Factures regroupées

Vous pouvez créer des factures regroupées pour les types de commandes suivants :

Commandes pour clients et destinataires configurés pour le regroupement des factures
Commandes d'exécution liées

Commandes clients et destinataires

Les factures sont générées par expédition, mais peuvent être regroupées par client, destinataire, bon de commande ou commande. Une facture regroupée fournit un seul groupe de factures qui inclut un total de groupe et un nouveau numéro de facture. La première étape du processus consiste à configurer les enregistrements clients pour définir le type de regroupement, les conditions, le format de facture et les échéances.

Une transaction CC est créée pour chaque facture regroupée. Une note qui comprend les factures est jointe à la facture regroupée. Le montant net dû est égal au solde dû pour les factures distinctes et peut inclure des crédits. Le champ Référence pour les transactions CC de la facture originale est mis à jour au moyen du numéro de facture regroupée. Toutes les taxes de vente restent dans la transaction CC d'origine et ne peuvent être ajustées dans l'application d'encaissement après le regroupement. Après le regroupement, ces transactions sont marquées comme étant payées ; par conséquent, si vous utilisez la méthode de rapport sur les paiements, ces transactions sont visées.

Remarque

Les commandes PSL et visées par un plan financier ne peuvent pas être regroupées. Si vous utilisez une société de financement pour établir un plan financier pour une commande, la commande n'est pas regroupée. Si le client ou la société de financement est configuré en vue d'un regroupement, les factures sont imprimées en tant que factures uniques par le rapport Factures regroupées. Le rapport qui est imprimé pour les commandes qui n'ont pas été regroupées répertorie ces commandes avec le message d'erreur de plan financier.

Pour utiliser le rapport Traitement facture et le rapport Réimpression de facture pour imprimer les factures des clients qui utilisent le regroupement, vous devez préciser le numéro de commande dans une liste d'impression. Lorsque vous exécutez le rapport Factures regroupées, vous pouvez exclure les factures qui ont déjà été imprimées.

Vous pouvez imprimer des factures regroupées dans les formats suivants :

Facture standard comportant des informations imprimées dans la commande, par numéro de commande. Un total général des montants des factures regroupées s'affiche au bas de la facture.
Facture standard comportant des informations qui sont regroupées par numéro de produit. Les lignes sont regroupées si les valeurs de produit, de prix et escompte, de prix spécial et de mesure sont les mêmes. Un sommaire des totaux s'affiche au bas de la facture.

Remarque

Si vous utilisez un utilitaire d'impression de formulaires tiers, la facture regroupée imprime un formulaire laser comme votre facture de service public normale.

Vous ne pouvez pas radier de trop-perçus ou de moins-perçus pour les factures regroupées. Ce message s'affiche si un problème de radiation survient :

 Radiation non permise contre une facture consolidée (5511)

Pour radier une différence, vous devez saisir une commande RM ou CR pour ce montant par rapport à la commande originale, dans Saisie des commandes.

Attention si vous faites un report antérieur dans le rapport Traitement facture. Pour les clients configurés pour la facturation regroupée, la date de report antérieur doit être comprise dans la plage de dates entre le dernier regroupement et le regroupement suivant. Si la date de report antérieur précède la date du dernier regroupement, lorsque le rapport Traitement facture est exécuté, la facture est imprimée individuellement.

Lorsque vous exécutez le rapport Factures regroupées, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :

Chaque commande à inclure dans le rapport doit être à l'étape 4-Facturé.
La date de regroupement pour le client ou le destinataire doit être la date courante ou une date antérieure.

Remarque

Si les conditions suivantes sont remplies, la date du prochain regroupement est automatiquement mise à jour dans Paramètres client ou dans Paramètres destinataire client :

Le client ou le destinataire n'a aucune activité de facturation depuis le dernier rapport Factures regroupées.
Le regroupement pour le client ou le destinataire s'effectue mensuellement.

Le nombre total de ces clients et destinataires est imprimé dans le rapport d'exception, dans la section de commandes regroupées.

Exécution de commande

Si vous utilisez la facturation groupée pour les commandes d'exécution, les commandes d'exécution liées sont exclues de la logique standard qui utilise les enregistrements clients et destinataires pour déterminer le regroupement. Ces valeurs sont utilisées pour déterminer les commandes d'exécution qui peuvent être groupées :

Code de facturation sur les commandes d'exécution : Détermine si la commande d'exécution est admissible à la sortie.
Étape des commandes d'exécution : Les commandes d'exécution d'origine doivent être à l'étape Soumis ou Consolidé. Si le code de facturation est basé sur un pourcentage de l'expédition, ce critère doit être rempli pour les commandes d'exécution liées :
- Doit être à l'étape de commande client 4-Facturé.
- Doit respecter le pourcentage d'expédition. Les totaux des quantités commandées sont comparés aux totaux des quantités facturées afin de déterminer quel pourcentage du total des commandes d'exécution liées est prêt à être facturé.
Si le code de facturation est Sortie manuelle, toutes les commandes d'exécution liées qui sont à l'étape Facturé sont regroupées.
Client de plan financier : Si un client de plan financier est précisé dans une commande d'exécution liée, la facture ne peut pas être regroupée pour la facturation. La facture est imprimée individuellement lorsque le rapport de traitement des factures de vente est exécuté.

Lorsqu'une commande d'exécution liée est regroupée, la commande d'exécution d'origine passe à l'étape Consolidé. Une fois que toutes les commandes d'exécution liées ont été groupées, la commande d'exécution d'origine passe à l'étape Terminé.

Lorsque des commandes d'exécution liées sont groupées, une note est jointe à la commande d'exécution d'origine. La note comprend le numéro de la commande groupée et la date du regroupement. Le numéro de la commande d'exécution d'origine est inclus dans la commande d'exécution liée.

Si plusieurs regroupements sont effectués par rapport à une commande d'exécution d'origine, un nouveau numéro de commande groupée est généré pour chaque regroupement. La commande d'exécution d'origine et les commandes d'exécution liées groupées sont incluses dans la note qui est jointe à la nouvelle commande groupée.

Si une commande d'exécution liée est la seule commande traitée lorsque vous exécutez ce rapport, elle est traitée sans numéro de commande groupée. Ce message est inclus dans la note qui est jointe à la commande d'exécution liée :

Une seule commande d'exécution traitée/imprimée par facturation groupée