Apercu du rapport CC - Actualisation des soldes
Acronyme de fonction : ARER
Utilisez cette page pour actualiser les soldes, appliquer des frais de service et traiter les paiements de fin de mois pour mettre à jour l'historique des paiements.
Les soldes sont mis à jour s'ils ne correspondent pas aux totaux dans Saisie transaction client.
Actualisation des soldes
Le rapport CC - Actualisation des soldes passe ces soldes suivants à la période suivante :
- Risque total dans Paramètres client
- Soldes dans Paramètres client
- Soldes dans Paramètres destinataire client
Étant donné qu'une table temporaire est utilisée pour enregistrer les soldes, cela peut ralentir le système.
Si vous exécutez le rapport CC - Actualisation des soldes en réglant les options Mise à jour historique des paiements de fin de mois ? et Reporter frais de Service ? à Non, les tâches suivantes sont complétées :
- La date de l'âge des comptes que vous précisez est utilisée
- Les plages de dates des nouvelles périodes sont calculées
- Les factures sont reportées sur les bonnes périodes.
Ce tableau montre comment les nouvelles dates sont calculées :
| Dernière date d'âge = 3/21/99 | Nb de jours | Dernière date d'âge = 4/21/99 |
|---|---|---|
| Période 1 - 3/31/99 à 4/19/99 | 30 | Période 1 - 4/21/99 au 5/20/99 |
| Période 2 - 2/19/99 au 3/20/99 | 30 | Période 2 - 3/21/99 à 4/19/99 |
| Période 3 - 1/20/99 à 2/18/99 | 30 | Période 3 - 2/19/99 au 3/20/99 |
| Période 4 - 12/20/98 to 1/19/99 | 30 | Période 4 - 1/20/99 à 2/18/99 |
| Période 5 - Plus ancien que 12/19/98 | 30 | Période 5 - Plus ancien que 1/19/98 |
Les soldes de chaque période ne sont pas automatiquement reportés sur la nouvelle période. La date d'échéance de chaque facture est utilisée pour déterminer si la facture doit être reportée et dans quelle période.
Les frais de service et crédits divers et les liquidités non affectées peuvent également être reportés dans les bonnes périodes en fonction des paramètres SA - Options administrateur - Clients - Soldes - Transactions spéciales. Si l'option Classer frais gestion est sélectionnée, seuls les frais de service sont reportés dans les soldes de la période. Si l'option Classer crédit divers est sélectionnée, seuls les crédits divers et les liquidités non affectées sont reportés. Si les deux options sont sélectionnées, les frais de service, les crédits divers et les liquidités non affectées sont tous reportés.
Si les options ne sont pas sélectionnées, ni les frais de service ni les crédits divers et les liquidités non affectées ne sont reportés dans les soldes de la période lorsque vous exécutez le rapport CC - Actualisation des soldes.
Une fois que vous avez défini ces options, ne les modifiez pas sans tenir compte de leur effet sur les soldes de période. Si vous décidez de modifier ces options, vous devez vous déconnecter du système et vous reconnecter à nouveau dans avant de reporter les soldes pour vous assurer que les modifications faites dans SA - Options administrateur - Clients - Soldes - Transactions spéciales sont intégrées.
Frais de service
En plus de reporter les soldes, vous pouvez appliquer des frais de service. Les frais de service peuvent être calculés sans nécessairement être reportés dans Paramètres client et dans Saisie transaction client. Si vous choisissez de calculer les frais de service sans les comptabiliser, vous pouvez les modifier ultérieurement en les saisissant manuellement dans la Saisie transaction client. Si vous choisissez de comptabiliser les frais de service lors de l'exécution du rapport CC – Actualisation des soldes, vous ne pouvez pas les modifier dans Saisie transaction client sans d'abord renverser manuellement les frais de service originaux. Si vous exécutez le rapport CC – Actualisation des soldes à la mauvaise date sans faire la mise à jour, vous pouvez l'exécuter de nouveau à la bonne date pour réinitialiser les dates de période.
L'actualisation des soldes se fait d'abord, puis les frais de service sont calculés. Dans SA - Options administrateur - Clients - Soldes, vous pouvez soit saisir des frais de service en saisissant des valeurs dans la section période/taux, ou facturer un taux selon le solde d'un client.
Les options Classer crédit divers et Classer frais service dans SA - Options administrateur - Clients - Soldes ont aussi une incidence sur les frais de service. Ces options déterminent si les frais de service et les crédits divers et liquidités non affectées sont inclus lors de l'actualisation des soldes. Ne modifiez pas ces options arbitrairement, car elles ont une incidence sur les soldes du client pour la période.
Ce tableau présente chaque option de classement chronologique et la façon dont les frais de service sont calculés :
| Option | Frais de service par période | Frais de service par solde |
|---|---|---|
| Classer frais gestion | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde de la période, moins les frais de service qui appartiennent à cette période, après que tous les crédits divers et toutes les liquidités non affectées ont été appliqués aux périodes les plus anciennes. | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le montant total des périodes 2 à 5, moins les frais de service et tous les crédits divers et liquidités non affectées. |
| Classer crédit divers | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde de la période, moins les frais de service et moins les crédits divers et liquidités non affectées qui tombent dans cette période. | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde total des périodes 2 à 5, moins les frais de service et moins les crédits divers et liquidités non affectées des périodes 2 à 5. |
| Les deux options sont sélectionnées | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde de la période, moins les frais de service qui tombent dans cette période, moins les crédits divers et liquidités non affectées qui tombent dans cette période. | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde total des périodes 2 à 5, moins les frais de service et moins les crédits divers et liquidités non affectées qui tombent dans les périodes 2 à 5. |
| Aucune option n'est sélectionnée | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde de la période après que les crédits divers et les liquidités non affectées ont été appliqués aux périodes les plus anciennes. | Le pourcentage des frais de service est multiplié par le montant total des périodes 2 à 5 moins les crédits divers, liquidités non affectées et frais de service. |
Si vous utilisez la méthode Période pour calculer les frais de service, un pourcentage de frais de service fixe est associé à chaque période. Une fois que le rapport CC - Actualisation des soldes est terminé, le pourcentage des frais de service est multiplié par le solde de chaque période, moins les crédits divers et liquidités non affectées et les factures contestées. Le montant des frais de service calculé pour chaque période est additionné et ajouté au montant des frais de service dans l'enregistrement Paramètres client du client. S'il existe un solde négatif dans la période 2 ou une période précédente, des frais de service négatifs sont calculés et soustraits de la période la plus ancienne avec un solde positif, jusqu'à ce qu'il soit zéro. Le solde total des frais de service calculé n'est jamais inférieur à zéro.
Si vous calculez les frais de service en fonction du solde du client, vous devez avoir indiqué les soldes minimums et les taux de pourcentage dans SA - Options administrateur - Clients - Frais de service. Les taux de pourcentage sont appliqués au solde net en retard du client (solde total des périodes 2 à 5 - Frais de service - Factures futures - Crédits divers - Liquidités non affectées - Factures contestées) dans Paramètres client. Le taux de pourcentage appliqué est déterminé selon une méthode par étape.
Le tableau suivant présente un exemple avec le solde net du client à 4 300,00 $ :
| Niv. | Taux | Montant min. | Frais |
|---|---|---|---|
| Niveau1 | 1,5 % | 1 000,00 $ | 1 000,00 $ x 1,5 % = 15,00 $ |
| Niveau 2 | 2,5 % | 2 500,00 $ | 2 500,00 $ x 2,5 % = 62,50 $ |
| Niveau3 | 3,0 % | 4 000,00 $ | 800,00 $ x 3,0 % = 24,00 $ |
| Niveau4 | 3,5 % | Au-delà de ces montants | Frais de service totaux =101,50 $ |
Le solde net du client tombe aux niveaux 1, 2 et 3. Le montant des frais de service est de 101,50 $ et est ajouté au montant des frais de service dans Paramètres client.
S'il existe des crédits divers et des liquidités non affectées, ils sont temporairement soustraits de la période correcte avant que les frais de service ne soient calculés. Les crédits divers et les liquidités non affectées ne sont pas soustraits de la période ; ils le sont temporairement aux fins du calcul des frais de service.
Les frais de service ne sont appliqués qu'aux soldes des périodes 2, 3, 4 et 5, en commençant par la période 5. Ils ne sont pas appliqués aux soldes de la période 1, aux factures futures et aux factures contestées. Ils ne sont pas appliqués aux frais de service précédents.
Dans SA - Options administrateur - Clients - Frais de service, définissez un montant dans le champ Frais de service minimum. Si les frais de service calculés sont inférieurs au minimum, le client se voit facturer le minimum. Vous pouvez également définir un montant dans le champ Solde minimum pour appliquer frais. Si le solde d'un client est inférieur au montant du solde minimum, aucuns frais de service ne sont facturés.
Lorsque vous exécutez le rapport CC - Actualisation des soldes en réglant l'option Reporter frais de service à Oui, une transaction de frais de service est inscrite dans le fichier de transaction Saisie transaction client pour le montant total des frais de service.
La date de comptabilisation que vous indiquez devient le numéro de facture de la transaction de frais de service. Si plus d'une transaction de frais de service pour le même client se produit sous le même numéro de facture, le numéro de facture se voit ajouter la valeur -99, -98, etc.
Une fois que vous avez reporté les soldes et les frais de service dans le rapport CC - Actualisation des soldes, le compte de contrôle CC du grand livre est débité et le compte de frais de service CC est crédité du montant des frais de service, le cas échéant. Les comptes clients recherchent les codes de compte appropriés du grand livre dans l'enregistrement Paramètres client du client. S'ils sont introuvables, l'enregistrement SA - Paramètres opérateur est vérifié. S'ils n'existent pas dans les paramètres d'opérateur, le système vérifie l'enregistrement de l'opérateur R&D dans SA – Paramètres opérateur pour trouver les codes de compte corrects. Si aucun code n'est trouvé dans SA - Paramètres opérateur, les comptes de débit et de crédit d'attente dans SA - Paramètres société sont utilisés. S'il n'y a pas de comptes d'attente, vous devez les configurer avant d'ouvrir le journal.
Puisque l'option Reporter frais de service ? est distincte de l'option Mise à jour historique des paiements de fin de mois ?, vous pouvez appliquer des frais de service plusieurs fois par mois. Dans l'exemple précédent, si vous reportez des soldes et des frais de service à nouveau, le montant calculé est ajouté au montant existant de 101,50 $. À moins de vouloir appliquer des frais de service à nouveau sur des factures qui en ont déjà, vous voudrez peut-vous exécuter d'autres rapports CC - Actualisation des soldes en réglant l'option Reporter frais de Service ? à Non.
Vous pouvez également facturer des frais de service par numéro de client destinataire/travail. Pour calculer les frais de service pour chaque numéro de client destinataire/travail, sélectionnez les options Frais de service dans l'enregistrement de client destinataire/travail et dans l'enregistrement Paramètres client du client. Vous devez également sélectionner l'option Par destinataire (travail) dans SA - Options administrateur - Clients - Frais de service.
Lorsque le rapport CC - Actualisation des soldes est exécuté, une transaction de frais de service est créée pour chaque destinataire/travail dont le solde total des factures d'expédition satisfait au minimum pour les frais de service. Si l'option Reporter frais de Service ? est réglée à Oui, cette transaction de frais de service est inscrite dans le fichier de transaction Saisie transaction client de la même façon que pour les clients réguliers, mais elle comprend le numéro de destinataire client/travail.
Si vous sélectionnez l'option Classer crédit divers dans SA - Options administrateur - Clients - Soldes, les crédits divers et les liquidités non affectées sont classés par enregistrement de destinataire dans les périodes appropriées.
Paiements de fin de mois
L'option Mise à jour historique des paiements de fin de mois ? met à jour l'historique des paiements enregistré dans Paramètres historique paiements client. Douze mois d'historique de paiement sont enregistrés pour les périodes 1 à 5, les frais de service, les crédits divers et les liquidités non affectées. Chaque fois que vous exécutez le rapport CC - Actualisation des soldes en réglant l'option Mise à jour historique des paiements de fin de mois ? à Oui, tous les soldes de paiement sont reportés au mois suivant. Le mois 1 représente toujours l'historique des paiements le plus récent.
Ne mettez pas à jour l'historique des paiements plus d'une fois par mois. Chaque fois que vous mettez à jour l'historique des paiements, les soldes de paiement sont reportés au mois suivant. Si vous exécutez cette fonction plusieurs fois en un mois, le solde est reporté plusieurs fois.
Chaque fois que vous exécutez le rapport CC - Actualisation des soldes, un déséquilibre peut se produire. Un client est considéré en déséquilibre si le fichier d'historique des transactions clients dans Saisie transaction client ne correspond pas aux soldes de l'enregistrement Paramètres client du client. Le rapport CC - Actualisation des soldes corrige automatiquement les soldes client pour qu'ils correspondent au fichier d'historique des transactions dans Saisie transaction client. Un message qui comprend le numéro et le nom du client s'imprime sur le rapport CC - Actualisation des soldes pour indiquer qu'une correction est effectuée.