Descriptions des champs de la vue SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Processus d'approbation

Approbation

Autor. remplac. autoris. suppl.: Sélectionnez cette option pour permettre à vos représentants du service à la clientèle (RSC) de remplacer, durant la saisie des commandes, le montant des frais supplémentaires indiqué dans SA - Paramètres valeurs code table - Type paiement - Frais supplémentaires. Pour chaque type de paiement par carte de crédit, vous pouvez indiquer un montant ou un pourcentage estimé Type paiement - Frais supplémentaires.

Appliquer ret marge aux soumissions

Sélectionnez cette option pour appliquer des retenues sur marge aux soumissions qui ne respectent pas les montants Montant marge commande retenu et % marge commande retenu indiqués dans SA - Paramètres opérateur. Les soumissions doivent respecter les montants et les pourcentages minimum et maximum définis pour les soumissions. Si une soumission ne répond pas à ce critère, elle est retenue sur marge. Si le code d'approbation d'une soumission est le code de retenue sur marge, la soumission doit être approuvée dans Saisie des commandes ou Ventes - Interrogation émission crédit avant de pouvoir être imprimée à l'aide du rapport Ventes - Traitement confirmations, du rapport Ventes - Traitement impression proposition et dans Saisie des commandes.

Type approbation pour montant retenue

Indiquez un caractère pour identifier une commande qui est retenue en raison d’un montant dépassant les limites de retenue définies dans SA - Paramètres opérateur - Options entrée. N'utilisez pas la lettre Y ; le code de retenue Y est utilisé pour indiquer une approbation.

Remarque

Cette fonctionnalité fait partie d’un processus d’approbation qui aide à respecter certaines dispositions de la Loi Sarbanes-Oxley.

Type Approb Cmde ParDef - (Y)Oui, Non, Retn

Le type d'approbation détermine si une commande peut être prélevée et traitée pour la facturation. Vous pouvez préciser Oui, Non, ou définir n'importe quel autre caractère pour représenter les commandes retenues. Si vous précisez Oui, les informations de crédit dans l'enregistrement Paramètres client déterminent si la commande est retenue. Les bons de sortie ne sont pas imprimés et la commande ne peut pas être facturée si la commande est retenue.

Vous pouvez retenir automatiquement toutes les nouvelles commandes et les modifier manuellement avant de les facturer. Cela est utile si de nouveaux représentants du service à la clientèle peuvent saisir des commandes. Le fait de retenir les nouvelles commandes vous permet de vérifier leur travail avant que les commandes ne soient traitées. De plus, vous pouvez exiger que toutes les nouvelles commandes clients soient retenues pour examen pendant un certain temps.

Les codes d'approbation sont définis par l'utilisateur et ne sont pas définis dans une table dans le système. Tout code d'approbation autre que Oui fait l'objet d'une retenue.

Le caractère que vous définissez est utilisé comme paramètre d'approbation par défaut pour chaque nouvelle commande saisie dans Saisie des commandes. Indiquez l'option d'approbation la plus courante pour réduire le nombre de saisies à faire pour saisir une nouvelle commande.

Pour exportations

Cette option est similaire à l'option Type approbation par défaut, sauf qu'elle concerne les commandes et les produits exportés qui nécessitent un numéro de classification de contrôle d'exportation (ECCN). Par exemple, précisez H pour retenir les commandes qui sont à exporter et ou qui contiennent un ou plusieurs produits avec un code ECCN vide. Vous pouvez examiner ces commandes et apporter les corrections nécessaires à la classification ECCN. Les commandes ne peuvent pas être prélevées tant qu'elles ne sont pas approuvées. Si cette option est vide ou Oui, la commande n'est pas retenue même si les conditions de retenue sont remplies.

Pour retours

Cette option concerne les types de commande Retour de marchandises (RM) et Correction (CR). Elle est similaire à l'option Type approbation par défaut. Indiquez un code interne pour classer les retours et les retenir pour examen avant qu'un client ne reçoive un crédit. Le caractère que vous définissez est utilisé comme paramètre d'approbation par défaut sur les transactions RM et CR dans Saisie des commandes. Vous pouvez utiliser n'importe quel caractère autre que Y pour désigner une commande retenue.

Remarque

Les codes d'approbation sont définis par l'utilisateur et ne sont pas enregistrés dans une table du système. Tout code d'approbation autre que Y fait l'objet d'une retenue.

Retenue marge

Indiquez un caractère pour identifier une commande qui est retenue en raison d’un montant dépassant les limites de retenue de marge définies dans SA - Paramètres opérateur - Options entrée. N'utilisez pas la lettre Y ; le code de retenue Y est utilisé pour indiquer une approbation.

Remarque

Cette fonctionnalité fait partie d’un processus d’approbation qui aide à respecter certaines dispositions de la Loi Sarbanes-Oxley.

Changement min. comm. pour forcer ré-approbation retenue crédit

Précisez un montant minimum selon lequel un montant de commande peut être modifié sans exiger de l'opérateur qu'il obtienne une réapprobation de la commande. Si le montant de la commande change de plus que ce montant, la commande est automatiquement placée en retenue de crédit. Le code d'approbation doit passer à Oui avant que la commande puisse être traitée pour facturation.

Si des frais supplémentaires standard modifient le montant de la commande, précisez un montant équivalent dans ce champ pour éviter que toutes les commandes soient retenues.

Cmde retenue pour approb. crédit; aviser

Utilisez cette option pour indiquer le gestionnaire de crédit qui est avisé par voie électronique lorsqu'une commande est mise en retenue de crédit. Vous pouvez informer le gestionnaire de crédit indiqué dans l'enregistrement Paramètres client ou le gestionnaire de crédit connecté. Si vous sélectionnez Aucun, aucune notification électronique n'est envoyée. Les gestionnaires de crédit doivent ensuite examiner régulièrement toutes les commandes retenues pour s'assurer que les commandes sont approuvées et traitées avec diligence pour ne pas nuire au service à la clientèle.

Si le gestionnaire de crédit sélectionné pour recevoir la notification crée la commande qui est retenue, un autre gestionnaire de crédit reçoit une notification.

Invite pr création carte ds OE

Sélectionnez cette option pour permettre aux opérateurs de créer un enregistrement de carte de crédit dans Saisie des commandes et Demande bon commande, s'il n'en existe pas. Cette option s'applique à toute la société, pas à l'opérateur.

Annuler susp. ventes au comptoir après dégagement crédit: Cette option vous permet de choisir s'il faut annuler la suspension d'une vente au comptoir suspendue lorsque la commande est dégagée de la retenue de crédit. Lorsque vous sélectionnez cette option, le statut de suspension d'une commande de vente au comptoir est automatiquement modifié lorsque la commande est réglée à Approuvé dans Ventes - Interrogation émission crédit. Lorsque ce paramètre est désactivé, vous devez gérer la commande pour supprimer le statut de suspension.

Codes retenue c. crédit

Autorisation: Indiquez un caractère pour identifier les commandes qui sont retenues en attendant une autorisation de carte de crédit. Nous vous recommandons de préciser a.
Échec: Indiquez un caractère pour identifier les commandes qui sont retenues en raison d'une défaillance. Nous vous recommandons de préciser f.

Traitement de carte crédit

Nb tentatives

Indiquez le nombre de tentatives que doit faire le système pour demander une autorisation s'il n'y a pas de réponse.

Nb tentatives (lot)

Indiquez le nombre de tentatives que doit faire le système pour demander une autorisation durant un traitement par lot s'il n'y a pas de réponse.

Taille lot

Indiquez le nombre maximum de commandes pouvant être incorporées dans une exécution par lot.

Bloquer toute création de carte

Vous pouvez empêcher la création de jetons de carte de crédit et ACH au niveau de la société et du client. Sélectionnez cette option si votre société répond à l'une des conditions suivantes :

Ne veut pas enregistrer de jetons
Utilise un compte client divers pour lequel vous ne voulez pas enregistrer de jetons
Ne veut pas enregistrer de jetons pour des clients ou destinataires précis

Adresse IP passerelle centralisée

Ce champ s’applique lorsque vous utilisez l’interface de carte de crédit avec CenPOS. La valeur que vous indiquez dépend du fait que votre accès Virtual Terminal Bridge est fourni au moyen d’une passerelle centralisée unique ou de connexions de passerelle standard individuelles.

Pour utiliser la passerelle de terminal virtuel centralisée, indiquez l’adresse IP fournie par CenPOS. Laissez ce champ vide pour utiliser la passerelle de terminal virtuel standard.

Attention

Vous utilisez peut-être actuellement la passerelle de terminal virtuel standard, et envisagez de passer à la passerelle de terminal virtuel centralisée. Si c’est le cas, vous devez configurer le numéro de série de chaque dispositif dans SA - Paramètres valeurs code table - Emplacement dispositif. Lorsque vous avez terminé, indiquez la nouvelle valeur dans le champ Adresse IP passerelle centralisée dans SA - Options administrateur - Documents - Commandes - Processus d’approbation - Traitement de carte de crédit. Déconnectez-vous, puis reconnectez-vous au système pour activer ce paramètre.

Reportez-vous aux informations sur la passerelle Virtual Terminal de CenPOS et la configuration des valeurs par défaut de carte de crédit.

Forcer tolérance autor. vente

Si Forcer le traitement de gestion de vente est sélectionné, vous pouvez préciser une tolérance. Utilisez ce champ conjointement avec le champ Forcer type tolérance autorisation vente.

Forcer type tolérance autor. vente

Si Forcer le traitement de gestion de vente est sélectionné, vous pouvez sélectionner un type de tolérance. Utilisez ce champ conjointement avec le champ Forcer type tolérance autorisation vente.

Forcer le traitement de gestion de vente

Utilisez ce paramètre pour régler le montant complet de la facture avec une seule autorisation pour porter le montant sur une carte de crédit. Sélectionnez cette option pour regrouper les autorisations en une seule autorisation, et éliminer plusieurs transactions pour une seule facture.

Le paramètre Forcer le traitement de gestion de vente est facultatif. Il est recommandé uniquement pour les sociétés qui ont des clients qui veulent régulièrement que les éléments figurant sur un relevé de carte de crédit correspondent ligne par ligne à la facture correspondante. Un travail supplémentaire peut être nécessaire pour les transactions ayant échoué.

SASST Autoriser report de la réception vers compte CC

Cette option vous permet de choisir comment reporter les paiements Paiement sur compte. Lorsque vous sélectionnez cette option, les paiements sur compte sont enregistrés en tant que transactions de débit et de crédit dans un compte de contrôle CC par le système. Ce compte est précisé dans le champ N° compte carte crédit CC de SA - Paramètres valeurs code table - Type paiement. Les paiements de facture ou planifiés sont appliqués au compte de contrôle CC. Les liquidités non affectées sont portées au compte CC du client.

Cette option est désactivée par défaut. Lorsqu'elle est désactivée, le paiement sur compte est comptabilisé en tant que Liquidités non affectées dans le compte du client qui fait le paiement.

Vous devez utiliser CC - Saisie des encaissements pour appliquer le paiement à une facture ou à un paiement planifié et permettre le rapprochement.

Secondes att

Indiquez le nombre de secondes d’attente avant que la demande d'autorisation de carte de crédit soit relancée.

Att. en secondes (lot)

Indiquez le nombre de secondes d’attente avant que la demande d'autorisation de carte de crédit pendant un traitement par lot soit relancée.