres fournisseur
Mise en œuvre du GL en cours d'exercice
Si vous mettez en œuvre le module Grand livre en cours d'exercice, utilisez la fonction GL - Saisie transaction pour saisir les bons montants dans toutes les périodes précédentes, jusqu'à la période actuelle. Pour chaque période, reportez le montant approprié sur chaque code de compte. Vous devez ouvrir un journal pour chaque période. Appliquez cette méthode jusqu'à la période en cours. Saisissez le montant net de toutes les transactions pour la période, et non le solde du code compte.
Par exemple, supposons que votre solde de vente jusqu'à mars est de 10 000 $, y compris des ventes de 1 500 $ saisies en mars. Indiquez 1 500 $ en mars et comptabilisez le montant restant de 8 500 $ en janvier et février. Indiquez une référence pour ces transactions, par exemple Reports mars 2019. Faites les reports seulement jusqu'à la fin de la dernière période clôturée. Après avoir effectué toutes les écritures pour une période particulière, exécutez le rapport GL - Activités de transaction ou le rapport GL - Liste principale comptes pour vérifier les soldes.
Après les saisies initiales, vous pouvez utiliser le module Grand livre pour commencer les reports actifs et courants. Si vous avez commencé à utiliser le module Grand livre au début d'un nouvel exercice, vous n'avez pas à faire les saisies mentionnées ci-dessus.
Grille GL - Transactions
Les transactions s'affichent dans la grille de transactions lorsque vous appuyez sur Entrée à partir de la ligne, ou lorsque vous cliquez sur . Pour modifier une des transactions, sélectionnez-la puis cliquez sur . Vous pouvez également retenir une transaction, ou la débloquer. Le statut de retenue est indiqué dans la colonne État. Les transactions retenues ne sont pas mises à jour lorsque vous effectuez la mise à jour finale ou traitez le lot dans GL - Mise à jour des lots.