Calcul des taxes et traitement des commandes avec une interface de taxation

Traitement des commandes

Dans Saisie des commandes, les taxes sont calculées lorsque vous quittez la fenêtre Ligne détail pour les articles, lorsque vous mettez à jour la fenêtre Frais supplémentaires, si vous recalculerez les totaux, et lorsque vous terminez la commande. Les taxes sont affichées dans les champs suivants : Total, Sous-total, Taxe et Marge %.

Dans Saisie rétroaction expédition commandes, les taxes sont recalculées si des modifications sont apportées à l'adresse, au code géo ou aux frais supplémentaires.

Dans le rapport de traitement des factures de vente, les taxes sont recalculées à l'aide de la date courante. Le fichier de vérification Sovos est mis à jour au moyen d'un enregistrement de la transaction. AvaTax et Vertex Cloud sont mis à jour et suivent la transaction. Les taxes pour Taux système sont mis à jour dans la base de données

Si les taxes sont modifiées au moment de l'expédition pour une commande entièrement payée, vous devez ajuster le paiement dans Saisie des commandes avant de pouvoir expédier la commande.

Traitement des rabais client et fournisseur CF

Taux système et Sovos - SUT ne prennent pas en charge la taxation CF.

Les interfaces Sovos GTD, AvaTax et Vertex Cloud prennent en charge les calculs des taxes pour les fonctions client [Comptes clients] et fournisseur [Comptes fournisseurs]. Vous devez sélectionner l'option Appliquer taxation CF dans SA - Paramètres société - Taxes pour activer le traitement de la taxation CF. Si vous activez le traitement CF, vous devez configurer vos comptes de charges et de taxes exigibles CF dans le Grand livre, puis les indiquer dans SA - Paramètres société - Taxes. Selon la méthode d'analyse des taxes de votre société (caisse ou exercice), vous devez configurer les comptes GL pour comptabiliser les taxes exigibles dans un compte GL Taxe CF ou Trésorerie CF. Si vous activez le traitement CF, les taxes sont calculées dans plusieurs fonctions. En comptabilité de caisse dans AvaTax, vous devez d'abord contacter votre représentant AvaTax Avalara.

Dans CC - Saisie des encaissements, le fait que les taxes sont calculées ou non sur les lignes BC d'une facture dépend de la méthode de taxation que vous précisez dans SA - Paramètres société - Taxes :

• Taxe vente et utilisation (SUT) : Les taxes sont calculées si l'article n'est pas destiné à la revente. Dans ce cas, vous êtes le consommateur final du produit et les taxes sont à votre charge.
• Produits et services (TPS) : Les taxes sont payées par l'acheteur des marchandises, qu'il s'agisse d'un distributeur qui fait un achat auprès d'un fournisseur, ou d'un client qui fait un achat chez le distributeur. Les informations sur le produit ou les frais supplémentaires sur une ligne BC sont envoyées dans Sovos GTD ou AvaTax, ou Vertex Cloud, où la taxabilité est déterminée en fonction d'attributs ou de codes personnalisés que vous avez attribués aux produits ou aux frais supplémentaires. Par exemple, les attributs personnalisés soumis à Sovos GTD comprennent le statut de revente du produit, le statut taxable de ce produit, l'ID fournisseur, la ligne de produit, la catégorie de produits et l'ID de frais supplémentaires BC.
• Taxe valeur ajoutée (TVA) : Une estimation des taxes dues est calculée, mais peut être remplacée dans CC - Saisie des encaissements si la TVA est différente sur la facture du fournisseur, ou si vous autoévaluez la TVA sur une facture. Si la TVA est payée au fournisseur parce qu'elle fait partie du total de la facture, aucun enregistrement n'est inscrit dans le fichier de vérification Sovos, dans la piste d'audit AvaTax ou Vertex Cloud, ou la base de données Taux système. Lorsque vous créez un rapport sur les remises de TVA, aucune donnée n'est incluse pour ces factures car le fournisseur est responsable de la remise des taxes au gouvernement. Si vous autoévaluez n'importe quelle partie de la TVA sur une facture, ce montant est inclus dans le fichier de vérification et dans votre remise de TVA.

Si votre méthode d'analyse des taxes est Caisse, dans le rapport CF - Paiement des factures dues, les taxes ne sont pas calculées dans cette fonction, mais sont engagées dans le fichier de vérification Sovos GTD ou la base de données Taux système pour les factures. Avec la méthode de caisse, lorsqu'une facture est marquée comme payée dans le rapport CF - Paiement des factures dues, le statut de l'enregistrement de vérification est mis à jour et passe d'En attente à Engagé. Une fois que le statut est Engagé, Sovos GTD inclut la transaction dans ses rapports sur les taxes exigibles.

Dans PE - Rapprochement remises, si le fournisseur n'a pas de nexus et que vous avez autoévalué les taxes sur la facture CF dans CC - Saisie des encaissements, un enregistrement de vérification est créé lorsque vous traitez le réclamation de rabais fournisseur dans PE - Rapprochement remises et le rabais est engagé dans Sovos GTD pour que vous puissiez recevoir le crédit de TVA dû pour le rabais auprès des autorités de taxation compétentes.

Codes géo

Les codes géo sont utilisés par Sovos - SUT et Sovos GTD pour traiter exactement une adresse particulière afin de déterminer l'autorité fiscale d'un emplacement. L'adresse complète de l'emplacement (ville, État ou province, code postal et pays) est utilisée pour déterminer le code géo exact. De plus, si un emplacement tombe en dehors des limites de ville, vous pouvez l'indiquer à l'aide de l'option Extérieur ville. Cette option est utilisée pour déterminer si l'emplacement se situe dans un district fiscal supplémentaire.

Lorsque vous configurez ou gérez une adresse pour un client, un groupe de clients, un destinataire client, un fournisseur, un entrepôt ou une société dans le système, ou lorsque vous remplacez une adresse sur une commande client, une requête est soumise par le système à Sovos GTD pour vérifier et mettre à jour le code géo. Si un code géo correspond à cet emplacement, le champ Code géo est automatiquement mis à jour. Si plusieurs codes possibles sont trouvés par Sovos GTD, une recherche de code géo dans l'interface de taxation s'affiche, et vous pouvez examiner les autorités de taxation possible et choisir celle qui convient. Les résultats des requêtes de code géo sont stockés dans la table interne : TIGEOCD.

Codes de produits et services

Le système utilise les numéros de pièce, ou numéros SKU, en tant que codes pour identifier les produits et les services. AvaTax, et Vertex Cloud, et Sovos GTD gèrent leur propre ensemble de codes pour identifier les produits et les services. Vous devez mapper vos codes de produit à ces codes afin que les applications puissent appliquer les bonnes règles de taxation à des produits ou frais spécifiques. Lorsque vous mettez en œuvre votre interface de taxation, vous devez, avec votre conseiller, configurer les codes produits et services pour les produits, les frais supplémentaires et les frais de restockage. Ensuite, chaque enregistrement de produit doit être configuré dans Produit - Paramètres produit entrepôt au moyen du code correspondant.

Les frais supplémentaires appliqués à une commande peuvent également être mappés avec un code. Si vous avez des frais supplémentaires BC configurés dans SA - Paramètres valeur code table - Frais supplémentaires BC, ces codes doivent être mappés à un code Produits mis en correspondance avec un code de produits et services. Tous les frais de restockage configurés dans SA - Paramètres valeurs code table - Motif ajustement retour doivent également être mappés à un code de produits et services. Si vous configurez des surcharges dans SA - Options administrateur - Produits - Coûts pour les frais DATC ou urgents, celles-ci doivent être mappées. Lorsque le numéro de produit est affiché sur un bon de commande, ce code est soumis à l'interface de taxation dans le cadre de la transaction. S'il y a des frais supplémentaires sur le BC, les frais supplémentaires seront envoyés et mis en référence croisée avec le code de frais supplémentaires pour les produits et services, afin que le calcul des taxes se fasse correctement.

Si vous appliquez des frais de restockage à une ligne de commande de retour, le code de motif de retour est envoyé à l'interface de taxation et mis en référence croisée avec le code de produits et services approprié.

Méthode d'analyse des taxes

La méthode d'analyse des taxes définit comment vous cumulez et déclarez les taxes exigibles au gouvernement. Vos options sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice.

• Si votre société utilise la comptabilité de caisse, vous enregistrez les taxes de vente dues une fois que les produits ou les services sont payés, c'est-à-dire à la date de paiement.
• Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous enregistrez les taxes dues une fois que la commande est facturée, c'est-à-dire à la date de facturation, ou lorsqu'un rabais est appliqué, c'est-à-dire à la date de rabais. Cette méthode détermine quand vos taxes exigibles sont déclarées au gouvernement.

Enregistrements d'audit et méthode d'analyse des taxes

Lorsque les taxes sont calculées dans le système, que ce soit pour une facture entière ou pour une seule ligne de commande, un enregistrement de vérification est créé dans le fichier d'audit Sovos GTD, dans la piste d'audit Vertex Cloud et AvaTax, ou dans la base de données Taux système. Les enregistrements de vérification ont le statut 'C' (engagé) ou 'U' (non engagé). Les enregistrements de vérification engagés reflètent les montants de taxe qui sont à la charge du client ou du distributeur. L'enregistrement de vérification comprend également une date créée et une date de mise à jour. La date de mise à jour n'est pas enregistrée tant que l'enregistrement de vérification n'est pas engagé.

Lorsqu'une commande client est facturée dans le rapport de traitement des factures de vente ou que le coût de la facture d'un fournisseur est établi dans CC - Saisie des encaissements et que les taxes exigibles sont reportées selon la méthode de caisse, l'enregistrement de vérification est créé au statut Non engagé, ou en attente. Le statut de l'enregistrement de vérification pour une facture de commande client passe à Engagé lorsque le client paie la facture et que le paiement est enregistré dans CC - Saisie des encaissements. Le statut de l'enregistrement de vérification pour une facture CF passe à Engagé lorsqu'elle est marquée Payé dans le rapport CF - Paiement des factures dues.

Avec la méthode d'analyse des taxes basée sur l'exercice, les dates de création et de mise à jour de l'enregistrement de vérification reflètent la date à laquelle la commande est facturée, ou la date à laquelle la facture est comptabilisée. L'enregistrement de vérification est réglé à Engagé simultanément. La déclaration des données sur les taxes est basée sur la date de création, car c'est la date à laquelle le distributeur a facturé le client.

Rapports sur les taxes

Si vous avez une intégration avec Sovos GTD, ou AvaTax, ou Vertex Cloud, tous les rapports sur les taxes sont exécutés dans cette application. N'utilisez pas les rapports dans Distribution SX.e.