Intégration Grand livre
Étant donné que les codes de compte du grand livre peuvent varier grandement d'une entreprise à l'autre, le système offre toute la souplesse nécessaire pour répondre à diverses exigences. Cette rubrique décrit certaines des caractéristiques qui vous aideront à gérer vos activités du grand livre.
Les codes de compte peuvent comporter jusqu'à quatre sections : division, département, compte et sous-compte. La longueur des variables ne peut dépasser 18 chiffres en tout. Cela comprend quatre chiffres pour les sections de division et de département, et un maximum de dix chiffres pour les sections de compte et de sous-compte. Chaque section peut être séparée par un délimiteur, c'est-à-dire un point (.), une virgule (,), un tiret (-) ou une barre oblique (/). Trois caractères sont autorisés pour les délimiteurs, en plus des 18 chiffres utilisés pour identifier le numéro de compte. La structure du code de compte doit être définie dans SA - Options administrateur - États financiers - Structure compte avant que vous commenciez à configurer les comptes dans GL - Paramètres compte.
Une fois les codes de compte configurés, ils peuvent être saisis dans d'autres modules avec un astérisque ou un caractère générique dans la section de la division si votre société n'est pas configurée pour la comptabilité par division. Par exemple, si votre société a plusieurs divisions et si vos codes de compte GL sont configurés de manière cohérente avec des numéros de service, de compte et de sous-compte similaires, vous pouvez saisir un compte de contrôle des ventes comme *-1-400-01. Ainsi, le compte de contrôle des ventes de toutes les divisions de votre société sera touché lors d'un report. Cela vous permet de reporter sur plusieurs divisions avec un minimum de saisies. Cela réduit également les risques d'erreurs de saisie. Si vous voulez qu'une seule division soit touchée, vous devez saisir manuellement le numéro de division.
La hiérarchie est une série de cinq (5) niveaux utilisés par le système pour déterminer le compte correct à utiliser lors de la création d'une transaction de report. Avant de configurer vos codes de compte par défaut, vous devez soigneusement examiner la hiérarchie utilisée par le système pour vous assurer d'obtenir les résultats souhaités à l'aide de vos fonctions de mise à jour. Cette hiérarchie est appelée hiérarchie d'intégration du grand livre.
La hiérarchie d'intégration du grand livre est un processus de mise à jour qui commence la vérification automatiquement au premier niveau, et passe d'un niveau à l'autre jusqu'à ce que la hiérarchie trouve le compte voulu pour le report. Si aucun compte de grand livre n'est trouvé pour les reports dans l'un ou l'autre des niveaux supérieurs, le report se fait au niveau 5, dans le compte d'attente. Le compte d'attente est un filet de sécurité qui accueille temporairement une écriture comportant un numéro de compte non valide. Le compte d'attente permet aux transactions de rester en équilibre. Vous devez déterminer pourquoi la transaction a abouti au compte d'attente. Ensuite, vous devez faire la correction pour que le report sur le compte d'attente puisse être contrepassé et reporté sur le bon compte.
Pour certaines fonctions, telles que celle du niveau 1, un code de compte est utilisé par défaut dans la vue de distribution GL si nécessaire. Vous pouvez remplacer ce code par défaut et indiquer un autre code.
Cette hiérarchie est utilisée par le système pour rechercher le code de compte par défaut :
- Niveau 1 – Saisie : Le code de compte indiqué par l'opérateur est utilisé.
- Niveau 2 – Module : Les codes de compte définis au niveau du module sont utilisés.
- Niveau 3 – Opérateur : Les codes de compte configurés dans SA - Paramètres opérateur - Autres options - Grand livre pour l'opérateur sont utilisés.
- Niveau 4 - Opérateur R&D : Les codes de compte configurés dans SA - Paramètres opérateur - Autres options - Grand livre pour l'opérateur R&D sont utilisés.
- Niveau 5 – Attente : Les codes de compte configurés dans SA - Paramètres société pour les reports temporaires qui doivent être corrigés.
Niveau 1 – Saisie
Ce niveau est utilisé lorsqu'une entrée est reportée manuellement, qu'un compte est outrepassé, qu'un montant de radiation est saisi ou que des ajustements manuels sont apportés à un compte GL. L'outrepassement manuel est possible lorsque la fenêtre Saisie transactions GL est affichée dans certaines fenêtres de saisie de transaction :
- Centre de facturation fournisseur
- Saisie transaction client
- CC - Saisie des encaissements
- GL - Saisie transaction
- Produit – Ajustement hors stock/saisie commande directe
Lorsque la vue Grand livre - Distribution s'affiche, vous pouvez préciser manuellement le numéro de compte que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez également effectuer une recherche et choisir un numéro de compte dans la liste. Une fois le numéro de compte saisi, le nom du compte apparaîtra dans la colonne Nom compte, qui n'est pas modifiable. Vous pouvez distribuer le montant sur jusqu'à 500 comptes du grand livre.
Si aucune méthode manuelle de report n'est utilisée, le système recherchera un compte au niveau 2.
Niveau 2 – Module
Si des numéros de compte GL sont établis au niveau du module, les numéros de compte par défaut sont utilisés pour le report des transactions dans les fonctions suivantes :
Paramètres fournisseur
- Contrôle CF
- Banq
- Remise
- Charges/actif CF
Deux codes supplémentaires peuvent être configurés dans cette fonction pour les frais supplémentaires passés en charges.
Paramètres client
- Contrôl CC
- Banq
- Remise
- Revenu
Les codes de compte configurés dans Paramètres client établissent deux comptes d'actifs, un compte de revenus/charges et un compte de résultat pour chaque enregistrement client.
CR - Paramètres banque
Les codes de compte définis dans CR - Paramètres banque définissent un numéro de compte GL pour chaque banque. Le compte est utilisé pour la comptabilisation des transactions de trésorerie effectuées par le paiement dans Saisie des commandes , les paiements manuels dans Centre de facturation fournisseur, le rapport CF - Paiement des factures dues, les paiements par boîte postale et la fenêtre CC - Saisie des encaissements.
- Compte bancaire
Grand Livre - Distribution des profits
Les codes de compte configurés dans établissent un numéro de compte de distribution des profits et un compte provisoire pour référence.
- Revenus ou bénéfices non répartis
- Provisoire profit
Produit – Paramètres descriptions entrepôt
Les codes de compte configurés dans Produit - Paramètres descriptions entrepôt définissent les comptes GL de niveau entrepôt pour les transferts d'entrepôt internes et interdivisionnels.
- Frs sup/Charges
- Frs sup/Revenus
- Stock en transit
- Frais supplémentaires en transit
- Stocks interdivisionnels
Paramètres distribution grand livre produit
Pour fournir diverses méthodes et combinaisons pour le report sur les comptes, les options dans vous permettent de distribuer vers l'état des résultats du grand livre à l'aide de l'une des options suivantes :
- Catégorie produit
- Entrepôt
- Type client
- Représentant
- Catégorie produit et Entrepôt
- Catégorie produit et Type client
- Catégorie produit et Représentant
Les champs disponibles dans Paramètres distribution grand livre produit dépendent de la sélection que vous avez faite dans .
Ces codes de compte sont utilisés s'ils n'existent pas déjà dans Paramètres client. Les comptes de Paramètres client ont toujours priorité au niveau du module pour les transactions de vente créées dans Saisie transaction client.
- SC - Ventes brutes
- SC - Ventes cmdes dir.
- SC Remise ligne
- SC Remise commande
- SC - Coût marchandises vendues
- CMV Cmdes Dir. OE
- CS - Ajustement coût marchandises
- Frais restock SC
- Ajustement coût WT:
- CS - Ajustements coût rabais
- OE Vtes retours
Les options dans vous permettent de distribuer vers le bilan du grand livre à l'aide de l'une des options suivantes :
- Catégorie produit
- Entrepôt
- Catégorie produit et Entrepôt
La sélection des deux permet une distribution plus précise.
Les champs disponibles dans Paramètres distribution grand livre produit dépendent de la sélection que vous avez faite dans .
Les codes de compte suivants sont utilisés :
- Stock
- Stocks n-facturés IC
- CS - Inventaire commandes directes
- CS - Inventaire hors stock
- Frais csgne SC
- Ajustement Cout IC
- CS - Ajustement physique
- Rabais dû IC
- Encours
- Radiation encours
SA - Paramètres taxe vente et utilisation
Vous devez configurer un enregistrement de taxe principal. Cet enregistrement nécessite que vous définissiez les comptes GL suivants pour les différents types d'enregistrements dans SA - Paramètres taxe vente et utilisation :
| N° ID | Type enreg. |
|---|---|
| 1 | Fédéral |
| 2 | Prov. |
| 3 | Comté |
| 4 | Ville |
| 5 | Autre |
Les codes de compte suivants sont utilisés :
- Taxes vente
- Taxe utilisation
- Txe Transit
- Drt Accise
SA - Paramètres taux tarifaire
Les taxes tarifaires sont calculées lorsqu'un fournisseur est configuré dans Paramètres fournisseur avec une devise étrangère, et qu'un produit est reçu du fournisseur dans BC – Réception stocks.
- Tarifs à payer
SA - Paramètres taxe produits et services
Si vous êtes une société canadienne, utilisez SA - Paramètres taxe produits et Services pour définir le taux de la TVP pour chaque province.
- Passif TVP
SA - Paramètres devises
Le code de compte défini dans SA - Paramètres devise établit un compte GL pour le suivi des gains et des gains de change.
- Perte/gain de change
SA - Paramètres frais supplémentaires saisie commande
Les codes de compte configurés dans SA - Paramètres frais supplémentaires commande établissent un ou plusieurs comptes de grand livre pour les frais supplémentaires dans Saisie des commandes , qui sont définis par l'utilisateur et sélectionnés dans la table dans Saisie des commandes. Ils peuvent être affichés automatiquement à partir de Paramètres client.
- Frais+ OE
SA - Paramètres valeurs code table - Frais supplémentaires bon de commande
Les codes de compte configurés dans SA - Paramètres valeur code table - Frais supplémentaires bon commande définissent les comptes du grand livre pour l'achat de marchandises et de composants. Ils peuvent être ajoutés lorsque le bon de commande est saisi ou provenir par défaut de Paramètres fournisseur.
- Frais supplémentaires passés en charges
- Frs suppl. non fact.
Transfert d'entrepôt
Le code de compte défini dans établit un compte GL pour un transfert d'entrepôt intersociété en transit.
- Transferts intersociétés
Garantie service
Le code de compte défini dans établit un compte de radiation associé à l'utilisation des réclamations de garantie.
- Garantie - Radiation réclamation
SW - Définition - Types de réclamation
Les codes de compte configurés dans SW - Définition - Types de réclamation de garantie établissent les comptes du grand livre associés au traitement des réclamations de garantie.
- Garantie - Réclamations clients
- Garantie - Compensation réclamations clients
- Garantie - Radiation réclamation
Niveau 3 – Opérateur
Les opérateurs qui s'occupent des fonctions de distribution automatique et de saisie des transactions peuvent utiliser des codes de compte du grand livre par défaut. Configurez les codes de compte pour les fonctions de report utilisées par les opérateurs. Si des numéros de compte ne sont pas configurés au niveau de l'opérateur et qu'une tentative de report sur une fonction de distribution automatique ou de saisie de transaction est effectuée, la hiérarchie utilisera par défaut les codes de compte de l'opérateur R&D (niveau 4) ou les codes de compte Paramètres distributions grand livre produit, selon le compte. Pour l'intégration au grand livre, l'option Mettre à jour le GL dans la section SA - Paramètres opérateur - Autres options - Autre grand livre doit être réglée à Oui pour chaque module que l'opérateur peut mettre à jour.
Les comptes de niveau opérateur, établis à ce niveau, sont utilisés à des fins de comptabilité du grand livre au niveau du département dans les modules suivants :
- Client
- Fournisseur
- Produit
- Ventes
- Achat
- Transfert d'entrepôt
Comptes CC clients
Tous les comptes CC clients sont remplacés par les comptes configurés dans Paramètres client.
- Contrôl CC
- Vntes CC
- Banq CC
- Frais service CC
- Remise CC
- Radiation GL
Comptes CF fournisseurs
Tous les comptes CF fournisseurs, à l'exception du compte Non rapprochés CF, sont remplacés par les comptes configurés dans Paramètres fournisseur. Si le compte Non rapprochés CF n'est pas défini ici, un compte d'attente est utilisé.
- Contrôle CF
- Banque CF
- Remise CF
- Charges/actif CF
- Non rapprochés CF
Produit
Tous les comptes de contrôle des stocks, à l'exception du compte CS - Frais supplémentaires non facturés, sont remplacés par les comptes configurés dans Paramètres distribution grand livre produit. Si le compte CS Frais supplémentaires non facturés n'est pas défini ici, un compte d'attente est utilisé.
- Contrôl IC
- Cmde directe IC
- CS - Hors stock
- Ajustement Cout IC
- Stocks n-facturés IC
- CS - Ajustement coût marchandises
- IC - Frais sup non facturés
- CS - Ajustement physique
- CS - Ajustements coût rabais
- Rabais dû IC
- CS - Encours (WIP)
- CS - Radiation encours
Ventes
Les codes de compte qui sont saisis dans des configurations propres aux modules peuvent remplacer les comptes du grand livre de Saisie des commandes.
- SC - Ventes brutes
- SC - Ventes cmdes dir.
- SC - Coût marchandises vendues
- CMV Cmdes Dir. OE
- SC - Acomptes
- Vntes comptant non fact SC
- SC Remise ligne
- SC Remise commande
- PSL OE
- Frais csgne SC
- Fact Forfait. OE
- Frais restock SC
- OE Vtes retours
Achat
Pour passer les remises en charges automatiquement, l'option Remise commande capitalisée dans SA - Options administrateur - Documents - Bons de commande - Comptabilité doit être désactivée, et la remise doit être saisie dans l'en-tête Saisie bon commande et déduite du montant de la facture dans CC - Saisie des encaissements.
- BC Remise commande
Transfert d'entrepôt
Le compte TE - Ajustement coût est similaire au compte CS - Ajustement coût marchandises, mais il n'est utilisé que pour les marchandises transférées.
- Ajustement coût WT:
Niveau 4 – Opérateur R&D
L'opérateur R&D est créé automatiquement lorsque vous créez chaque enregistrement de société. L'opérateur R&D est utilisé par le système pour les valeurs par défaut du grand livre. Les comptes de l'opérateur R&D sont configurés dans SA - Paramètres opérateur et s'inscrivent par défaut si le système ne trouve pas de compte valide pour le report au niveau de la saisie, du module ou de l'opérateur. Le niveau de l'opérateur R&D est plus souvent utilisé que le niveau 3. Il est utilisé si un code de compte GL existe par entreprise ou par division. Si l'opérateur R&D est supprimé ou si des comptes n'ont pas été configurés pour l'opérateur R&D, les comptes d'attente seront utilisés.
Si la majorité des utilisateurs se servent des mêmes codes de compte pour la comptabilisation, vous pouvez laisser les codes de compte vides dans les enregistrements des opérateurs et laisser le système utiliser les comptes de l'opérateur R&D. Si certains opérateurs ont besoin de comptes uniques, ceux-ci peuvent être précisés dans l'enregistrement SA - Paramètres opérateur.
Niveau 5 – Attente
Les comptes d'attente pour les débits et les crédits sont le dernier recours lorsque toutes les autres tentatives de trouver un compte GL pour le report aux niveaux 1 à 4 échouent. Les comptes d'attente sont configurés au niveau de l'enregistrement de la société dans SA - Paramètres société. Ils doivent être configurés pour ouvrir des journaux et faire des reports sur le grand livre.
Pour simplifier les choses, utilisez le même numéro dans les champs de débit et de crédit ; placez ce numéro de compte à la fin de la séquence du numéro de compte. Si tous les niveaux supérieurs sont correctement établis, le compte d'attente ne devrait jamais être utilisé. Si le compte d'attente est utilisé, vous devez déterminer pourquoi le report n'a pu trouver un compte valide au niveau de la saisie, du module, de l'opérateur ou de l'opérateur R&D. Surveillez les comptes d'attente chaque jour afin de pouvoir repérer les problèmes et faire les corrections voulues pour corriger vos rapports financiers. Lorsqu'un compte d'attente a un report, déterminez quel compte aurait dû être mis à jour. Contrepassez manuellement le report du compte d'attente et faites le report sur le numéro de compte GL approprié.
- Compte d'attente débiteur et compte d'attente créditeur