Aperçu de la vue CC - Saisie des encaissements
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Acronyme de fonction : ARECE
Utilisez cette fonction pour enregistrer les paiements reçus d'un client. Vous pouvez enregistrer des paiements réguliers et PSL. Vous pouvez également enregistrer des crédits sur un compte client.
Utilisez la fenêtre CC - Saisie des encaissements - Défauts entrée
Les paiements peuvent être associés à un numéro de client, un numéro de boîte postale ou un numéro de facture. Les espèces reçues d'un client mais qui ne sont pas appliquées à une facture précise constituent une transaction en espèces non appliquée (liquidités non affectées). Vous pouvez appliquer les liquidités non affectées aux factures impayées à une date ultérieure. pour définir les paramètres par défaut du flux de travail pour la comptabilisation des paiements.
Les crédits divers pour les clients sont créés dans Saisie transaction client ou Saisie des commandes pour les marchandises retournées et les commandes de crédit qui ne renvoient pas à facture active sur le compte d'un client, et peuvent être appliqués aux factures.
Vous pouvez également ajuster les taxes de vente sur les commandes facturées dans CC - Saisie des encaissements. Si une taxe a été appliquée par erreur pour un client en raison de taux de taxation incorrects ou parce que le client est exonéré, vous pouvez annuler ou ajuster les taxes lorsque le client paie la facture. Les ajustements de taxe de vente dans CC - Saisie des encaissements mettent à jour l'enregistrement d'audit des taxes qui a été créé lorsque la commande a été saisie dans Saisie des commandes.
Dans CC - Saisie des encaissements, vous pouvez afficher toutes les factures et tous les crédits ouverts pour un client en fonction du numéro de facture, de la date d'échéance, de la date de remise, de la date de facture, du bon de commande ou du montant du client. Vous pouvez recevoir des paiements sur la base des éléments ouverts ou selon la facture la plus ancienne. Des remises peuvent être appliquées si le client paie avant la date d'échéance de la remise. Si la date d'échéance de la remise est passée, vous avez toujours la possibilité d'accorder la remise, mais elle est considérée comme non gagnée. Le fait de permettre l'application de la remise échue doit dépendre de l'enregistrement du client et être indiqué comme un montant négatif pour distinguer la remise des factures. Pour annuler des crédits non appliqués, sélectionnez le crédit dans la section Crédits et cliquez sur pour accéder à la fenêtre Radiation – Distribution.
Vous pouvez également gérer des espèces diverses (espèces reçues mais non imputées au compte d'un client) dans CC - Saisie des encaissements. Les crédits sont répertoriés dans leur propre section pour accélérer l'application des paiements, des espèces diverses et des espèces non appliquées au solde d'un client dans une seule fenêtre.
Vous pouvez appliquer des paiements partiels aux factures. Lorsque vous comptabilisez le paiement, le système crée un nouveau paiement planifié pour le reste de la facture.
Si vous avez plusieurs paiements planifiés en raison de conditions de paiement fractionnées ou si une note de débit a été appliquée à une facture créant ainsi un deuxième paiement planifié, le premier paiement planifié (001) est appliqué en entier, et un message apparaît sur le journal pour indiquer que la facture est payée en entier. La première facture est considérée comme active jusqu'à ce qu'elle soit entièrement payée. D'autres paiements planifiés peuvent toujours être actifs et impayés sur la facture.
Si la facture est payée intégralement et que le montant imputé est inférieur au montant de la facture, le message suivant s'affiche : Fenêtre radiations a des montants ou comptes erronés. Veuillez corriger.
Sélectionnez un compte pour enregistrer le montant de radiation.
Mise à jour des fichiers
Lorsque vous accédez pour la première fois à CC - Saisie des encaissements, ouvrez un journal si vous ne l'avez pas déjà fait. Vous pouvez modifier la date et la période de report et indiquer un montant de vérification. Une fois la transaction saisie, imprimez le journal dans le rapport CC -Saisie - Impression journal.
Les transactions de paiement et de trésorerie sont réparties automatiquement vers les comptes GL, CC et Rapprochement des chèques. L'interface vers le grand livre dépend de vos paramètres SA - Paramètres opérateur.
Si vous interfacez le module Rapprochement des chèques, le système recherche d'abord un code de compte GL de trésorerie dans la fenêtre CR - Paramètres banque lors du report de la trésorerie. Si le champ N° compte GL est vide, le système utilise le compte de contrôle CC du client dans Paramètres client, avec une entrée de compensation effectuée sur le code de compte Banque. Si aucun compte de contrôle CC n'est trouvé, le système fait une recherche dans l'enregistrement SA - Paramètres opérateur d'abord, puis dans l'enregistrement de l'opérateur R&D interne. Si aucun de ces enregistrements ne contient un code de compte de trésorerie GL approprié, le système utilise le compte d'attente de SA - Paramètres société. Le champ Solde actuel de l'enregistrement bancaire est également mis à jour et une transaction Rapprochement des chèques est inscrite dans CR - Saisie transaction.
Contrôle des traitements par lot
Durant la mise à jour finale dans CC - Saisie des encaissements, lorsque vous traitez un paiement appliqué à un grand nombre de factures, le message d’erreur Une erreur imprévue est survenue peut s’afficher, et le paiement n’est pas comptabilisé. Cela est attribuable à la taille du fichier de lot, qui ne peut être traité en entier avant que le délai d’inactivité du système soit dépassé. Vous pouvez gérer ces erreurs au moyen des options SA - Options administrateur.
Pour contrôler la taille des lots et éviter les erreurs dues au délai d’inactivité, réglez la valeur Taille lot dans SA - Options administrateur - Clients - Encaissements. La valeur de ce champ est vérifiée lorsque vous exécutez la mise à jour finale pour traiter les paiements de facture, les crédits et les paiements fractionnés dans CC - Saisie des encaissements. Le nombre d’enregistrements créés dans chaque lot est alors limité en fonction de ce paramètre. Par défaut, cette valeur est réglée à 0, soit une limite de 1000 enregistrements. Vous pouvez attribuer une plus petite valeur à ce paramètre pour réduire la taille des lots à traiter. Par exemple, si vous réglez cette option à 200 et que vous traitez une mise à jour pour 1000 enregistrements, la mise à jour est divisée en cinq fichiers à traiter.
- Chargement de la grille Transaction
- Sélection de l’option Application automatique pour les paiements de facture
- Marquage des factures et application de l’option Paiement complet
- Sélection de Remise d’origine pour rétablir la valeur originale des remises sur transaction
- Sélection de Réinitialiser pour rétablir la valeur originale des transactions sélectionnées
- Exécution de la mise à jour finale
Sélectionnez seulement l’une de ces options de contrôle des traitements par lot. Toute valeur figurant dans le champ Taille lot dans SA - Options administrateur - Clients - Encaissements est ignorée si vous avez activé l’option Utiliser appel par lot pour les appels d'interface de service lents désignés dans SA - Options administrateur - Système - Général.
Transaction et Imputer à
Utilisez les sections Transaction et Imputer à pour trouver des enregistrements précis lorsque vous comptabilisez des encaissements. Les types disponibles sont : Paiement, Partage chèque, Appliquer crédits, Paiement sur livraison (PSL) et Espèces diverses.
Lorsque vous sélectionnez un type de report, les autres champs connexes s'affichent. Par exemple, si vous sélectionnez Paiement, les champs N° chèque, Type de paiement, Montant et Date s'affichent. Vous pouvez définir des valeurs dans ces champs et cliquer sur pour modifier les champs de la section Imputer à.
Dans la section Imputer à, lorsque vous sélectionnez une valeur dans le champ Type, d'autres champs connexes s'affichent. Par exemple, si vous sélectionnez Groupe, le champ Groupe s'affiche. Lorsque vous cliquez sur , les onglets et grilles suivants sont affichés : Factures, Crédits et Débits. Vous pouvez appliquer des paiements et des crédits dans les grilles.
Votre administrateur système doit également déverrouiller tous les enregistrements clients verrouillés. Lorsque vous rouvrez CC - Saisie des encaissements, prenez note du numéro de client dans le message [numéro de client] : Enregistrement client verrouillé par un autre utilisateur, ne peut reporter (5369). L'administrateur système peut désactiver l'option Encaissement en cours dans Paramètres client - Crédit pour déverrouiller l'enregistrement.
Groupes maîtres clients
La fonction Groupe maître client vous permet d'utiliser la fenêtre CC - Saisie des encaissements pour recevoir et appliquer des paiements et des crédits du groupe maître à tout membre du groupe. La saisie des réceptions et des paiements pour le groupe utilise l'option Groupe et les recherches dans N° client, Boîte postale, Groupe, Destinataire, Banque, N° facture et Suffixe si vous avez ajouté ces champs. La fonction de groupe varie selon la méthode de transaction que vous sélectionnez : Paiement, Appliquer crédits, Paiement sur livraison (PSL)
Les options Partage de chèque et Espèces diverses ne sont pas disponibles si vous utilisez Groupe. Si vous sélectionnez l'une ou l'autre de ces options, l'option Groupe reste inaccessible. Bien que les options Partage de chèque et Espèces diverses ne puissent pas être utilisées avec un groupe, elles sont toujours disponibles et restent inchangées dans la fonctionnalité standard.
L'utilisation du traitement de groupe pour appliquer des paiements aux membres du groupe est une méthode efficace. La fonctionnalité de groupe vous permet d'afficher simultanément toutes les factures des membres du groupe. Le partage de chèque ne le permet pas.
Lorsque vous saisissez le chèque et appliquez le paiement pour un groupe maître de clients, vous pouvez payer une ou plusieurs factures directement avec le chèque. Vous pouvez également appliquer un crédit divers (MC) et des liquidités non affectées (UC) à des factures. Si vous appliquez un montant de chèque, et que vous appliquez un MC ou un UC pour le même numéro de jeu, le montant MC ou UC est appliqué en premier par le système. Le chèque est appliqué en deuxième. Le montant original du chèque est conservé.