Aperçu de la vue Centre facturation fournisseur - Mise à jour finale
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Utilisez le processus de mise à jour finale pour exécuter les traitements de mise à jour et de rapprochement pour les transactions de groupe CF que vous avez sélectionnées dans le Centre de facturation fournisseur - Détail facture.
La première fois que vous cliquez sur dans le Centre de facturation fournisseur, la fenêtre de journal s'affiche, ce qui vous permet d'ouvrir un journal. Le journal reste ouvert tant que la fenêtre Centre de facturation fournisseur reste ouverte, sauf si vous fermez manuellement le journal à l'aide de la section Journal. Vous pouvez ouvrir plusieurs journaux pour le groupe à l'aide du menu Journal pour ouvrir et fermer des journaux avant d'exécuter une mise à jour finale. Lorsque vous fermez la fenêtre Centre de facturation fournisseur, le journal est automatiquement fermé, mais le grand livre n'est pas mis à jour avant le traitement de la mise à jour finale.
Le grand livre n'est pas touché par la Centre de facturation fournisseur jusqu'à ce que vous mettiez le groupe à jour à l'aide de la fonction Mise à jour finale ou en exécutant le rapport Groupe CF - Mettre à jour. Une fois le groupe mis à jour, les transactions ont une incidence sur le grand livre .
Vous devriez mettre à jour quotidiennement les factures du Centre de facturation fournisseur pour chaque fichier de groupe qui a été traité pendant la journée. Cela garantit que l'information du grand livre est toujours à jour au début de la journée. Si vous choisissez de ne pas mettre à jour les groupes quotidiennement, mettez-les à jour à tout le moins sur une base régulière.
Vous pouvez mettre à jour un certain nombre de groupes ou de transactions dans le même journal. Après avoir ouvert le journal, vous pouvez définir des paramètres dans la fenêtre Mise à jour finale pour la mise à jour et le rapprochement. Les paramètres que vous choisissez la première fois que vous faites la mise à jour sont conservés dans la fenêtre Mise à jour finale jusqu'à ce que vous fermez la fonction Centre de facturation fournisseur, de sorte que vous n'avez pas à redéfinir paramètres chaque fois que vous faites la mise à jour.
Erreurs de mise à jour et de rapprochement
Lorsque vous traitez la mise à jour finale, le processus de mise à jour s'exécute en premier. Le processus de mise à jour établit les créditeurs dans les comptes fournisseurs et le grand livre et place automatiquement la facture en litige. S'il n'y a pas d'erreurs de mise à jour, le rapprochement s'exécute S'il y a des erreurs de mise à jour, le processus ne passe pas au processus de rapprochement pour cette facture. Le rapprochement détermine si le bon de commande est reçu.
Si le bon de commande est reçu, le rapprochement détermine si le bon de commande est compris dans les limites de tolérance. Cela comprend les lignes qui sont partiellement reçues si la [(Quantité facture * Coût facture) - (Quantité facture * Coût réception)] se trouve dans la tolérance de ligne. Si le bon de commande passe les vérifications de tolérance, la contestation de la facture est levée et le grand livre est mis à jour.
Si le bon de commande n'est pas encore reçu ou est en dehors des tolérances, la facture reste en litige et le rapport de rapprochement indique que des problèmes existent. La liste des factures affiche les erreurs dans la colonne Message état. Vous pouvez afficher les erreurs pour la transaction en sélectionnant la transaction et en choisissant l'option .
Options de réception CD automatique
Si vous sélectionnez l'option dans la fenêtre des traitements de mise à jour ou de rapprochement, la boîte de dialogue Options de réception CD automatique s'affiche. Vous pouvez indiquer une imprimante pour remplissage des commandes en souffrance pour imprimer le rapport Exécution des commandes en souffrance généré par le processus de réception de bon de commande direct automatique. Cela est nécessaire si vous recevez automatiquement des bons de commande CD liés à des commandes clients. Le processus d'exécution des commandes en souffrance applique les frais supplémentaires tirés des BC de commandes directes en fonction du paramètre Facturer ajouts BC direct pour la commande, tant que les frais supplémentaires BC correspondent aux frais supplémentaires de la commande client.
Factures de montant nul
Si vous traitez des bons de commande avec un montant nul, que cela soit intentionnel ou résulte d'erreurs de saisie, vous pouvez en calculer le coût par rapport à une facture de montant nul. En tant que facture active, celle-ci est traitée normalement dans le rapport CF - Besoins de trésorerie et dans le rapport CF - Paiement des factures dues. Elle est marquée comme étant payée et désactivée, mais n'a aucun effet sur les montants des chèques.