Les champs sont présentés par ordre alphabétique dans chaque section.
Général
- Description
- La description est associée au numéro de jeu pour ce nom de groupe. Utilisez ce champ pour fournir plus d'informations sur la nature de cette distribution.
- Si des références spécifiques ont été définies dans SA - Paramètres valeur code table, elles peuvent être définies dans le champ Description. Un point « . » ou un dièse « # » doit précéder le numéro de référence que vous indiquez dans les trois premières positions du champ Description.
- Nom groupe
- Indiquer un nom d'un groupe défini par l'utilisateur où les codes de compte principal et de distribution doivent être enregistrés. Le nom du groupe doit décrire les distributions effectuées. Par exemple, si le fichier est conçu pour distribuer les charges des Services publics, le nom du groupe peut être SPublics.
- Si le groupe existe déjà, des codes de compte de distribution supplémentaires peuvent être ajoutés. Une fois qu'une distribution a été ajoutée, gérée ou supprimée, l'écran est réinitialisé, mais le nom du dernier groupe saisi continue de s'afficher à l'écran.
- N° cpte G/L princ
- Indiquez le code du compte principal du Grand livre. Le solde du code de compte principal est contrepassé ou distribué aux codes de compte de distribution correspondants. Le code de compte doit exister dans GL - Paramètres compte. Une fois le code de compte spécifié, le nom et le type de solde de recherche s'affichent à droite du champ.
- Si vous précisez un code de compte avec un numéro de division, de département ou de sous-compte auquel vous n'avez pas accès dans SA - Paramètres opérateur, le message « Violation de sécurité - Accès refusé (1100) » s'affiche. Un superviseur doit vous accorder temporairement le droit d'outrepasser vos restrictions pour vous permettre de continuer.
- Mnt maximal
- Le champ Montant maximal est utilisé comme limite supérieure pour ce jeu. Une fois le montant maximal atteint, vous ne pouvez plus faire de distributions dans ce jeu.
- Si vous définissez 0 dans ce champ, le montant de la période complète pour le compte principal provenant de GL - Paramètres compte est distribué lors de l'exécution du rapport GL - Entrée - Distribution automatique. Si la valeur Montant maximal est supérieure au montant de la période, le montant de la période est distribué.
- Le montant maximum est particulièrement utile pour les distributions qui reviennent chaque semaine, aux deux semaines, chaque mois, etc. En indiquant un montant maximal, vous plafonnez le montant qui peut être contrepassé ou distribué du compte principal vers les comptes de distribution. Par exemple, vous pouvez distribuer un montant maximal de 1 000,00 $ au compte Services publics du Département 1. Chaque fois que le rapport GL - Entrée - Distribution automatique est exécuté, le montant distribué ne dépasse pas 1 000,00 $. Si plus de 1 000,00 $ doivent être distribués, des transactions multiples doivent être saisies pour le jeu.
- Compensation/Renversement
- Cette option renvoie spécifiquement au numéro de jeu créé. Chaque jeu pour un nom de groupe doit représenter une distribution de contrepassation ou de compensation. Une fois que vous avez sélectionné Renversement ou Compensation, cette valeur ne peut être modifiée.
RemarqueRedoublez de prudence si les jeux pour un nom de groupe varient entre Renversement et Compensation. Assurez-vous de schématiser le tout sur papier pour que le produit final donne les résultats souhaités.
- Si vous sélectionnez Renversement, une entrée de contrepassation se fait au code du compte maître pour les transactions comptabilisées dans ce compte. Le solde du compte maître est distribué aux comptes de distribution définis dans l'ensemble. Par exemple, dans le Centre de facturation fournisseur, vous pouvez comptabiliser tous les services publics dans un seul compte. Ce compte de contrôle Services publics est alors configuré comme un compte maître et compensé lorsque son solde est distribué aux comptes auxiliaires Services publics par l'intermédiaire du rapport GL – Entrée – Distribution automatique.
- Selon le type de solde du compte maître, les comptes de distribution doivent égaler 100 % du pourcentage de débit vérifié ou de crédit vérifié. Par exemple, si le compte maître a un solde débiteur normal, lors d'une contrepassation, le montant de distribution est crédité au compte maître et débité des comptes de distribution. Par conséquent, les pourcentages de débit vérifié et de crédit vérifié doivent égaler 100 %.
- Si vous sélectionnez Compensation, les transactions de compensation sont distribuées aux codes de compte de distribution précisés. Le solde du compte maître est utilisé pour déterminer le montant à reporter entre les pourcentages spécifiés (les débits et les crédits doivent être égaux). Vous pouvez utiliser les types de groupe de compensation pour projeter les montants pour le compte de réserve pour créances douteuses et le compte de créances douteuses, le compte de contrôle CC étant le compte maître. Le solde du compte de contrôle CC n'est pas affecté. Un pourcentage de son solde est plutôt distribué à ces comptes auxiliaires.
- Les pourcentages des codes de compte marqués comme Opposé = Y doivent être égaux à ceux des codes de compte marqués comme Opposé = N. Les champs Débit vérifié et Crédit vérifié de la fenêtre Transactions vérifient que les pourcentages sont égaux. Il n'est pas nécessaire qu'ils totalisent 100 %.
- N° fixe
- Précisez le numéro de jeu pour le groupe créé. Le numéro de jeu est utilisé pour classer un jeu de distributions. Toutes les transactions ayant le même numéro de jeu sont liées ensemble par type, compte principal et référence. Toutes les transactions ayant le même numéro de jeu doivent également s'équilibrer, par crédit vérifié et débit vérifié. Le numéro que vous définissez doit être supérieur à zéro.