Aperçu du rapport CF - Rapprochement des lots

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Acronyme de fonction : APEBR

Utilisez ce rapport pour rapprocher toutes les factures actives identifiées par la fonction de CF - Évaluation coût BC des bons de commande reçus. Le coût des bons de commande correspondants est automatiquement établi.

Attention
Les informations contenues dans cet aperçu sont valides pour l'interface de caractère du système Distribution SX.e seulement. Pour plus d'informations sur la mise à jour des groupes fournisseurs dans l'interface graphique, reportez-vous à la documentation sur le Centre de facturation fournisseur.

Lorsque vous exécutez le rapport CF - Rapprochement des lots, seules les factures dont tous les bons de commande sont reçus sont traitées. Si une facture a été renversée, le coût n'est pas mis à jour, les enregistrements de coûts sont désactivés et un message s'imprime sur le rapport.

Vous pouvez exécuter plusieurs tâches de rapprochement des lots à la fois. Un bon de commande en cours d'utilisation ne peut pas être prélevé par plus d'une tâche de rapprochement des lots à la fois.

Vous pouvez utiliser la fonction Liste de coûts dans CF - Évaluation coût BC pour préciser une liste des bons de commande qui n'ont pas encore été reçus. Un scénario typique est que vous avez reçu une facture pour des stocks avant la réception du produit. Cela est courant si vous et vos fournisseurs utilisez l'échange de données informatisé (EDI) ou si vous avez des fournisseurs étrangers.

Remarque

Si un rapport enregistré est exécuté et qu'un journal est ouvert, le journal ne peut pas être utilisé, et aucune mise à jour n'est effectuée.

Flux opérationnel

Si vous utilisez la fonction de mise en correspondance Liste de coûts, utilisez les procédures suivantes :

  1. Configurez des lots dans CF - Définition des lots.
  2. Créez le bon de commande dans Saisie bon commande.
  3. Créez la transaction par lot dans CF - Saisie transactions lot, accédez à la fonction Liste de coûts et indiquez M pour mettre les bons de commande en correspondance.
  4. Mettez à jour le lot dans le rapport CF - Mise à jour des lots.
  5. Recevez les stocks dans BC - Réception stocks.
  6. Rapprochez les lots à l'aide du rapport CF - Rapprochement des lots. Dans le rapport CF - Mise à jour des lots si le même numéro de bon de commande est répertorié deux fois pour deux factures différentes, et que le total dépasse la quantité reçue, dans le rapport CF - Rapprochement des lots (mode détail, format de rapport 3), ce message est affiché : « Même que » plus le numéro de facture CF déjà répertorié.
  7. Exécutez CF - Rapport d'audit de saisie pour les transactions non rapprochées qui nécessitent une recherche.
Remarque

Exécutez le rapport CF - Rapprochement des lots une fois par jour, après la réception, si vous utilisez régulièrement la fonction de mise en correspondance Liste de coûts dans CF - Évaluation coût BC.

Pendant le rapprochement, les processus suivants se produisent :

  • Les enregistrements d'établissement des coûts temporaires créés lors de la mise en correspondance Liste de coûts dans CF - Saisie transactions lot et mis à jour dans le rapport CF - Mise à jour des lots sont rapprochés des bons de commande.
  • L'étape des bons de commande est validée : Étape 5 (Reçu) ou Étape 6 (Évalué).
  • Les niveaux de tolérance en pourcentage et en montant définis dans APAOB sont vérifiés.
  • Une liste d'exceptions pour les factures qui excèdent les tolérances est imprimée.

Dans le rapport CF - Rapprochement des lots, les factures sont rapprochées des réceptions de différentes manières à l'aide des formats de l'option 9 :

  • Format 1 (BC/produit) : le format le plus souple
  • Format 2 (BC/Suffixe/Ligne) : le format le moins souple
  • Format 3 (Détail) : le format le plus couramment utilisé
Remarque

Les bons de commande qui ont des frais supplémentaires capitalisés à la réception et dont les coûts ne sont pas évalués ne sont pas fermés automatiquement par le rapport CF - Rapprochement des lots. Puisque les frais supplémentaires ne peuvent pas être distribués manuellement dans APEBT, ce message apparaît comme dernier message de la facture et vous devez utiliser APEBC pour établir les coûts du bon de commande : 

La facture contient des frais supplémentaires capitalisés manuels. Les coûts doivent être établis manuellement

Mise à jour du fichier de grand livre

Si vous choisissez F10-Liste de coûts dans CF - Évaluation coût BC et si vous avez indiqué M pour mettre les bons de commande en correspondance, les informations de ligne et les informations sur les frais supplémentaires et les remises de ces bons de commande sont enregistrées dans des fichiers distincts. Si le montant total des bons de commande correspond au montant de la facture après l'exécution du rapport CF - Mise à jour des lots, l'écriture de base sera :

  Dt CR
Compte Non rapprochés CF $100,00  
Compte de contrôle CF   $100,00

Si les montants ne correspondent pas, la fenêtre Grand livre - Distribution s'affiche lors de l'établissement des coûts dans CF - Évaluation coût BC afin que vous puissiez préciser un compte pour gérer la différence.

L'écriture sera la suivante :

  Dt CR
Compte Non rapprochés CF $100,00  
Compte de charges CF 10,00 $  
Compte de contrôle CF   110,00 $

Après l'exécution du rapport CF - Rapprochement des lots, le coût des bons de commande qui répondent aux critères de tolérance est évalué, les informations sur leurs frais supplémentaires et remises sont comptabilisées et le compte Non rapprochés CF est libéré. L'écriture sera la suivante :

  Dt CR
Stocks n-facturés IC 90,00 $  
IC - Frais sup non facturés 10,00 $  
Compte Non rapprochés CF   $100,00

Après l'exécution du rapport CF - Rapprochement des lots, s'il y a des écarts entre le coût indiqué dans le rapport CF - Évaluation coût BC et le montant indiqué dans BC - Réception stocks, la différence est reportée sur le compte défini dans CF - Rapprochement des lots à l'option N° compte GL pour report des divergences ou au compte d'attente si aucun numéro de compte n'a été spécifié.

Par exemple, si le coût établi dans CF - Évaluation coût BC est de 100,00 $, mais que le montant reçu dans BC - Réception stocks est de 90,00 $, l'écriture de journal après le rapport CF - Rapprochement des lots sera :

  Dt CR
Stocks n-facturés IC 90,00 $  
Compte Non rapprochés CF   $100,00
Compte de CF - Rapprochement des lots ou compte d'attente   10,00 $